Gestión del cambio en las empresas: cuestiones y métodos

Transformación, resistencia, adaptabilidad... Desde la llegada de Covid-19, estas palabras están en boca de todos. Hay que decir que, desde 2020, nuestras costumbres han dado un vuelco. Algunas nuevas prácticas, como el teletrabajo, se han impuesto en las empresas, a veces con una rápida digitalización. En este contexto, una buena gestión del cambio es esencial. Pero, ¿cómo implantar la gestión del cambio en su empresa? La respuesta en este artículo.

1. El miedo al cambio es un reflejo humano

Tener miedo al cambio es humano. Este fenómeno tiene incluso un nombre: " Status Quo Bias ", un sesgo cognitivo que nos lleva a favorecer sistemáticamente nuestra situación actual frente a una nueva.

Sí, si el cambio asusta, es porque nos saca de nuestra zona de confort, trastorna nuestros hábitos... Por reflejo, asociamos primero el cambio con el peligro, lo que explica la famosa " resistencia al cambio ".

🔎 Según los profesores Kotter y Schlesinger (1979), el miedo del individuo al cambio puede explicarse por varios factores:

• Parroquialismo, que empuja al individuo a favorecer su propio interés en detrimento del colectivo;
• Falta de confianza ;
• Miedo a no ser lo suficientemente bueno;
• Diferente percepción del cambio entre empleados y directivos.
  

El psicólogo Kurt Lewin, experto en dinámica de grupos, afirma que la reticencia al cambio se explica por el apego de los individuos a las normas del grupo. Según él, para lograr un cambio colectivo es imprescindible modificar esas normas.

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2. ¿Qué es la gestión del cambio?

La " gestión del cambio " se refiere a todas las acciones emprendidas por una empresa para facilitar un proyecto de reorganización.

¿Cuál es el objetivo de la gestión del cambio? Eliminar en la medida de lo posible la dimensiónde peligro, que los empleados asocian de forma natural al cambio.  

Para llevar a cabo una estrategia eficaz de gestión del cambio, la empresa debe seguir una metodología precisa.

💡 Una empresa puede desear cambiar de diferentes maneras. Un ejemplo de gestión del cambio en una empresa: la reorientación de una parte de la actividad de la empresa, la digitalización de los métodos de trabajo, una evolución en la gestión, el desarrollo de nuevas competencias, etc. Esta transformación puede ser deseada o sufrida por la empresa.  

3. ¿Por qué adoptar un proceso de gestión del cambio?

Como puede ver, la resistencia es parte integrante del cambio. Sin embargo, el cambio es necesario para cualquier empresa, ¡sobre todo cuando quiere innovar! Según un estudio del IFOP realizado en 2016, el 93 % de los empleados encuestados afirmaron haber experimentado al menos un cambio en los últimos tres años.

Afortunadamente, esta resistencia al cambio puede superarse, con la metodología adecuada.

3.1 ¿Por qué apoyar el cambio en su empresa?

Según la psiquiatra estadounidense Elizabeth Kubler-Ross, tanto la pérdida de un ser querido como un cambio profesional importante pueden desencadenar una fase de duelo. En otras palabras, todos nos aclimatamos al cambio pasando por distintas fases que van de la negación a la aceptación.

El problema es que cada ser humano tiene su propia representación del cambio. No todos reaccionamos de la misma manera ante el cambio, dependiendo de nuestra capacidad de adaptación, nuestra agilidad, nuestras habilidades blandas, nuestra edad, nuestra experiencia, etc. Para facilitar la fase de duelo y llegar rápidamente a la fase final de aceptación, los directivos deben acompañar a sus equipos en este proceso.

💡 No olvidemos que el cambio a veces puede afectar al ego de algunos empleados (llevándoles a cuestionar su trabajo).

3.2 Gestión del cambio: 5 cuestiones clave  

Conseguir que los empleados se impliquen en el cambio. La adopción de una nueva herramienta o una nueva forma de trabajar no vale nada en sí misma. Son útiles si los adoptan los equipos.

Reducir los costes de adopción del cambio. Sí, toda transformación tiene un coste. Garantizar la adopción del cambio por parte de los empleados permite, por un lado, optimizar el retorno de la inversión (ROI) de la operación, pero también garantizar la adhesión de los empleados (unos empleados desmotivados y/o desvinculados tendrían un impacto directo en la productividad de la empresa).

Integrar la dimensión humana en la gestión del cambio. No tener en cuenta las complejidades humanas relacionadas con la percepción del cambio puede alargar la adopción del cambio por parte de los empleados, e incluso provocar desmotivación.

