Gestión del conocimiento en la empresa: Las mejores herramientas

Según un informe de la consultora Deloitte de 2021, la gestión del conocimiento es uno de los tres principales retos que influyen en el éxito de las empresas. La conservación y transmisión del conocimiento son motores clave de la productividad, la fidelidad de los clientes e incluso la retención de los empleados. Las consecuencias de un sistema de gestión del conocimiento deficiente pueden ser formidables. Según un estudio publicado en 2018 por la plataforma de vídeo Panopto, el intercambio ineficaz de información cuesta a las grandes empresas estadounidenses (17.700 empleados) nada menos que 47 millones de dólares anuales. 

Para seguir siendo competitivas, las organizaciones deben adoptar una cultura de intercambio de conocimientos e invertir en una solución eficaz de gestión del conocimiento. ¿Cuál es el reto? El mercado tecnológico de la gestión del conocimiento es inmenso. Según Market Research, se espera que el mercado mundial de gestión del conocimiento alcance los 2,1 billones de dólares en 2030, lo que representa un crecimiento del 18,3% durante el periodo 2022-2030. Para ayudarle a encontrar el software de gestión del conocimiento que más le convenga, Mozzaik365 presenta sus principales herramientas para la gestión del conocimiento y ofrece ideas para ayudarle a elegir la solución de gestión del conocimiento adecuada que satisfaga las necesidades y limitaciones de su empresa. ¡Feliz lectura! 

¿Cuáles son los retos de la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento en la empresa implica identificar, recopilar, organizar, almacenar, difundir y actualizar los conocimientos que surgen durante su funcionamiento (datos relevantes de los clientes, información de mercado, procesos empresariales, etc.) y que son relevantes para su actividad. Una herramienta de gestión del conocimiento es un software que permite escalar y sistematizar este proceso de gestión del conocimiento. El uso de tecnologías de gestión del conocimiento es esencial por varias razones. 

Mejorar la satisfacción del cliente y fidelizarlo

En primer lugar, una gestión eficaz del conocimiento es un activo real en términos de satisfacción y fidelización de los clientes. La recogida, conservación y transmisión de los datos de los clientes, por ejemplo, a través de un software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM), permiten ofrecer propuestas, servicios de atención al cliente e incluso campañas de marketing adaptados a los distintos segmentos de clientes. 

Una base de conocimientos o un sistema de gestión de contenidos (CMS) y un sistema de gestión de documentos también permiten al servicio de atención al cliente dar respuestas rápidas, precisas, fiables y coherentes a los problemas que se les plantean a los compradores. Una herramienta de gestión del conocimiento de este tipo también puede utilizarse para proporcionar a los clientes documentación que les permita encontrar respuestas a sus preguntas en unos pocos clics, sin ni siquiera tener que ponerse en contacto con el servicio de asistencia de la empresa. Esto supone un ahorro de tiempo tanto para los clientes como para los representantes del servicio de atención al cliente, que pueden centrarse en tareas de mayor valor.

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Mejorar la experiencia de los empleados, comprometerlos y retenerlos

Una gestión optimizada del conocimiento también mejora la experiencia de los empleados, lo que conduce a un mayor compromiso y retención. Según una encuesta realizada por Panopto, el 60% de los empleados afirman tener dificultades para acceder a la información que necesitan para realizar su trabajo con eficacia. Como resultado, el 81% de ellos expresa frustración, el 26% se siente abrumado, el 12% desorientado y el 9% perdido. Estos sentimientos negativos pueden afectar significativamente al compromiso de los empleados. 

Un sólido sistema de gestión electrónica de documentos (EDMS), una herramienta de gestión de contenidos o una base de conocimientos pueden resolver este problema. Con estas soluciones de gestión del conocimiento, los empleados pueden acceder fácilmente a los recursos necesarios para realizar sus tareas sin problemas. Además, estas aplicaciones de software permiten a las organizaciones proporcionar a los empleados contenidos actualizados, combatiendo la sobrecarga de información que afecta a uno de cada diez empleados franceses. 

Además, algunas herramientas de gestión del conocimiento (como Mozzaik365) permiten a los empleados compartir sin esfuerzo sus conocimientos, por ejemplo, mediante la creación de páginas wiki para la comunidad de empleados. La oportunidad de compartir conocimientos y contribuir al desarrollo de un patrimonio intelectual colectivo fomenta un sentimiento de reconocimiento y refuerza la motivación de los empleados.

