Compare las soluciones SharePoint Online y On-premise para determinar cuál se adapta mejor a sus necesidades.
Microsoft SharePoint es un software que permite a las empresas crear intranets y sitios de equipo para mejorar su comunicación interna, la colaboración interna y la gestión interna del conocimiento. Esta tecnología ya ha atraído a más de 200.000 empresas de todo el mundo.
¿Le gustaría también crear la intranet de su empresa y utilizar SharePoint para la gestión de sus contenidos? Tenga en cuenta que SharePoint está disponible en dos versiones: Online y On-premise (o Server).
¿Cuáles son las diferencias entre SharePoint Online y SharePoint On-premise? Y lo que es más importante, ¿cuál es la mejor solución de intranet para su empresa? Mozzaik te da las claves para elegir el producto SharePoint que mejor se adapte a las necesidades de tu organización, en términos de coste, facilidad de actualización y seguridad de los datos. ¡Feliz lectura!
SharePoint Online: Introducción
SharePoint Online es la primera opción disponible para las empresas que quieren tener una intranet "sexy" basada en la plataforma SharePoint de Microsoft.
Definición de SharePoint Cloud
SharePoint Online, o SharePoint Cloud, es la versión en línea de la herramienta de trabajo colaborativo de Microsoft SharePoint. Esta aplicación está incluida en la suscripción a Microsoft 365.
Arquitectura y alojamiento en la nube
La principal característica de la solución SharePoint Online es que se basa en la nube de Microsoft.
Uso de la infraestructura de Microsoft 365
SharePoint Online está alojado en los servidores de Microsoft. Los datos de la empresa se almacenan en centros de datos seguros y Microsoft se encarga de las copias de seguridad.
Actualizaciones automáticas
Microsoft se encarga de hacer evolucionar la solución SharePoint Online a lo largo del tiempo. Con SharePoint Cloud, las actualizaciones y mejoras son automáticas. La empresa se beneficia de las nuevas funciones de SharePoint en cuanto se publican.
Ventajas de SharePoint Online
SharePoint Cloud tiene varios puntos fuertes que pueden inclinar la balanza a favor de este software web a la hora de elegir la mejor solución para crear la intranet de su empresa.
Accesibilidady flexibilidad
En comparación con SharePoint On-premise, SharePoint Online tiene la gran ventaja de ser accesible desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo (ordenador de sobremesa, smartphone, portátil, tableta, etc.) siempre que haya conexión a Internet.
Por tanto, la versión en línea de SharePoint es adecuada para empresas que practican el trabajo híbrido, organizaciones internacionales o estructuras que necesitan colaborar o compartir recursos con sus clientes, socios o proveedores de servicios.
Costes que evolucionan con el uso
La aplicación SharePoint Online está incluida en la suscripción a Microsoft365. El software de trabajo colaborativo también puede adquirirse de forma independiente. En cualquier caso, el precio de SharePoint Cloud depende del número de usuarios.
Además, adoptar el programa de software SharePoint Online no requiere invertir en hardware. Por lo tanto, configurar la versión Cloud de SharePoint es más económico que instalar SharePoint On-premise.
Desventajas de SharePoint Online
A pesar de sus puntos fuertes, SharePoint Cloud tiene algunos puntos débiles que debe tener en cuenta a la hora de elegir la mejor solución de intranet para su empresa.
Dependencia de la conectividad a Internet
Como aplicación basada en la nube, SharePoint Online requiere una conexión a Internet para funcionar. Si sus oficinas se encuentran en una zona con poca cobertura de la red de internet, la versión en la nube de SharePoint no es, por tanto, la mejor opción para crear su espacio de trabajo digital.
Limitaciones en la personalización en comparación con SharePoint On-premise
El principal punto débil de la solución SharePoint Online es su falta de personalización en comparación con SharePoint On-premise. Sin embargo, esta limitación puede superarse fácilmente instalando un programa de software adicional, como Mozzaik365. Mozzaik365 es una extensión de SharePoint Online que permite añadir funciones a una intranet de SharePoint Online y modificar su diseño para crear un lugar de trabajo digital personalizado, intuitivo y atractivo.
SharePoint On-Premise: Introducción
SharePoint On-premise es la segunda opción disponible para las empresas que desean establecer una intranet utilizando el software Microsoft SharePoint.
Definición de SharePoint On-premise
SharePoint On-premise es la versión in situ de la herramienta de colaboración interna de Microsoft SharePoint. También se conoce como "SharePoint on-site", "SharePoint On-Premise", "SharePoint On-Prem" o "SharePoint Server".
Arquitectura e implantación de SharePoint en las instalaciones
Como su nombre indica, la principal característica de SharePoint On-premise es que se trata de la versión "in situ" de SharePoint.
Servidores locales
SharePoint On-premise se aloja en los servidores de la empresa. Por lo tanto, la información de la organización se almacena en su red local o en servidores accesibles a través de Internet. Esta solución se adapta a las estructuras que desean mantener el control sobre la protección de sus datos.
Gestión de actualizaciones
Las actualizaciones y mejoras relacionadas con SharePoint On-premise son gestionadas por el departamento de TI de la empresa. Como resultado, las nuevas funciones sólo están disponibles tras la intervención del departamento de TI. Además, Microsoft sólo publica una versión de SharePoint Server al mes. Por lo tanto, SharePoint On-premise tiene menos actualizaciones que la versión Online.
Ventajas de SharePoint On-premise (local)
SharePoint On-premise tiene varios puntos fuertes a tener en cuenta a la hora de elegir la mejor solución para crear su intranet SharePoint.
Control total sobre la infraestructura
Con SharePoint On-premise, la empresa conserva el control total sobre la infraestructura de su intranet y la gestión de sus datos. Siempre que se disponga internamente de las competencias necesarias, la organización garantiza la seguridad de sus datos.
