Nuevo OneDrive: presentación y últimas funciones

Microsoft OneDrive es uno de los servicios de almacenamiento de archivos en línea más populares del mundo, especialmente entre las organizaciones. Según Microsoft, el 85% de las empresas de Fortune 500 utilizan OneDrive. ¿La razón de este éxito? La solución ofrece funciones avanzadas que permiten a los empleados compartir documentos, almacenarlos en línea y editarlos en grupo.

En 2023, OneDrive está evolucionando. Las nuevas características se anunciaron en la conferencia de Microsoft en Las Vegas en mayo. En este artículo, Mozzaik365 echa un vistazo más de cerca a esta aplicación insignia y presenta las últimas novedades de OneDrive . ¡Feliz lectura!

‍¿Qué es OneDrive?

OneDrive es uno de los pilares del paquete Microsoft Office 365. Así es como funciona.

OneDrive: definición

OneDrive es el servicio de almacenamiento en línea de Microsoft. Esta aplicación, que forma parte del paquete Office365 , está disponible en PC, Mac, iOS y Android. Te permite:

• Alojar archivos en la nube;
• Comparta archivos de forma segura ;
• Trabajar solo o con otros en documentos de Word, Excel y PowerPoint .

Breve historia de OneDrive

La historia de OneDrive comenzó en 2007, cuando Microsoft lanzó la plataforma de almacenamiento de archivos y fotos "Windows Live Folders". Rebautizado como "Windows Live SkyDrive", el servicio se integró en Microsoft Office Web Apps en 2010. Ahora los usuarios pueden almacenar sus archivos de Office en línea y editarlos desde cualquier ordenador. Dos años más tarde nació "SkyDrive Pro", una solución reservada a las empresas que ofrece funciones de colaboración .

En 2013, SkyDrive pasó a llamarse "OneDrive". Al año siguiente, la tecnología se lanzó en las plataformas Android e iOS . Los usuarios podían entonces acceder a sus archivos desde su smartphone o tableta . Un año más tarde, en 2015, Microsoft anunció la posibilidad de aumentar la capacidad de almacenamiento a 1 TB para todos los clientes de Microsoft Office 365.

Microsoft OneDrive se mejora periódicamente con nuevas funciones. Desde 2016, por ejemplo, los usuarios pueden compartir archivos directamente desde el Explorador de archivos de Windows y coeditar archivos de Office en tiempo real. Otra novedad digna de mención: en 2020, el gigante de Redmond reforzó aún más la seguridad de OneDriveintroduciendo una función "segura" que ofrece una mayor protección para los archivos sensibles (doble autenticación, cifrado, recuperación, etc.).
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¿Cuáles son las principales características de OneDrive?

OneDrive consta de tres características principales:  

‍Almacenamiento de archivos

OneDrive es ante todo un servicio de alojamiento de archivos en la nube. Dependiendo de la suscripción elegida, cada empleado se beneficia de un mínimo de 1 TB de capacidad de almacenamiento , y puede almacenar archivos de hasta 100 GB. A continuación, estos pueden consultarse o modificarse desde cualquier dispositivo gracias a la aplicación OneDrive para Android, iOS y Windows.

Los usuarios también pueden sincronizar sus archivos y carpetas de OneDrive en su ordenador (Mac o PC). De este modo, pueden acceder a sus documentos y trabajar sin conexión. Los cambios realizados sin conexión se sincronizan automáticamente en cuanto el dispositivo se vuelve a conectar a Internet.

Intercambio de archivos

OneDrive te permite compartir archivos de forma segura tanto dentro como fuera de su organización. Por defecto, los archivos alojados en OneDrive son privados. Si lo desea, el propietario de un documento puede autorizar a uno o varios usuarios a verlo o modificarlo . Este uso compartido puede limitarse en el tiempo y detenerse en cualquier momento.

Para evitar que se filtren datos confidenciales o se compartan documentos delicados, las empresas pueden establecer una política de control de los derechos de acceso. Los administradores pueden, por ejemplo, impedir que cualquier persona ajena a la empresa acceda a OneDrive, incluso cuando el contenido se haya compartido con ella.

Colaboración en tiempo real

OneDrive es una herramienta para optimizar eltrabajo colaborativo en el lugar de trabajo. A través de este servicio, los empleados pueden compartir archivos de Word, Excel y PowerPoint. Los usuarios autorizados pueden acceder a estos archivos desde su navegador web, smartphone u ordenador, y trabajar simultáneamente.

Los cambios realizados por cada miembro del equipo se sincronizan automáticamente. De este modo, todos los miembros del equipo tienen acceso inmediato a la última versión del documento coeditado . Los usuarios también pueden escribir comentarios para interactuar en tiempo real, intercambiar ideas y avanzar más rápidamente en sus proyectos.

¿Cuáles son las ventajas de OneDrive?

Microsoft OneDrive ofrece una serie de importantes ventajas que lo hacen ideal para uso empresarial:

Seguridad y confidencialidad

OneDrive es una solución de almacenamiento en la nube que garantiza la seguridad y la confidencialidad. Los datos almacenados por los usuarios siguen siendo de su propiedad. Además, OneDrive incluyefunciones de seguridad avanzadas. He aquí algunos ejemplos:

• Cifrado de datos. Los datos alojados en OneDrive se cifran durante su almacenamiento y transporte. Si un empleado pierde su móvil o le roban el portátil, los datos de la empresa están protegidos.  

• Análisis antivirus de los archivos cargados. Cuando un documento se coloca en OneDrive, se comprueba automáticamente en busca de posibles amenazas.

