La guía para implantar su estrategia de gestión del conocimiento

¿Cuáles son las capacidades reales de una empresa en términos de productividad, adaptación y resistencia? En la era digital, el conocimiento y el saber hacer son recursos intangibles que determinan los puntos fuertes de un grupo. Al capitalizar la gestión del conocimiento, las organizaciones construyen cada día ventajas competitivas para asegurar su futuro. Desde esta perspectiva, es esencial una estrategia multinivel. Este artículo explica detalladamente por qué y cómo aplicarla.

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¿Por qué implantar una estrategia de gestión del conocimiento?

En el mundo de los datos, un petabyte (PB) es una unidad de medida que representa un millón de billones de bytes. En 2016, la cantidad de datos gestionados por las empresas era de 1,4 PB. Dos años después, este volumen ha aumentado a... ¡11,22 PB! Estas cifras dan una idea de la magnitud de la evolución tecnológica en curso.

La gestión del conocimiento es un eslabón esencial de la cadena de la información y ocupa actualmente un lugar destacado en las estrategias de las empresas. Lo que está en juego es considerable, ya que incluye varias dimensiones.

• Mejorar elproceso de incorporación para desarrollar la capacidad de aprendizaje de los recién llegados.
• Contrarreste los efectos negativos de la rotación reforzando la transferencia de conocimientos. Una persona que abandona la empresa puede representar un caudal de conocimientos. En algunos casos, este conocimiento implica información que puede ser clave. De hecho, esta información puede tener un impacto decisivo, ya que guía a la empresa en sus orientaciones estratégicas y en la toma de decisiones. Desde esta perspectiva, las numerosas jubilaciones de la generación del baby boom representan un reto importante para las organizaciones en términos de gestión del conocimiento.
• Aplicar un enfoque de gestión del conocimiento que tenga un efecto multiplicador en la motivación y la productividad de los equipos.

Puntos clave que hay que dominar para una gestión óptima del conocimiento

La cadena de valor en el origen del conocimiento (conocimiento explícito) y el saber hacer (conocimiento tácito) de su empresa se estructura en torno a cuatro objetivos estratégicos:

• Identificar los conocimientos inherentes a la empresa ;
• Preservación mediante la estructuración y el archivo de los datos identificados;
• Valorización de los recursos registrados (esta etapa permite difundir y vincular la información, con el fin de fomentar la creación de nuevos conocimientos).
• Actualización de datos.

Para garantizar la sostenibilidad de la gestión del conocimiento, hay dos puntos clave: la puesta en común y el intercambio de información. La socialización se basa en dos fundamentos: los intercambios informales y el pensamiento colectivo. Según Nonaka, se trata de compartir experiencias prácticas, observaciones e imitaciones. Un ejemplo de este modelo es la relación entre un coach y un coachee. En general, garantiza y facilita el intercambio de información.

🔍 En este contexto, enfoques radicalmente distintos, desde los más clásicos (reuniones) hasta los más sorprendentes, demuestran cada uno su eficacia. Por ejemplo, el uso de conceptos abstractos como la analogía o la metáfora puede permitir que la información llegue. La comunicación política destaca en este ejercicio: recordemos la frase de Jacques Chirac "Nuestra casa se quema y miramos a otra parte", durante una de las primeras cumbres mundiales sobre el estado del planeta en 2002. La imagen fue impactante y la expresión ha permanecido. Así pues, las figuras retóricas pueden tener impacto para explicar a los nuevos empleados información que represente los valores de la empresa.

Para facilitar la transmisión de conocimientos, éstos pueden registrarse en múltiples formatos(FAQ, How to...?, diagrama, folleto de conocimientos) y difundirse por distintos canales(wiki, intranet, servidor de la empresa).

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La hoja de ruta de la gestión del conocimiento

Para cualquier empresa, implantar una estrategia de gestión del conocimiento es un verdadero reto.

