7 métodos para optimizar el trabajo en colaboración

1. ¿Qué es el trabajo en colaboración?

El trabajo colaborativo es una forma de trabajar que pretende mejorar la cohesión de los equipos para alcanzar objetivos comunes. El trabajo conjunto, la cooperación y la ayuda mutua son los pilares de este método. En pocas palabras, se trata simplemente de trabajar mejor juntos.

Para ello, nos basamos en compartir y poner en común recursos, herramientas y conocimientos. De este modo, cada empleado aporta su contribución a los equipos en la misma medida.

Según el estudio Ipsos/OpenMind Kfé, el 69% de los empleados encuestados cree que el trabajo colaborativo tiene un impacto positivo en el intercambio de conocimientos. El 65 % cree que tiene un impacto positivo en la productividad de los equipos, el 62 % en la resolución de problemas y el 60 % en la motivación de los empleados.

¿Cuál es la diferencia entre trabajo cooperativo y trabajo en colaboración?

El trabajo en colaboración no debe confundirse con el trabajo cooperativo.

La primera se define por la interdependencia de los actores, en la que los colaboradores ponen en común sus competencias y responsabilidades. La segunda, en cambio, se consigue poniendo en común tareas individuales. No existe la noción de compromiso mutuo, sino simplemente cooperación para alcanzar un objetivo determinado.

2. ¿Cuáles son las ventajas del trabajo en colaboración?

El trabajo en colaboración tiene muchas ventajas. Entre ellas (¡es imposible enumerarlas todas!), podemos mencionar :

• Aumentar la productividad y el rendimiento de los equipos;
• Facilitar los intercambios entre empleados y equipos;
• Centralización de las herramientas de trabajo;
• Reforzar la motivación y la implicación de los trabajadores;
• Estimular lainteligencia colectiva;
• La fluidez del flujo de información y el ahorro de tiempo.  

3. ¿Cuáles son los diferentes métodos para optimizar el trabajo en colaboración?

Método 1 - Utilizar SharePoint

Con SharePoint, puede almacenar sus documentos en línea y compartirlos con distintos equipos. No hace falta que pierdas el tiempo enviando sucesivamente nuevas versiones de PowerPoint: puedes colaborar en documentos en línea y en directo, con las personas que quieras.

Por último, también puede crear sitios de equipo SharePoint para comunicarse mejor con todas las partes interesadas, así como sitios de comunicación para difundir información a gran escala.

SharePoint también le permite crear intranets colaborativas gracias a la extensión natural Mozzaik365. Usted será capaz de crear hermosas páginas en unos pocos clics, añadir muchas características gráficas y funcionales para ofrecer a sus colaboradores una solución a cada una de sus necesidades (comunicación, colaboración, gestión del conocimiento)

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Método 2 - Utilizar herramientas de gestión de proyectos

Para responder a las necesidades derivadas de la aparición de nuevas formas de trabajo (digitalización, trabajo a distancia, trabajo híbrido, etc.), Microsoft ofrece numerosas herramientas de gestión de proyectos. Estas herramientas pueden utilizarse para responder a distintos tipos de necesidades, en función del proyecto de que se trate. Los empleados pueden adoptarlas fácilmente, gracias al espacio de trabajo colaborativo óptimo y eficaz que ofrecen.  

Algunas de estas herramientas de gestión de proyectos son

• Planificador: esta aplicación permite crear tablas y facilitar la gestión de las tareas de cada colaborador. Cada plan se compone de tareas que incluyen los elementos que hay que conocer, como los plazos;
• Listas: Con plantillas listas para usar, los empleados pueden realizar un seguimiento, gestionar y personalizar sus listas de tareas pendientes, independientemente de dónde trabajen. Estas listas pueden compartirse con otros empleados;
• Tareas: esta aplicación permite integrar las tareas individuales y de equipo en un único lugar, y así priorizar las tareas a realizar;
• Microsoft Project: este programa le permite planificar la gestión de sus proyectos, sobre todo facilitando los intercambios entre los miembros del equipo.  

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Método 3 - Utilizar equipos

Teams es una plataforma de comunicación y trabajo colaborativo que centraliza todas las herramientas y recursos necesarios para que el trabajo de tus equipos de proyecto sea lo más eficiente posible. Responde a las diferentes necesidades de un proyecto determinado, independientemente de su complejidad. Así, es posible crear equipos y canales dedicados a un proyecto específico, para facilitar su realización.  