• Supervisión de actividades sospechosas. OneDrive detecta, notifica y bloquea intentos de conexión inusuales, realizados desde un dispositivo nuevo o una ubicación desconocida.

• Recuperación de archivos borrados. Si elimina archivos por error o como resultado de un ataque malicioso, OneDrive le permite recuperar los datos "eliminados".

Integración con otros servicios de Microsoft

OneDrive está integrado con varias aplicaciones del entorno Office365, como Teams y Outlook, SharePointPowerPoint, Word y Excel. Gracias a estas integraciones, los empleados pueden coeditar presentaciones de PowerPoint, hojas de cálculo de Excel o textos escritos en Word. Todo un plus para los equipos que trabajan en entornos híbridos, o en diferentes sedes o zonas horarias. Pero eso no es todo. Los usuarios también pueden añadir rápidamente a OneDrive archivos compartidos a través de Teams o SharePoint.

💡 Para obtener más información, descubre ¿Qué es Microsoft Teams?

¿Cuál es la diferencia entre OneDrive y SharePoint?

OneDrive y SharePoint son dos soluciones de Microsoft para almacenar archivos en la nube. Sin embargo, mientras que OneDrive es principalmente una biblioteca de documentos en línea, SharePoint puede utilizarse para crear una auténtica intranet en la que alojar documentos, aplicaciones y flujos de trabajo.

✨ Descubra por qué debe elegir SharePoint para su intranet.

Novedades de OneDrive

En 2023 Microsoft añadirá nuevas funciones a OneDrive. Aquí tiene un resumen de las nuevas características de OneDrive que no querrá perderse:

Los archivos de OneDrive son aún más accesibles

La nueva página de inicio de OneDrive permite a los usuarios encontrar sus archivos aún más rápidamente , para que puedan dedicar su tiempo a tareas de mayor valor añadido. Los empleados pueden ahora :

• Visualice todos sus archivos almacenados en una sola vista;
• Clasifique los archivos en función de las personas con las que se comparten ;
• Vea los documentos asociados a una reunión determinada;
• Filtre resultados por tipo de archivo (PDF, Word, etc.) ;
• Asigne colores a sus diferentes carpetas para que sean más fáciles de localizar;
• Marque sus archivos"favoritos" con una estrella para encontrarlos más fácilmente.

Como guinda del pastel, una nueva sección "para usted " muestra una selección personalizada de archivos . Estas sugerencias, generadas mediante inteligencia artificial (IA), se basan en próximas reuniones, documentos abiertos recientemente y archivos identificados como "favoritos".

Una experiencia de intercambio simplificada

También se ha mejorado la experiencia de compartir archivos de OneDrive:

• Gracias al nuevo cuadro de diálogo para compartir, los usuarios pueden compartir rápidamente sus documentos adjuntando un mensaje al destinatario o destinatarios;
• La acción de "copiar" el enlace del archivo (por ejemplo, para enviarlo por correo electrónico) también se vuelve más fluida. Aparece una notificación que confirma la operación y se cierra automáticamente.

Aplicación OneDrive integrada en Teams

OneDrive está integrado en la aplicación de trabajo colaborativo Teams. Los usuarios pueden acceder a todas las funciones de OneDrive directamente desde la pestaña "Archivos" de Teams .

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Trabajar sin conexión desde el navegador de OneDrive

Con la nueva función "disponible sin conexión ", no es necesario subir documentos a un ordenador, tableta o teléfono móvil para trabajar sin conexión. Ahora, los usuarios de OneDrive pueden acceder a un archivo directamente desde el navegador de OneDrive, incluso sin acceso a Internet. Los cambios realizados sin conexión se sincronizan automáticamente una vez restablecida la conexión.

Abrir un archivo que no sea de Office en una aplicación de escritorio

Por último, con la nueva función "abrir en aplicación", los usuarios pueden abrir archivos que no sean de Office (PDF, MP4, JPG, etc.) almacenados en OneDrive en sus aplicaciones de escritorio. Así podrán ver y modificar estos archivos. Cualquier cambio realizado se sincronizará con OneDrive.

Nueva versión de OneDrive: lo que necesita saber

OneDrive es un servicio de almacenamiento de archivos en línea cuyos orígenes se remontan a finales de la década de 2000. Esta aplicación, integrada en la suite Office365, ha tenido un gran éxito entre las empresas. Y con razón, ofrece algunas soluciones muy útiles para las organizaciones:

• Alojamiento y archivo de archivos digitales ;
• Acceso a documentos desde cualquier tipo de dispositivo ;
• Intercambio seguro con colegas y socios externos;
• Coedición de documentos gracias a la integración con los servicios de Office (PowerPoint, Word, Excel, etc.).

Microsoft ha anunciado recientemente la introducción de nuevas funciones de OneDrive. En el programa:

• Una interfaz mejorada con una visión general de los archivos, clasificación por persona, reunión y tipo de archivo, y selección personalizada de documentos por IA;
• Una experiencia simplificada de uso compartido de archivos para gestionar el acceso a los documentos en unos pocos clics, y asegurarse de haber copiado correctamente el enlace de uso compartido;
• La integración de OneDrive con Teams, que permite utilizar la aplicación de almacenamiento sin tener que salir de Teams, yendo a la pestaña "archivos";
• La posibilidad de trabajar sin conexión directamente desde el navegador de OneDrive;
• La capacidad de abrirun archivo que no sea de Office alojado en OneDrive en la aplicación de escritorio deseada y guardar los cambios realizados en OneDrive.

¿Estás preparado para descubrir las últimas novedades de OneDrive?