Mejorar la calidad del trabajo y la productividad

Ciertamente, las herramientas de gestión del conocimiento tienen la virtud de mejorar la calidad del trabajo y la productividad de los trabajadores. Según Panopto, los empleados pierden una media de 5 horas semanales esperando información. Las bases de conocimiento y los sistemas de gestión de documentos abordan este problema. A través de estas soluciones de gestión del conocimiento, los recursos se centralizan, organizan y actualizan. Algunas herramientas, como Mozzaik365, incluso integran un motor de búsqueda personalizable y un sistema de etiquetado que simplifica aún más la recuperación de documentos. 

En un contexto de trabajo híbrido o teletrabajo, el software de gestión del conocimiento se hace aún más indispensable. Permite acceder a los documentos de trabajo desde cualquier dispositivo (ordenador, smartphone, tableta, etc.) sin problemas y de forma segura. Tanto si trabajan desde las instalaciones de la empresa como si lo hacen a distancia, los empleados tienen acceso a todos sus archivos actualizados. Pueden avanzar en sus tareas basándose en datos completos, fiables y actualizados. Se reduce el riesgo de errores y los empleados son plenamente productivos.

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Reforzar la colaboración interna y la inteligencia colectiva

Las herramientas de gestión del conocimiento son valiosas aliadas para fomentar el trabajo en colaboración, desarrollar la inteligencia colectiva y favorecer la innovación. Los sistemas de gestión de contenidos y documentos agilizan la transmisión de información haciéndola accesible a todos los colaboradores autorizados, lo que facilita el trabajo en equipo. 

Por ejemplo, Microsoft SharePoint permite a los usuarios colaborar en archivos en tiempo real (coautoría), fomentando la emulación, generando nuevas ideas y facilitando la resolución de problemas. La extensión Mozzaik365 transforma SharePoint en un verdadero centro de gestión del conocimiento. Los empleados pueden compartir fácilmente sus conocimientos mediante plantillas de documentos personalizables y reproducibles, lo que permite a compañeros de distintos departamentos o equipos trabajar de forma más eficiente e innovar.

Facilitar la incorporación y la retención de los empleados

Aplicar una estrategia sólida de gestión del conocimiento basada en un software eficaz de gestión del conocimiento es una palanca para incorporar con éxito a los nuevos empleados y retenerlos en la organización. El estudio de Panopto revela que, en el primer mes desde su incorporación, los recién contratados dedican una media de 50 horas a buscar ayuda de compañeros con más experiencia.

El uso de herramientas de gestión de contenidos y documentos reduce esta fricción y mejora la experiencia del empleado desde la fase de incorporación. Con estas soluciones, los talentos pueden acceder fácilmente a la información y los recursos necesarios para instalarse, formarse a su ritmo y aumentar la productividad.

Proteger a la empresa contra la pérdida de conocimientos

Por último, adoptar una buena solución de gestión del conocimiento es esencial para proteger los datos, la documentación y los conocimientos de la organización. Los conocimientos de los empleados se recopilan y guardan periódicamente, lo que elimina el riesgo de pérdida de conocimientos cuando un empleado se marcha. 

Además, una buena herramienta de gestión del conocimiento también protege a la empresa contra la pérdida de documentos e información críticos almacenándolos de forma segura. También permite configurar el acceso a los recursos para preservar su confidencialidad.

¿Cómo elegir su herramienta de gestión del conocimiento?

Existe una gran variedad de soluciones de gestión del conocimiento. Estas son las funciones y características que debe tener en cuenta a la hora de elegir la herramienta de gestión del conocimiento adecuada para su empresa:

Función de búsqueda

Según un informe de McKinsey de 2012, los trabajadores del conocimiento dedican una media del 20 % de su tiempo a buscar información interna o a buscar colegas que puedan ayudarles con tareas específicas. Uno de los principales objetivos de una herramienta de gestión del conocimiento es resolver este problema. 

Una solución eficaz de gestión del conocimiento debe contar con una función de "motor de búsqueda", que permita a los empleados acceder rápidamente a datos y documentos desde un único punto de entrada. Lo ideal es elegir una tecnología que, como Mozzaik365, ofrezca un centro de búsqueda personalizable con la posibilidad de configurar filtros y verticales de búsqueda personalizados.

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Accesibilidad y facilidad de uso

Un buen software de gestión del conocimiento es fácil de usar y accesible para todos los empleados. Al elegir su herramienta de gestión del conocimiento, debe asegurarse de que sea compatible con los distintos dispositivos utilizados por los empleados (ordenadores de sobremesa, portátiles, smartphones, etc.). De este modo, sus empleados podrán aprovechar la solución y colaborar sin problemas, incluso cuando trabajen a distancia. 