Maximizar la adopción del cambio a largo plazo. Como explicó Kurt Lewin, para que el cambio sea sostenible es esencial integrar las nuevas prácticas en la cultura de la organización.

Mantener intactos la motivación y el espíritu de colaboración de los equipos, aceptando a veces que la adaptación al cambio lleva su tiempo. Apresurar a los equipos puede provocar estrés, fatiga, desmotivación e incluso agotamiento....

Según Prosci, cuando los equipos cuentan con el apoyo de la gestión del cambio, tienen seis veces más probabilidades de alcanzar sus objetivos, cinco veces más probabilidades de cumplir sus plazos y el doble de probabilidades de cumplir sus presupuestos. También tienen más probabilidades de alcanzar los resultados relacionados con los factores humanos (lo que en el ámbito de la gestión del cambio se conoce como " People-Dependent ROI ").

4. Metodologías para gestionar el cambio en las empresas

Como ya se ha mencionado, la resistencia al cambio fue objeto de numerosas teorías a lo largo del siglo XX.

👉 Según el modelo ADKAR establecido por la empresa estadounidense Prosci, una buena gestión del cambio dentro de una empresa puede tener un impacto directo en el rendimiento del proyecto .

El modelo ADKAR es un acrónimo de Conciencia, Deseo, Conocimiento, Capacidad y Refuerzo.

Concienciación: Es la concienciación que permite a los equipos comprender la importancia del cambio. Sí: todos los empleados de una empresa deben ser conscientes de la necesidad del cambio para poder adoptarlo.

Deseo: La voluntad de participar en el cambio. No hay cambio sin participación.

Conocimientos: Se refiere a los conocimientos y habilidades que necesitan los equipos para aplicar el cambio adecuadamente.

Habilidad: la capacidad de desplegar el cambio. Cuando el cambio es demasiado grande, las empresas pueden recurrir a uno o varios coaches ágiles, formadores especializados en transición, verdaderos agentes del cambio organizativo...

Refuerzo: Reforzar la adopción del cambio para garantizar su sostenibilidad.

El psicólogo Kurt Lewin, por su parte (ya se lo hemos contado más arriba), también ha estructurado un modelo de gestión del cambio. Como un bloque de hielo (al que hay que dejar que se derrita para darle nueva forma), el cambio puede descomponerse, según Kurt Lewin, en tres etapas:

1. Descongelar: Este periodo de cuestionamiento sólo tiene un objetivo: concienciar a los equipos de que el cambio es absolutamente necesario. Es la famosa toma de conciencia del modelo ADKAR.
   
   
2. El cambio: Una vez que los equipos han comprendido la noción de necesidad, pueden aceptar el cambio. El orden establecido, que antes era fijo, se vuelve maleable. Durante este periodo de aprendizaje, los equipos se familiarizan progresivamente con los nuevos métodos operativos.
   
3. Consolidación: Una vez adoptados los cambios, es esencial consolidarlos para garantizar su sostenibilidad.  

4. ¿Cuáles son las etapas del cambio organizativo en la empresa?

Del análisis de las principales teorías sobre el cambio organizativo en las empresas se derivan ocho recomendaciones principales para una buena gestión del cambio.

4.1. Definir un objetivo

Todo cambio empieza con un problema que se quiere resolver. ¿Lo primero que hay que hacer? Definir clara y explícitamente el motivo del cambio. ¿Qué motiva a su empresa a adoptar un nuevo método o herramienta de trabajo, por ejemplo? Este objetivo puede ser financiero (aumento de la facturación, etc.) o extrafinanciero (bienestar en el trabajo, aumento de la productividad, satisfacción de los empleados, etc.).

Para ser pertinente, la definición de este objetivo implica necesariamente una auditoríade la situación actual con el fin de poner de relieve sus limitaciones.

💡 Para recordar

Una gestión del cambio pertinente tiene en cuenta las especificidades de la empresa (desde el punto de vista cultural, organizativo, etc.). La gestión del cambio no se lleva a cabo de la misma manera en una start-up donde la edad media de los empleados es de 28 años y en un gran grupo industrial donde la edad media es de 40 años!

Por consiguiente, las condiciones de aplicación del cambio deben adaptarse al contexto de la organización.

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4.2. Establecer un plan de gestión del cambio

Una vez que haya definido claramente sus necesidades, es hora de poner en marcha la gestión del cambio . Para ello, no dude en identificar a uno o varios gestores del cambio dentro de la empresa (o en recurrir a ayuda externa).  

Piense también en determinar de antemano todas las acciones de comunicación y formación, así como todas las acciones de RRHH que serán necesarias para apoyar a los equipos durante esta gestión del cambio.