El American Productivity and Quality Center (APQC) ofrece una de las herramientas más conocidas, la KM Roadmap, para ayudar a las empresas a definir su hoja de ruta. Este método se basa en las prácticas de las organizaciones más avanzadas y consta de 5 pasos:

1. Para empezar. Se trata de proponer una primera campaña de comunicación centrada en las ventajas de la Gestión del Conocimiento. Las explicaciones deben ser sencillas. El objetivo es dar a conocer a los iniciadores de las prácticas de gestión del conocimiento dentro del grupo, convenciendo al máximo número de empleados.
2. Desarrollar la estrategia. Esta fase consiste en apoyarse en los iniciadores para crear un grupo de trabajo. La tarea del grupo de trabajo será crear proyectos piloto que estén en consonancia con las orientaciones estratégicas de la empresa.
3. Desarrollar y lanzar iniciativas de gestión del conocimiento. En esta fase, los proyectos piloto dan lugar a pasos introductorios, denominados "lecciones". Se fomentan las comunidades de prácticas iniciales y el intercambio de conocimientos.
4. Potenciar el desarrollo con una estrategia global, hacer valer los primeros resultados de la aplicación del plan de gestión del conocimiento.
5. Anclar la gestión del conocimiento en las prácticas de la empresa, tanto desde el punto de vista organizativo como financiero. A este nivel, deben instalarse herramientas de evaluación para medir el progreso de las acciones de gestión del conocimiento.

El lugar de trabajo digital, aliado de la gestión del conocimiento

El teletrabajo ha redefinido el mundo laboral. Cada vez más equipos ya no ven su trabajo a través de una ubicación. Ahora lo ven como una plataforma de intercambio, donde la información y las acciones se entrelazan a través de diferentes geografías y husos horarios.

La nube es una de las tecnologías clave en esta evolución de las prácticas, que orienta las estrategias de organizaciones de todos los tamaños y sectores. De hecho, la "computación en nube" en servidores remotos supone una revolución en varios aspectos, como la velocidad, la seguridad, la automatización y la mejora continua.

Los nuevos modos de colaboración entre equipos de campo y teletrabajo se están desarrollando a un ritmo sin precedentes. Las estrategias empresariales mejoran gracias al aumento de la productividad que permite el el lugar de trabajo digital.

Las soluciones de Coautoría y Versionado son dos ejemplos de los avances que permite la nube:

• La tecnología de coautoría permite a varias personas trabajar en un archivo común. Por ejemplo, la plataforma de colaboración SharePoint de Microsoft ofrece coautoría en archivos Word, Excel, Onenote o Powerpoint. Se acabaron los quebraderos de cabeza y el riesgo de errores asociados a las copias múltiples.
• El control de versiones permite conservar un archivo de todos los cambios realizados en un documento. De este modo, es posible consultar o restaurar la versión antigua de un fichero, tanto si se trata de una adición como de una corrección.
  

Estas dos herramientas, que se centran en la simplicidad, tienen importantes efectos en la productividad de los equipos. Ahorro de tiempo, eficacia y adaptabilidad, la nube está transformando nuestros hábitos de trabajo cotidianos.

La aplicación de una estrategia de gestión del conocimiento refleja la capacidad de una empresa para definir y consolidar sus ventajas competitivas a lo largo del tiempo. En este sentido, la expresión "el colectivo es mayor que la suma de sus partes" cobra todo su sentido.

Gestión del cambio en los equipos: un elemento clave en la estrategia de una empresa

La gestión del cambio es una cuestión crucial para las organizaciones. Aunque la transformación digital tiene una dimensión técnica evidente, el éxito del proceso de cambio depende del capital humano. En este contexto, el Lugar de Trabajo Digital y la Gestión del Conocimiento son cartas clave en el inicio y la continuidad del cambio.

Por estas razones, los puestos de CM (Change Managers) y CMO (Change Manager Officer) son cada vez más visibles en las empresas francesas. Esto es señal de que las organizaciones están reestructurando sus recursos humanos en torno a las cuestiones inherentes al cambio.

Sus líderes comparten una visión a largo plazo y el compromiso de los equipos es el motor que hace realidad esta visión. Para lograrlo, las herramientas de colaboración y la gestión del conocimiento ayudan a mantener el impulso del cambio a largo plazo.

La aplicación de una estrategia de gestión del conocimiento refleja la capacidad de una empresa para definir y consolidar sus ventajas competitivas a lo largo del tiempo. En este sentido, la expresión "el colectivo es mayor que la suma de sus partes" cobra todo su sentido.

En este empeño, la inteligencia colaborativa se pone en acción mediante la combinación de la Gestión del Conocimiento y el Lugar de Trabajo Digital. En efecto, estos dos enfoques ofrecen soluciones perfectamente adaptadas a las necesidades del cambio. Determinan los puntos fuertes de una empresa, tanto a nivel digital como humano.

Aspectos a tener en cuenta

La gestión del conocimiento permite :

📌 Mejorar el proceso de Onboarding;

📌 Reducir la rotación;

Para ello es necesario :

📌 Identificar el conocimiento inherente a la empresa;

📌 Conservar y archivar los datos identificados;

📌 Actualizar los datos.