¿Qué herramientas de Microsoft para la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento es un proceso que pretende capitalizar la información que circula en la empresa para transformarla en datos utilizables y hacerla accesible a todos los empleados. Generalmente adopta la forma de gestión documental, es decir, un conjunto de procesos que permiten gestionar el ciclo de vida de los documentos, en soporte sólido o desmaterializado.

¿Qué herramientas de Microsoft pueden utilizarse teniendo esto en cuenta?    

Sigue la guía.

La importancia de la gestión del conocimiento en la empresa

La gestión del conocimiento es un elemento clave de la empresa. Permite identificar, analizar, estructurar y compartir todos los conocimientos de los miembros de una organización, ya sean conocimientos internos (investigación y desarrollo, marketing, comunicación...) o conocimientos adquiridos externamente (capital cultural, experiencia y pericia de los empleados, etc.).

Por término medio, se tarda 1,8 horas al día en encontrar información, lo que supone una evidente pérdida de productividad para la empresa. Se calcula que las pérdidas vinculadas a los métodos de gestión de la información en las empresas europeas ascienden a 46.000 millones de euros, sabiendo que el coste de encontrar un simple documento extraviado o perdido es de ¡90 euros!

De ahí la importancia de una buena gestión del conocimiento, que no sólo simplifique el acceso a la información, sino que fomente el intercambio de datos entre los miembros de una misma empresa.

Microsoft ha comprendido la importancia de esta cuestión para sus clientes y lleva tiempo tratando de ofrecerles soluciones concretas en este ámbito. En 2001, Microsoft lanzó el software SharePoint para crear portales de colaboración que permitieran a las empresas almacenar y compartir documentación. Con la llegada de Teams y Viva, se ha construido un verdadero ecosistema basado en SharePoint.

¿Cómo puede aprovechar estas nuevas herramientas para aplicar una estrategia de gestión del conocimiento? Veámoslo más de cerca.

¿Qué herramientas debo utilizar en Microsoft?

Herramienta1: SharePoint

La gestión electrónica de documentos(GED) es la herramienta definitiva para la gestión del conocimiento, ya que permite aumentar la productividad y fomentar la colaboración y el intercambio de conocimientos.

En términos más generales, la GED permite seguir el ciclo de vida de los documentos: creación, almacenamiento, diferentes versiones modificadas, supresión y archivo. Esta herramienta de gestión de documentos forma parte de esta era en la que la desmaterialización y el uso de la tecnología en la empresa son cada vez más importantes.

SharePoint, que facilita la organización de la gestión de documentos, está en el corazón del Lugar de Trabajo Digital y de los Equipos.

Los sitios SharePoint se utilizan para almacenar y organizar documentos, pero también para ponerlos a disposición de los usuarios. Estos sitios ofrecen plantillas de documentos, que los usuarios pueden utilizar para describir sus conocimientos. Se pueden añadir etiquetas para categorizar los documentos. A continuación, la búsqueda avanzada de Mozzaik365 hace que sea muy fácil encontrar un documento: todo esto crea una gestión de documentos SharePoint.  

Estas son las ventajas que obtendrá al crear su DMS en SharePoint:

• Seguridad de la información;
• Un intercambio fluido de documentos e información entre colaboradores (se acabaron los envíos por correo electrónico, los archivos perdidos, los problemas con documentos voluminosos, el tiempo perdido para encontrar la última versión de los archivos...);
• Los documentos están organizados y siempre a mano, gracias a la posibilidad de acceder a las bases de datos de documentos de SharePoint desde Teams.

Los usuarios internos y externos pueden trabajar sobre el mismo expediente sin necesidad de crear una copia. Solo necesitan tener acceso al enlace del archivo, lo que preserva la calidad documental de los datos.

Por último, es posible ir aún más lejos en la organización de documentos con Mozzaik365 gracias a la adición de Tags(o, metadatos) y a la función de búsqueda avanzada para facilitar el acceso a los recursos y al conocimiento.

Herramienta 2: Onedrive

Onedrive es una herramienta personal de almacenamiento de documentos en línea. Con esta herramienta,

tendrá acceso a todos sus archivos y documentos de trabajo, esté donde esté. Este acceso funciona desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, un smartphone o una tableta. Todo lo que tiene que hacer es conectarse a la aplicación Onedrive con su cuenta Microsoft. También puede compartir sus documentos enviando un simple enlace.

