Microsoft Teams: novedades en Ignite 2021

El trabajo en grupo es más fácil a distancia

La crisis sanitaria y los posteriores periodos de cierre provocaron que las empresas implantaran el teletrabajo a gran escala. Para muchos empleados, esta generalización del teletrabajo tuvo un impacto positivo: mejora de la concentración, ahorro de tiempo y productividad, aumento de la motivación... Sin embargo, existía una gran incógnita: la gestión del teletrabajo colaborativo. Limitadas por la situación, las empresas tuvieron que desarrollar nuevos modelos de colaboración. Incluso si eso significaba descubrir que este método de gestión de proyectos tenía en realidad muchas ventajas.

El trabajo en grupo a distancia ayuda a mantener unidos a los equipos al exigirles que mantengan un alto nivel de comunicación e intercambio. La información se transmite en tiempo real y todos los empleados pueden acceder a los documentos a través de plataformas de intercambio de documentos.

Además, el uso de plataformas y aplicaciones colaborativas permite ir directamente al grano y evitar reuniones innecesarias y correos electrónicos no deseados. Gracias a las herramientas digitales, las decisiones que toman los empleados están totalmente orientadas a la calidad, no solo a la práctica.

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Estas aplicaciones y herramientas digitales garantizan la mejor continuidad posible de las actividades de la empresa, incluso cuando los empleados trabajan a distancia. Además, el tiempo que se ahorra en desplazamientos hace que los proyectos se desarrollen con mayor fluidez y rapidez.

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Mejorar la experiencia del usuario en las reuniones

La generalización del trabajo híbrido ha llevado a Teams a introducir una serie de innovaciones en las herramientas de colaboración para estos nuevos usos. Una de estas innovaciones es la posibilidad de insertar el flujo de la cámara de Teams en una presentación de Powerpoint. ¿El objetivo? Hacer que las presentaciones sean tan eficaces en línea como en persona. En concreto, ahora los usuarios pueden configurar cómo y dónde aparecen a través de la nueva función Cameo, nombre tomado del vocabulario cinematográfico(cameo hace referencia a la aparición repentina de un personaje famoso en el teatro o el cine).

Esta función permite al presentador de una presentación de PowerPoint insertar la señal de la cámara de su equipo en el lugar más adecuado, en función del diseño de sus diapositivas. Con esta función, los empleados ya no tienen que sentirse obligados a ir a la oficina cuando tienen una presentación, ya que ahora pueden hacerla en cualquier lugar. Al hacer visible al presentador de la reunión, Cameo ayuda a captar la atención de los participantes y a mantener el contacto visual.  

Otra novedad es la llegada del Speaker Coach a Teams, un formador virtual que utiliza la inteligencia artificial para ofrecer a los empleados las mejores prácticas personalizadas en la aplicación del trabajo a distancia. Les ayuda en su trabajo diario, ya se trate de organizar su tiempo, respetar el tiempo de palabra durante las reuniones o encontrar la mejor manera de dirigirse a su audiencia.

Por último, la nueva función RSVP de Outlook permite a los empleados notificar su presencia (física o remota) en una reunión e indicar las franjas horarias en las que están disponibles.

Todas estas funciones se adaptan a los nuevos usos y facilitan enormemente el trabajo colaborativo, sobre todo cuando se realiza a distancia.  

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Inteligencia artificial para la productividad

Además, se han integrado nuevas funciones en las Team Rooms, como el uso de cámaras inteligentes para facilitar el seguimiento de las reuniones y el reconocimiento de los distintos participantes.

Otro cambio importante es que las funciones de subtitulado en directo y transcripción de reuniones de Teams están ahora disponibles en 27 nuevos idiomas. Anteriormente, las funciones de subtitulado y transcripción en directo basadas en IA solo estaban disponibles para los usuarios de habla inglesa. La aplicación ha ampliado esta capacidad a nuevos idiomas, como el francés, el alemán y el japonés. Ahora los equipos pueden detectar el contenido y los subtítulos en tiempo real en una reunión. Los subtítulos incluyen la atribución del orador, lo que permite a todos los colaboradores ver no sólo lo que se dice, sino también quién lo dice.

Si se apoya en gestión del cambio esta actualización debería contribuir a aumentar la productividad y la participación en las reuniones.

Mesh permite a los participantes en reuniones a distancia interactuar mediante avatares personalizados en espacios inmersivos.

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Trabajo híbrido en el metaverso con Mesh

La transformación de los usos y métodos de trabajo no es solo una revolución cultural. El cambio hacia el trabajo híbrido también va acompañado de nuevos problemas de seguridad y flexibilidad, con una aceleración de las soluciones de almacenamiento multicloud en particular. También va acompañada de nuevas herramientas tecnológicas, que tienen el potencial de revolucionar nuestra forma de trabajar y, sobre todo, de colaborar.

Es el caso del metaverso, que puede definirse como un conjunto de espacios virtuales interconectados en los que los usuarios comparten experiencias inmersivas en tiempo real (por ejemplo, a través de avatares). Esta nueva dimensión tecnológica es posible gracias a la convergencia del Internet de las Cosas (IoT), la inteligencia artificial y la realidad mixta.

El metaverso empresarial se refleja en la llegada de Mesh a Teams. Se trata de una nueva función que permite a los participantes en reuniones remotas interactuar a través de avatares personalizados en espacios inmersivos. Se puede acceder a esta función desde cualquier dispositivo y no requiere ningún equipo especial. A través de la realidad mixta, personas físicamente distantes pueden participar en experiencias colaborativas compartidas, manteniendo así la sensación de presencia física -a pesar de la distancia- y reforzando así la cohesión del equipo.

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Aspectos a tener en cuenta

📌La combinación de trabajo presencial y a distancia ha trastocado las estructuras tradicionales al mismo tiempo que el uso por parte de los empleados;

📌Esta nueva forma de trabajar ha demostrado, no obstante, sus múltiples ventajas. Empezando por la facilitación del trabajo en grupo, el refuerzo de las prácticas de comunicación y la mayor eficiencia de los empleados en el desempeño de sus tareas;

📌La inteligencia artificial también ha mejorado el día a día de los empleados que trabajan a distancia. Lo hemos visto con las nuevas funcionalidades de la aplicación Teams, como Loop, Cameo para presentaciones remotas o Mesh.

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