La tecnología elegida también debe estar diseñada y ser intuitiva para ofrecer una experiencia de usuario óptima y facilitar su adopción por parte de los empleados. Una buena idea es invertir en una herramienta integrada en el entorno de trabajo digital existente para que los equipos puedan adaptarse sin esfuerzo.

Funciones de colaboración y facilidad de uso

Como se ha visto, uno de los principales retos de la gestión del conocimiento es facilitar la transferencia de conocimientos entre los miembros de la organización, sobre todo para estimular la inteligencia colectiva y la innovación. Para lograrlo con éxito, su herramienta de gestión del conocimiento debe contar con funciones de colaboración y facilidad de uso que fomenten el intercambio y la difusión del conocimiento, como por ejemplo: 

• Función de ayuda a la contribución con plantillas de documentos que permiten a los empleados formalizar y compartir sus conocimientos sin problemas. 
• Función de coedición que permite a los colaboradores trabajar juntos en archivos compartidos. 
• Integración con los canales de comunicación de la empresa para que los usuarios puedan comentar, interactuar y difundir información sin fricciones. 

‍Integracióncon otras herramientas utilizadas por los empleados

La integración de la solución elegida con el software que ya utilizan los empleados es un criterio crucial a la hora de seleccionar su herramienta de gestión del conocimiento. Integrada con las herramientas existentes, la tecnología de gestión del conocimiento es más fácilmente adoptada por los empleados. 

Además, una buena integración es también garantía de productividad diaria. Los empleados pueden buscar información en su espacio de trabajo digital desde un único punto y pasar de una herramienta a otra sin problemas. Adoptar una tecnología de gestión del conocimiento integrada en tu espacio de trabajo digital (como la extensión Mozzaik365 para SharePoint) es un paso clave para crear un Digital Workplace unificado y sin fisuras.

Gestión electrónica de documentos (GED)

Una buena herramienta de gestión del conocimiento es, ante todo, un recurso eficaz para la gestión de documentos. Debe permitir a los empleados un acceso fácil y seguro a datos actualizados y fiables. Para lograrlo, el software de gestión del conocimiento elegido debe incluir funciones de gestión electrónica de documentos (GED) para controlar el ciclo de vida de los documentos digitales (creación, indexación, almacenamiento, actualizaciones, archivo, eliminación).

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Seguridad de los datos

La seguridad de los datos es un criterio crucial a la hora de elegir su herramienta de gestión del conocimiento. El capital intelectual y la información confidencial de su organización deben confiarse a un proveedor que garantice un alto nivel de seguridad, ya sea durante el almacenamiento o el intercambio de datos. El alojamiento en una nube segura, el cumplimiento del GDPR o la certificación ISO 27001: 2013 son garantías valiosas para protegerse de los riesgos informativos.

Precios

Por último, el precio es un elemento a tener en cuenta a la hora de seleccionar su solución de gestión del conocimiento. El precio propuesto debe ajustarse al presupuesto de su empresa. Sin embargo, tenga en cuenta que el software de gestión del conocimiento es una inversión que debería mejorar la productividad de su organización y conseguir un ahorro de costes (reducción de horas de trabajo perdidas, mejor gestión de los recursos humanos, etc.). Por lo tanto, el coste de la solución debe evaluarse en relación con las ganancias esperadas y las pérdidas evitadas.

Las mejoressoluciones de gestión del conocimiento

Dados los retos asociados a la gestión del conocimiento y la proliferación de soluciones, elegir un software de gestión del conocimiento (GC) es un verdadero desafío. Para ayudarle a superar este reto, le presentamos una selección de las mejores herramientas de gestión del conocimiento para empresas.

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint es una herramienta de colaboración diseñada para almacenar, organizar y compartir información de forma segura. Crea sitios de equipo que centralizan el contenido, la información y las aplicaciones necesarias para el trabajo colaborativo. SharePoint se integra bien con otras herramientas de la suite Microsoft, ofreciendo accesibilidad directa a las bases de datos de Microsoft Teams. La coedición de archivos de Word, Excel, OneNote o PowerPoint se realiza sin problemas dentro del sitio de equipo de SharePoint.

👉 Para más información, descubre 4 pasos para crear tu intranet de SharePoint 365 | Guía 2024 .

Mozzaik365

Mozzaik365 es una extensión de SharePoint Online que amplía las capacidades de SharePoint, transformando las intranets en un lugar de trabajo digital unificado. Facilitando la colaboración interna, la comunicación y el intercambio de conocimientos, Mozzaik365 mejora SharePoint en un centro de gestión del conocimiento bien diseñado, funcional y seguro.