Personalización en profundidad
SharePoint On-premise también tiene la ventaja de ser altamente personalizable. Esta solución se adapta a las necesidades y limitaciones de la organización, sobre todo en términos de espacio de almacenamiento de datos.
Inconvenientes de SharePoint On-premise
A pesar de sus puntos fuertes, la versión in situ de SharePoint presenta algunos puntos débiles que podrían influir en la elección de su solución de intranet.
Costes iniciales elevados
Uno de los principales inconvenientes de SharePoint On-premise es el coste de su instalación. En efecto, para adoptar la variante in situ de SharePoint, la empresa debe adquirir hardware específico, incluidos servidores locales.
Mantenimiento y gestión complejos
La otra gran desventaja de SharePoint On-premise es la complejidad de su mantenimiento y gestión diaria. En efecto, estas operaciones recaen en el departamento interno de TI. Por tanto, la organización debe disponer de las competencias necesarias.
Más funciones limitadas
Finalmente, la última desventaja principal de SharePoint On-premise es que esta versión no proporciona acceso a todas las funciones de SharePoint.
Comparación de características
Las características básicas de SharePoint Online y SharePoint On-premises son las mismas. Sin embargo, las dos soluciones de creación de intranets difieren en cuanto a costes y gestión de la seguridad.
Gestión de contenidos
Tanto SharePoint Online como SharePoint On-premise son tecnologías diseñadas para mejorar la gestión de contenidos, el intercambio de conocimientos en las empresas y la colaboración interna.
Almacenamiento y organización de documentos
Tanto SharePoint Cloud como SharePoint On-premise permiten compartir, almacenar, gestionar, organizar y acceder a documentos de forma segura y centralizada. Sin embargo, a diferencia de SharePoint On-premises, SharePoint Online no permite el almacenamiento ilimitado de datos.
Flujos de trabajoy automatizaciones
Ambas versiones de SharePoint también permiten crear flujos de trabajo para agilizar los procesos internos, aumentar la productividad de los empleados y mejorar la experiencia del usuario. SharePoint On-premises es más personalizable y ligeramente más eficiente a la hora de diseñar flujos de trabajo específicos.
Colaboración y comunicación
Tanto en su versión en la nube como en su variante presencial, Microsoft SharePoint facilita el trabajo colaborativo y la comunicacióninterna.
Compartiry colaborar
Herramientas Ambas versiones de SharePoint permiten crear intranets, sitios de equipo o portales de comunicación interna para mejorar el intercambio de información, facilitar el trabajo colaborativo y reforzar la cultura corporativa.
Integracióncon otras aplicaciones
La versión en línea de SharePoint se integra perfectamente con otras aplicaciones del paquete Microsoft365, como Microsoft Teams, Outlook y PowerPoint. También es posible la integración de Microsoft365 con SharePoint On-premise. Esta solución híbrida debe ser configurada por administradores internos.
Seguridad y conformidad
En cuanto a la seguridad de los datos, SharePoint On-premise y SharePoint Online presentan diferencias notables.
Medidas de seguridad en SharePoint On-premise
Con SharePoint On-premise, la seguridad de los datos la gestiona la propia empresa.
Control de acceso
El departamento de TI de la empresa conserva el control de los derechos de acceso a su intranet. Para que los usuarios externos puedan conectarse a la plataforma, el servicio informático debe crear una infraestructura de conexión a medida.
Cifrado de datos
Las empresas que optan por la solución SharePoint On-premise almacenan sus datos en su red local. El equipo informático interno se encarga de proteger la información y cifrar los Datos.
Medidas de seguridad en SharePoint Cloud
Con SharePoint Online, Microsoft es responsable de garantizar la protección de los datos de sus clientes.
Políticas de seguridad de Microsoft365
Cuando una empresa opta por la solución SharePoint Online, su información se guarda en los centros de datos de Microsoft y está sujeta a las políticas de seguridad de Microsoft 365.
Cumplimiento de la normativa
Microsoft protege los datos de los clientes de SharePoint Online de conformidad con las normas de cumplimiento normativo y del sector. Además, Microsoft ayuda a sus empresas clientes a cumplir sus obligaciones de auditoría y conformidad.
Costesy modelos de suscripción
En términos de costes y modelos de suscripción, SharePoint Online y SharePoint On-premise están sujetos a regímenes muy diferentes.
Costesasociados a SharePoint On-premise
Los costes asociados a SharePoint On-premises son relativamente importantes. En efecto, la empresa debe realizar una inversión inicial para dotarse de servidores locales adaptados a sus necesidades y adquirir una licencia (perpetua) de Microsoft.
Una vez que la solución SharePoint On-premise se implanta en el entorno informático de la organización, ésta también debe asumir los costes de mantenimiento e incurrir en gastos para garantizar la seguridad de los datos.
Costesasociados a SharePoint Cloud
Los empresarios que optan por la solución de intranet SharePoint Online simplemente pagan una cuota mensual, que se calcula en función del número de usuarios.
SharePoint Online VS SharePoint On-premise: Puntos clave
A la hora de elegir entre SharePoint Online y SharePoint On-premise para su empresa, la respuesta depende de las necesidades de su organización y de sus limitaciones. En resumen:
- SharePoint in situ es adecuado para organizaciones que desean tener un control perfecto sobre la protección de sus datos, quieren dotarse de un entorno de trabajo digital 100% personalizado y disponen de competencias informáticas internas, así como de un presupuesto considerable.
- SharePoint Cloud es la mejor solución de intranet para empresas que priorizan la rapidez de instalación, la facilidad de mantenimiento, la accesibilidad y la perfecta integración con las herramientas de la suite Microsoft365, al tiempo que garantizan un alto nivel de seguridad.
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