La ventaja de Onedrive es que sus documentos se almacenan en la Nube, para máxima seguridad. Esto proporciona una protección adicional: por ejemplo, si se pierde un dispositivo, los documentos almacenados no se pierden porque están guardados en la Nube.

Onedrive es especialmente adecuado para :

• Archivos personales relacionados con el trabajo (notas de reuniones, informes de gastos, documentos legales como contratos de trabajo, etc.);
• Borradores de documentos, antes de transferirlos a SharePoint.

Herramienta 3: Equipos

Teams es una plataforma de colaboración segura desde la que se puede acceder a los documentos de SharePoint. Las partes interesadas del proyecto pueden colaborar a diario, incluso trabajando en la edición de documentos en tiempo real. La colaboración se organiza por canales y/o equipos, lo que ayuda a estructurar los proyectos.

La aplicación Wiki permite a los miembros del equipo utilizar sus canales para crear, añadir o editar información dentro de Teams. También sirve como herramienta de comunicación para el equipo. Cada canal de Teams viene con una pestaña Wiki por defecto, pero se pueden crear pestañas adicionales para adaptarse a sus necesidades. Cada colaborador tiene acceso a la información adecuada.

Por último, los sistemas con pestañas permiten integrar aplicaciones externas, como herramientas de gestión de tareas (Planner, etc.), de toma de notas (OneNote) y de elaboración de informes (Power BI). El resultado: un trabajo en equipo menos inconexo.

Teams aporta una ventaja real como herramienta de colaboración para mantener viva la base documental. Es una herramienta complementaria y 100% vinculada a la base documental para gestionar mejor el ciclo de vida de los documentos, especialmente durante un proyecto en el que participan diferentes colaboradores y partes interesadas.

Tenga en cuenta que Teams está equipado con un sistema de menciones que permite notificar a los usuarios que se añade o actualiza contenido. Esto evita el envío de correos electrónicos innecesarios, ¡sabiendo que en las empresas se reciben 88 correos por empleado al día!

Lo mejor: Teams es compatible con muchas aplicaciones de gestión de proyectos (como Planner) y de conocimiento colectivo, gracias al sistema de Apps.
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Utilizar SharePoint, Onedrive y Teams para aprovechar sus funciones

Las tres herramientas que acabamos de describir pueden utilizarse conjuntamente para optimizar el ciclo de vida de los documentos.

Por ejemplo, puede empezar creando un borrador de documento en Onedrive, antes de compartir el archivo en SharePoint para que las personas de su elección puedan trabajar en él de forma colaborativa. Una vez finalizado este archivo, los miembros del mismo equipo o canal podrán acceder a él desde múltiples ubicaciones.

Características de las aplicaciones

Aplicaciones como Confluence, Jira o Trello pueden ofrecer funciones adicionales y optimizar así la gestión del conocimiento en las empresas.

Por ejemplo, Confluence le permite alojar todo tipo de contenidos y colaborar con sus equipos, sobre todo compartiendo las etapas del progreso de un proyecto. Confluence crea automáticamente un informe que puede modificarse en función de sus necesidades. Del mismo modo, es posible publicar notas internas que pueden utilizar todos los miembros del equipo.

La aplicación Jira permite realizar un seguimiento de los proyectos y tareas, gracias a un flujo de trabajo predefinido y adaptado a las necesidades del equipo. La ventaja: un seguimiento detallado, gracias a informes y cuadros de mando adaptados a las especificidades del equipo.

Todas estas características permiten enriquecer y ampliar las herramientas de gestión del conocimiento existentes.

Conclusión

Las herramientas de gestión del conocimiento ofrecen medios eficaces para centralizar la información de que dispone una empresa y optimizar su uso. Permiten organizar y almacenar los conocimientos en soportes accesibles a todos, con el fin de evitar la pérdida de productividad que supone la búsqueda de información dispersa. Para los empleados, es también una garantía de mayor autonomía en sus funciones, y de un aumento de las competencias inducido por el aprendizaje entre iguales.

¿Por qué utilizar las herramientas de Microsoft para la gestión del conocimiento? Además de sus numerosas características, estas herramientas están interconectadas y se integran en un entorno de trabajo único denominado lugar de trabajo digital.  

Esto facilita la innovación, la colaboración entre equipos, la difusión de información, el aprendizaje y, en definitiva, la capitalización de todos los recursos adquiridos por la empresa.