Con Teams, tienes la posibilidad de organizar tus proyectos e intercambios con tus colegas. Teams te permite editar documentos, gestionar tus archivos de SharePoint y también notificar a tus compañeros una tarea o información específica sin salir de Teams.

Nota: Puedes anclar tus herramientas de gestión de proyectos a tus canales de Teams .  

💡 Para ir más lejos, descubre 5 casos de uso que hay que conocer en Teams

Método 4 - Convertir el directorio profesional en una herramienta estratégica

Como primer paso, anime a los empleados a rellenar sus competencias, su formación, así como los proyectos en los que han trabajado y las herramientas/software/métodos que dominan. Esto optimizará el intercambio de conocimientos y simplificará el flujo de información entre compañeros.  

En segundo lugar, sugiera a sus empleados que utilicen eldirectorio de la empresa para buscar expertos internos en un tema y pedirles que respondan a sus preguntas. Esto debería ser automático.

Con la función Quién es quién de Mozzaik365, puede buscar expertos por nombre, departamento o competencias, y también destacar habilidades y logros. Al fin y al cabo, establecer contacto es mucho más fácil.

Método 5 - Crear accesos directos

Los botones de acceso directo a todas las herramientas de la empresa le permiten acceder a ellas y desplazarse más rápidamente entre los espacios sin perderse.  

El lanzador de aplicaciones permite crear enlaces rápidos a aplicaciones directamente desde el Lugar de Trabajo Digital. Permite responder a 2 cuestiones:

• Confusión del usuario ante la multitud de aplicaciones;
• La implantación de aplicaciones por parte de la empresa para el público adecuado.

Método 6 - Haga que sus reuniones sean más interactivas con la Pizarra Digital

Desde la crisis sanitaria, las reuniones en línea se han popularizado. El 60% de los encuestados en un estudio realizado por Owl Labs afirmaron que participaron en reuniones por vídeo con más frecuencia en 2020 que en 2019. Pero el "todo a distancia" puede tener sus límites, sobre todo en términos de concentración y atención de los empleados. De ahí el interés por implementar funciones interactivas que capten la atención de los participantes.  

Whiteboard es una aplicación de la suite Microsoft 365 que adopta la forma de una pizarra virtual interactiva. Te permite hacer que todos tus intercambios sean más colaborativos, ¡incluso a distancia! Por ejemplo, puedes utilizarla durante tus reuniones de Teams. Al captar la atención de los participantes en una reunión, Whiteboard les ayuda a asimilar mejor la información intercambiada y a sentirse más comprometidos.  

Método 7 - Refuerce su cultura empresarial implicando a su comunidad

El 85% de los empleados afirma estar más motivado cuando la dirección comunica regularmente las novedades de la empresa. Pero no hay que ignorar la comunicación ascendente, la que parte de los empleados y llega hasta la dirección. Más directa, más transparente, tiene un impacto positivo en el compromisode sus empleados y refuerza su sentimiento de pertenencia. Sabemos que la cultura de empresa es muy importante para crear cohesión de equipo y unir a los empleados en torno a objetivos y valores comunes.

Así, puede ayudar a sus equipos a compartir sus ideas con la herramienta Buzón de ideas, pero también recoger sus opiniones y comentarios con la función Encuesta.

📌 Para ir más lejos, descubre cómo crear una sólida cultura de empresa

4. Para ir más lejos en la colaboración interna: crear un Cuadro de mandos personal.

Todas estas herramientas de colaboración pueden invadir el espacio físico y mental de los empleados si no se utilizan correctamente. Para dar un paso atrás, el PersonalDashboard es la solución ideal. Adaptado a las necesidades de cada uno de sus empleados, ofrece a los usuarios una interfaz simplificada desde la que pueden acceder a todos los recursos de la empresa que necesiten.

Gracias al Cuadro de mandoscada empleado puede organizar su trabajo como desee, priorizar sus tareas y acceder a sus accesos directos. El resultado: una mente más despejada y una mayor productividad.

Conclusión

Como hemos visto, el trabajo colaborativo ayuda a desarrollar lainteligencia colectiva de una empresa y, por tanto, a aumentar su rendimiento y productividad. Y lo que ocurre internamente se refleja externamente, a través de la percepción que los clientes tienen de la empresa. Más implicados, más informados, más motivados, los empleados transforman la estructura desde dentro.

Para poner en marcha y optimizar este trabajo colaborativo, no dude en utilizar los métodos mencionados en este artículo. Hoy en día existen numerosas herramientas que te ayudarán a adoptar una cultura colabora tiva sostenible en el tiempo.