Ofrece funciones esenciales como la creación de wikis, asistencia a las contribuciones, gestión electrónica de documentos (GED) y un motor de búsqueda avanzado, personalizable y sin código.

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Confluencia

Confluence es un software de trabajo colaborativo dotado de un sistema de gestión del conocimiento del desarrollador de software australiano Atlassian. Permite crear, organizar, compartir, modificar y comentar en colaboración contenidos a través de "wikis" (sitios de equipo).

El motor de búsqueda de Confluence emplea inteligencia artificial (IA) para acelerar las búsquedas de documentos y ofrecer respuestas instantáneas con resúmenes de páginas automatizados. Confluence se integra con más de 3000 programas, entre ellos Slack, Jira, Trello y Microsoft.

KnowledgeOwl

KnowledgeOwl es un software estadounidense de creación y gestión de bases de conocimiento. Permite compartir contenidos internos de forma segura o con un público externo. Adecuado para empresas que desean compartir documentación de productos con clientes o establecer un centro de ayuda accesible, KnowledgeOwl es apreciado por su interfaz fácil de usar, su rentabilidad y la calidad de su servicio de atención al cliente.

Notion

Notion es una conocida aplicación de productividad californiana que va más allá de la simple toma de notas. Gestiona proyectos, hace un seguimiento de las tareas, crea wikis y bases de datos. Con Notion, las empresas pueden almacenar, organizar, recuperar y hacer circular el conocimiento interno sin comprometer la seguridad. La interfaz de Notion es fácil de aprender y utilizar. Además, la API de Notion permite la integración con muchas herramientas, como Jira, Slack y GitHub.

Haiilo

Haiilo es una plataforma de comunicación interna todo en uno con sede en Francia. Facilita la creación de una base de conocimientos, bibliotecas de documentos y wikis. Esta solución incluye un motor de búsqueda para encontrar rápidamente información en el espacio de trabajo y un sistema de gestión de contenidos. Los usuarios aprecian la sencillez, facilidad de uso y servicio posventa de la plataforma.

Base de conocimientos de HubSpot

HubSpot es un conocido software de marketing y gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Las empresas pueden utilizar HubSpot para crear bases de conocimientos en línea para sus clientes. La función de informes analiza las búsquedas para identificar posibles deficiencias en la documentación proporcionada. El objetivo de esta herramienta es mejorar la satisfacción del cliente mediante la autoasistencia y aumentar la productividad de los equipos de atención al cliente liberando tiempo para consultas más complejas.

Intalio

Intalio es un proveedor de software estadounidense con 30 años de experiencia que ofrece soluciones de gestión electrónica de documentos (GED ) o gestión de contenidos empresariales. Esta herramienta basada en IA permite a las organizaciones gestionar y controlar todo el ciclo de vida de sus documentos y la recopilación de contenidos, almacenamiento, archivo, análisis, etc.).

Documento360

Document360 es un SaaS británico que permite a las empresas crear, compartir y gestionar bases de conocimiento para clientes (documentación técnica, tutoriales, preguntas frecuentes de autoservicio, etc.) y sus equipos de atención al cliente y desarrolladores (guías de solución de problemas, bases de conocimiento de soporte, documentación de integración). Esta solución impulsada por IA destaca por su facilidad de uso y la calidad de su servicio al cliente.

Claves sobre las mejores herramientas de gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento (GC) es un reto importante para las organizaciones, ya que representa una palanca crucial para la competitividad y el rendimiento. Las herramientas de gestión del conocimiento desempeñan un papel vital en la aplicación de estrategias eficaces de gestión del conocimiento. En general, estas soluciones informáticas permiten crear, almacenar, organizar, actualizar, archivar y eliminar documentos e información. También facilitan la difusión de estos conocimientos internamente y, en algunos casos, a un público externo. 

La elección de una tecnología de gestión del conocimiento requiere una cuidadosa consideración. Deben estar presentes varios rasgos y características, entre ellos: 

• Un potente motor de búsqueda para recuperar fácilmente la información pertinente. 

• Una plataforma fácil de usar que fomenta la colaboración. 
• Integración con otras herramientas utilizadas por los colaboradores. 
• Capacidades de gestión electrónica de documentos (GED). 
• Seguridad de la información. 
• Un buen equilibrio entre calidad y precio. 

Mozzaik365 destaca en todos estos aspectos y se sitúa indiscutiblemente entre las mejores herramientas de gestión del conocimiento disponibles en el mercado. Para descubrir todas las ventajas de nuestra solución, solicite una demostración haciendo clic aquí.