He aquí las mejores herramientas de Microsoft para afrontar el reto de la colaboración interna con sus equipos.
La colaboración, es decir, trabajar juntos en un proyecto común, es esencial para el funcionamiento de una empresa. De hecho, ¿no solemos referirnos a las distintas partes de la organización como colaboradores?
Por esencial que sea, la colaboración en el trabajo es, sin embargo, un verdadero reto para la dirección. La dirección debe fomentar el desarrollo de lacolaboración interna y mantenerla, incluso en situaciones de trabajo a distancia o híbridas.
Para hacer frente a este reto, los directivos pueden recurrir a diversas herramientas de trabajo colaborativo.
En este sentido, la suite Microsoft 365 es, por supuesto, un referente. Y con razón, sus paquetes de software complementarios se combinan para formar una auténtica plataforma de trabajo colaborativo que facilita la comunicación interna y las sinergias entre compañeros.
¿Le gustaría saber más sobre el software de Microsoft para impulsar la colaboración empresarial? Mozzaik, como Gold Partner de Microsoft, comparte su experiencia sobre este tema. Siga leyendo.
Colaboración interna: un reto importante al centro de las preocupaciones de Microsoft
La colaboración interna es una forma de organizar el trabajo en la que los empleados participan en la realización de un proyecto o misión común compartiendo tareas de forma flexible.
Según un estudio de Ipsos y OpenMind Kfé publicado en 2018, el 69% de los empleados encuestados afirmó que el trabajo colaborativo promueve el intercambio de conocimientos, el 65% afirmó que aumenta la productividad del equipo, el 62% expresó que facilita la resolución de problemas, el 60% sostuvo que es un motivador y el 59% estimó que estimula la creatividad.
En general, se admite que colaboración interna tiene un impacto positivo en el trabajo en equipo, la inteligencia colectiva, el compromiso de los empleados e incluso la productividad. La implantación de este estilo de organización es, por tanto, un reto importante para los empresarios.
Verdadero proveedor de soluciones para las empresas, Microsoft parece especialmente interesado en la colaboración interna . El editor de software está desarrollando aplicaciones para un trabajo en equipo fácil y seguro, tanto en persona como a distancia.
¿Cuáles son las herramientas de trabajo colaborativo desarrolladas por Microsoft? Eso es lo que vamos a averiguar.
Microsoft Office Suite, versión colaborativa
Probablemente conozcas el famoso paquete ofimático Microsoft Office. Pero ¿sabías que te permite crear distintos tipos de contenidos de forma colaborativa?
Gracias al paquete Microsoft Office, es posible compartir documentos de Word, tablas de Excel, presentaciones de PowerPoint, cuadernos de OneNote y formularios de Microsoft con varias personas (colegas, contratistas, clientes, etc.).
Sobre todo, las herramientas del paquete Microsoft Office ofrecen a los empleados la posibilidad de trabajar y editar al mismo tiempo en el mismo soporte. Un dispositivo de creación colaborativa llamado"Co-Authoring".
Mejor aún, con el paquete Office 365, los colaboradores pueden acceder a una versión actualizada del archivo coeditado en cualquier momento, desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo (PC, teléfono, tableta, etc.). Además, las modificaciones realizadas por los distintos usuarios están claramente identificadas. Así, todos pueden seguir fácilmente la evolución del documento compartido.
¿Lo sabías? Los programas del paquete Microsoft Office pueden interconectarse. Utilizando Forms y Excel conjuntamente, puedes, por ejemplo, recopilar datos de tus compañeros, proveedores, socios o clientes y luego analizarlos directamente en Excel.
Tareas y Planner & Project, las herramientas de gestión de proyectos de Microsoft
Las herramientas de gestión de proyectos son esenciales para el trabajo colaborativo . Tanto si trabajan in situ como a distancia, los empleados necesitan coordinar sus acciones, conocer el estado general del proyecto y compartir documentos e informes visuales con sus compañeros.
También en este caso, Microsoft responde a las necesidades de las organizaciones con tres herramientas de trabajo colaborativo integradas en Office 365 y dedicadas a la gestión de proyectos: Tareas, Planificadory Proyecto.
Con la aplicación de planificación Planner, facilite el trabajo en equipo creando tableros Kanban que permitan a cada parte interesada seguir fácilmente el progreso del proyecto.