Otra buena idea es identificar de antemano los posibles puntos de fricción, para saber cómo reaccionar cuando llegue el momento.

4.3 Informar

Comuníquese sinceramente con sus equipos, explicándoles por qué es necesario el cambio. No dude en eliminar cualquier ambigüedad siendo más transparente. Por ejemplo, puede explicar las causas del cambio, el plan de acción que ha decidido poner en marcha, las diferentes etapas que puntuarán esta gestión del cambio, etc. Dé sentido al proyecto de gestión del cambio (respondiendo a las preguntas de por qué, cómo, cuándo, etc.).

Para comunicarse con sus equipos con total transparencia, no dude en utilizar una solución como Mozzaik365. Integrada con SharePoint, nuestra herramienta permite crear intranets fluidas y atractivas, simplifica el intercambio de contenidos y conocimientos, da voz a los empleados, etc.  

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4.4 Formación de los trabajadores

Como vimos en nuestro anterior repaso a las teorías del cambio, todo cambio requiere competencias y/o conocimientos. Piense en formar a sus equipos para que dispongan de los medios necesarios para llevar a cabo este cambio correctamente. Por ejemplo, si quiere implantar el uso de una nueva herramienta, es esencial formar a su personal para que sepa utilizarla. Si quiere adoptar un nuevo método de gestión, también hay que formar a sus directivos.

4.5. Fomentar la puesta en común colectiva

Según el psicólogo Kurt Lewin, existe un vínculo significativo entre el debate y la interacción . En otras palabras, cuando se implica a los empleados en el proceso de cambio (pidiéndoles su opinión, sugerencias, etc.), aumentan las posibilidades de éxito.

Es lógico: participar en la construcción del cambio permite identificarse plenamente con el proyecto... ¡y por tanto adherirse sinceramente a él!

💡 La gestión del cambio es un proyecto conjunto, que debe diseñarse como tal.

¿Qué reflejos hay que adoptar? Escuchar y fomentar el debate, intentar comprender las preocupaciones de los empleados y las razones por las que temen el cambio, tranquilizarlos... Y permitir que todos reflexionen sobre las condiciones para que el cambio tenga éxito (mediante talleres, por ejemplo).  

4.6. Definir los KPI que se analizarán para medir el éxito del proyecto.

Tanto si se trata de la gestión del cambio como si no, cualquier proyecto emprendido en una empresa requiere cierto seguimiento. Es la única manera de medir el éxito del plan puesto en marcha, así como las áreas susceptibles de mejora.

En el contexto de la gestión del cambio, este seguimiento debe permitir medir el apoyo de los equipos al proyecto.

Por ejemplo, en el contexto de la adopción de una nueva herramienta por parte del equipo de ventas, cabe preguntarse: " ¿Qué porcentaje de vendedores ha recibido formación para utilizar la nueva herramienta?

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4.7. Hacer balance

Este es un paso esencial para medir el éxito o el fracaso de un proyecto, es una oportunidad para identificar lo que se podría haber mejorado durante todos los pasos anteriores con el fin de mejorar la próxima vez.

💡 ¡Incentiva a tus equipos en la mejora continua siendo educativos!

4.8. Celebrar el éxito para integrar las nuevas prácticas

Celebrar las pequeñas (y grandes) victorias: ¡este sencillo principio puede aumentar el rendimiento del equipo! Este enfoque es aún más crucial cuando se trata de la gestión del cambio. De hecho, destacar el valor añadido del cambio y la consecución de los objetivos fijados permite insistir en la razón del cambio... ¡y afianzar su uso!

👉 ¡No dude en destacar los éxitos y los objetivos conseguidos gracias al cambio, al tiempo que elogia la capacidad de adaptación de su personal!

Gestión del cambio en las empresas: cuestiones y métodos, en conclusión

El cambio es inexorable, y esto es especialmente cierto en las empresas. El problema es que el cambio también es conflictivo y nunca se consigue el apoyo de los equipos al cambio .

Por eso es importante llevar a cabo una gestión adecuada del cambio. Implicar a los empleados en el proceso, incluirlos en una comunicación interactiva y guiarles paso a paso en la adopción del cambio son buenas prácticas básicas pero esenciales que contribuirán al éxito de su proyecto.

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Aspectos a tener en cuenta

📌 Muchos factores pueden explicar el miedo al cambio;

📌 Kotter y Schlesinger son los teóricos que crearon la gestión del cambio

📌 El 93% de los empleados afirma haber experimentado miedo al cambio en los últimos tres años.