Sincronizado con Planner, el software Tasks centraliza y prioriza las tareas colectivas (generadas en Planner) e individuales (introducidas a través de Tareas pendientes) que deben completarse. Una herramienta imprescindible para ganar en productividad y mejorar la coordinación.
La aplicación Tasks, integrada a su vez en Teams, reúne en un solo lugar todos los datos de las distintas aplicaciones de Microsoft (Planificador, Tareas pendientes, Listas, etc.). Esto supone un auténtico ahorro de tiempo para los empleados, que pueden utilizar fácilmente estas herramientas sin tener que abrirlas una por una.
Y para sus proyectos más complejos, facilite la colaboración con la aplicación Microsoft Project. Esta completa herramienta de gestión de proyectos es imprescindible para garantizar una correcta gestión de los recursos, su asignación, seguimiento y análisis del proyecto.
Tablero Kanban, diagrama de Gantt o cuadros de mando: este software ofrece todas las funciones necesarias para la buena gestión de un proyecto que requiere muchos recursos y tiempo (transformación interna, por ejemplo).
💡Para ir más allá, lee nuestro artículo sobre cómo programar tus tareas en Teams con la app Tareas.
Pero echemos un vistazo a Teams, la plataforma de trabajo colaborativo ' estrella ' de Microsoft 365.
Teams, la herramienta de colaboración definitiva para Microsoft 365
Para facilitar el trabajo colaborativo , Microsoft apuesta fuerte por Teams.
Teams, una auténtica plataforma de trabajo colaborativo , ofrece muchas funciones esenciales para el trabajo en equipo in situ y a distancia .
Por ejemplo, el software Teams puede utilizarse :
Interactuar por chat, en pares o en equipos
En primer lugar, Teams permite a los empleados debatir en parejas o en equipo a través del chat . Utilizada de forma sincrónica o asincrónica, esta herramienta facilita la interacción y la resolución de problemas.
Según un estudio de Forrester, citado por Microsoft, el uso del chat reduce el número de reuniones una media del 18,9%.
Un verdadero "plus" en un momento en que, según una encuesta realizada por OpinionWay para Empreinte Humaine, sólo una de cada dos reuniones (52%) es considerada productiva por los empleados.
Para realizar videoconferencias
El software Teams es ahora muy conocido por sus reuniones a distancia.
Y por una buena razón, muchas empresas que han adoptado un modo de trabajo híbrido (mitad presencia presencial, mitad teletrabajo), utilizan la función de videoconferencia de Teams para facilitar la colaboración remota entre sus empleados.
Las videoconferencias de Teams permiten reunir hasta 1000 participantes en distintos lugares (oficinas, salas de reuniones, hogares, etc.) utilizando diferentes dispositivos (pantalla, ordenador, tableta, teléfono).
Pero eso no es todo. Las reuniones aumentadas de Teams son una excelente forma de potenciar lainteligencia colectiva y la productividad, especialmente mediante la integración de varias funciones de trabajo colaborativo como Microsoft Whiteboard .
Tome notas en las reuniones y cree imágenes con Microsoft Whiteboard
Según un estudio de Wisembly e IFOP publicado en 2018, el 42% de los directivos considera que las reuniones a las que asisten no están suficientemente preparadas y el 48% afirma que rara vez tiene acceso a la minuta de la réunion.
Teams vuelve a dar una respuesta ad hoc a las necesidades expresadas por los empleados:
Con Teams, en efecto, es posible tomar notas durante una reunión directamente en la aplicación y recuperar las actas después a través de la invitación al evento.
Además, las reuniones de Teams pueden optimizarse con Microsoft Whiteboard.
La pizarra virtual de Microsoft permite crear o cocrear ayudas visuales personalizadas antes, durante y después de la reunión.
Esto le permitirá preparar adecuadamente sus intercambios, estimular la inteligencia colectiva durante la reunión, conservar un registro de sus interacciones e incluso seguir trabajando juntos de forma asíncrona.
💡 Lee nuestros consejos para optimizar tus reuniones de Teams con Microsoft Whiteboard en nuestro entrada de blog¡!
Crear canales específicos para los equipos de proyecto
Teams también permite crear canales de trabajo colaborativo reservados a los miembros de un determinado equipo de proyecto y a sus "invitados".
De este modo, los empleados pueden debatir entre sí y encontrar en un solo lugar todos los documentos (Word, PowerPoint, etc.), calendarios (Tareas), presupuestos (Excel) o conocimientos (wiki) necesarios para llevar a cabo su misión conjunta.
Y como en un proyecto suelen participar personas externas (clientes, proveedores de servicios, socios, etc.), también se les puede invitar a unirse al canal del proyecto, con distintos grados de acceso a los distintos archivos compartidos.
Es bueno saberlo: Como extensión natural de Microsoft, Mozzaik365 integra Teams con el lugar de trabajo digital. Nuestra solución centraliza la información, las notificaciones y los mensajes. Esto facilita enormemente la búsqueda de documentos, así como la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo del proyecto.
Para un acceso más rápido a las aplicaciones personales
Por último, Teams está concebido como un verdadero sistema operativo (SO), diseñado para centralizar y articular una diversidad de programas informáticos, aplicaciones y recursos digitales.
Esto permite a los usuarios de Teams seleccionar las aplicaciones que sus equipos necesitan directamente de Teams Store e integrar estas herramientas en Teams para disfrutar de una experiencia fluida y sin problemas.
A nivel individual, cada empleado puede incluso anclar su software favorito a su espacio Teams. Así, pueden acceder más fácilmente a sus aplicaciones personales, sin tener que salir de la plataforma Teams.
El resultado es un ahorro de tiempo real para los empleados y una experiencia de trabajo optimizada.
💡 Para ir un paso más allá, descubre cómo llevar a tu equipo al siguiente nivel con Teams.
El organigrama con fotos o directorio de empresa, una herramienta colaborativa con un poder insospechado
El organigrama con fotos, o directorio de empresa es una herramienta de colaboración indispensable para cualquier organización. Permite a los interesados identificar rápidamente los nombres, cargos, misiones y competencias de sus colegas y ponerse en contacto con ellos con unos pocos clics.
Esta herramienta de colaboración alojada en su intranet es especialmente útil para los nuevos empleados y simplifica enormemente su incorporación. Pueden familiarizarse con los distintos miembros de la empresa (cara, papel, funciones, experiencia, etc.) y obtener sus datos de contacto fácilmente.
Mejor aún, el directorio de empresas permite buscar competencias dentro de la organización. Ideal para encontrar eficazmente al experto interno adecuado, incluso en grupos grandes.
💡 Como ya explicamos en un artículo anterior, gracias alDigital Workplace Mozzaik365 puedes crear fácilmente un organigrama, directamente en tu intranet de SharePoint.
Las herramientas de colaboración de Microsoft, palancas de la inclusión
La colaboración interna consiste en que las personas trabajen juntas. Pueden ser necesarias ciertas adaptaciones cuando uno o varios miembros del equipo tienen necesidades especiales, como problemas visuales, auditivos o de movilidad.
Una vez más, Microsoft escucha a sus empleados. El editor de software ofrece toda una serie de soluciones de accesibilidad que permiten a todos los empleados participar plenamente en los proyectos de la empresa.
Gracias a los subtítulos y notas de reunión automáticos, las personas con discapacidad auditiva pueden participar en videoconferencias sin dificultad. El contraste de colores de los documentos y sitios SharePoint y la lectura inmersiva de documentos están pensados para las personas con discapacidad visual. Por último, la escritura activada por voz permite a los empleados con discapacidad motriz escribir textos.
Software de Microsoft que potencia la colaboración interna en la empresa: conclusión
Como puede ver, Microsoft ofrece una amplia gama de software para estimular la colaboración interna en las empresas .
Entre estas herramientas colaborativas, algunas, como el paquete Office 365 , están dedicadas a la cocreación de contenidos. Otras, como Planner y Tasks, permiten gestionar proyectos. Otras, como la herramienta de trabajo colaborativo a distancia Teams, facilitan la comunicación entre las partes interesadas, y otras son vectores de inclusividad.
Para una experiencia aún más fluida y sin fisuras, todo el software de colaboración anterior puede integrarse en tu Mozzaik365 Digital Workplace. Es la forma perfecta de poner en marcha la colaboración en el trabajo .
