Gestión del conocimiento: lo que ha cambiado el trabajo híbrido

Según Deloitte, el 75% de las empresas creen que lagestión del conocimiento será un tema clave en 2021. Sin embargo, ¡solo el 9 % de ellas ha puesto en marcha acciones para afrontar este reto! Hay que decir que varias barreras les impiden abordar plenamente esta cuestión, como la falta de recursos tecnológicos o una organización en silos. Y, sin embargo, el 60 % de los empleados tienen dificultades para obtener la información que necesitan para realizar su trabajo; se calcula que pierden hasta 5 horas a la semana para obtener la información necesaria.

Se trata, por tanto, de pasar de un modo de trabajo muy jerarquizado a un esquema organizativo en red, que privilegie lo colectivo. Pero a las empresas se les impone una dificultad adicional: la crisis de los Covid-19 ha generalizado el recurso al trabajo híbrido. Se trata de una forma de organización del trabajo en la que los empleados se reparten entre el trabajo a distancia y el trabajo presencial. En este contexto, el intercambio de información (sobre todo informal) se complica aún más.

Se plantea entonces la siguiente pregunta: ¿cómo ha cambiado el trabajo híbrido la forma de gestionar el conocimiento y cómo podemos responder a estos nuevos retos?

Gestión del conocimiento y trabajo híbrido: nuevos retos

Desde la llegada del trabajo híbrido, han surgido muchos retos para las empresas en términos de gestión e intercambio de conocimientos. Entre ellos figuran:

• Falta de comunicación entre la sede y el terreno o entre colegas;
• Dispersión de datos e información;
• Tiempo limitado para intercambios informales;
• Pérdida de transferencia de competencias entre empleados.

El resultado es una retención de información que, aunque no sea necesariamente intencionada, perjudica a todos los empleados. Para hacer frente a estos nuevos retos, las empresas deben desarrollar sus métodos de gestión del conocimiento y las herramientas asociadas a ellos.

Compartir conocimientos en la empresa: ¿qué es?

El conocimiento puede compararse a un iceberg: por un lado, la parte visible; por otro, la sumergida. Así, el 5% del conocimiento es explícito, mientras que el 95% es tácito, es decir, derivado de la experiencia profesional, los intercambios informales, etc. A continuación detallamos estos distintos tipos de conocimiento.

¿Por qué es importante esta distinción? Porque la transferencia de conocimientos entre empleados es una cuestión clave para las empresas. Las ventajas de esta práctica son numerosas: perpetuación y transmisión del saber hacer (a pesar de los cambios inevitables, como las jubilaciones), establecimiento de una cultura y una memoria colectiva, valorización de los empleados, etc. Otras ventajas: los conocimientos así intercambiados se refieren específicamente a la empresa y a su sector de actividad, y representan un coste muy bajo para la empresa en comparación con un organismo de formación externo.

En general, el intercambio de conocimientos en una empresa puede definirse como un flujo evolutivo de conocimientos entre los empleados. A diferencia de un "stock" de datos que se acumulan sin renovarse necesariamente (por ejemplo, en un disco duro), el conocimiento compartido evoluciona con las personas que se lo transmiten. Por tanto, se actualiza constantemente.

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Los distintos tipos de conocimiento

Hemos visto anteriormente que existen dos tipos principales de conocimiento: el conocimiento explícito y el conocimiento tácito. Esta clasificación fue realizada por el profesor japonés

Ikujiro Nonaka, Especialista en Gestión del Conocimiento:

• El conocimiento explícito es el más concreto: fácilmente codificable, se expresa tanto por escrito como oralmente, en particular a través de números y datos.
• Conocimiento tácito: es el conocimiento más difícil de formalizar porque depende del contexto. Incluye competencias como el saber hacer y la experiencia profesional. Por ejemplo, saber gestionar un proyecto a largo plazo es un conocimiento tácito.

Trabajo híbrido: hacia un cambio en la gestión del conocimiento

La llegada del trabajo híbrido ha cambiado la forma de gestionar el conocimiento. En la era del trabajo a distancia, las reuniones (principal lugar de intercambio de información) y las conversaciones entre colegas se reducen necesariamente. Del mismo modo, se han limitado los intercambios informales y espontáneos, que favorecen especialmente el conocimiento. Sin embargo, este cambio en los métodos de gestión del conocimiento no significa que vayan a desaparecer. De hecho, sólo están evolucionando; una evolución que las empresas deben apoyar poniendo en marcha nuevas herramientas y procesos.

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Buenas estrategias de gestión del conocimiento

Lagestión del conocimiento es un proceso de transformación de la información en datos utilizables, con el objetivo de crear una base de conocimientos accesible a todos los empleados.

Este proceso debe llevarse a cabo mediante un conjunto de herramientas y técnicas que permitan capitalizar el conocimiento. El objetivo: crear un capital intangible propio de la empresa, y no de la suma de los individuos que la componen.

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Aplicar una estrategia de gestión del conocimiento

Implantar una estrategia de gestión del conocimiento en un entorno de trabajo híbrido requiere varios pasos. Entre ellos figuran:

• Crear procesos claros y transparentes que expliquen cómo, dónde y cuándo se crea y comparte la información con todo el personal;
• Identificación de buenas prácticas en la gestión del conocimiento;
• La utilización de uno o varios puestos de Gestor del Conocimiento;
• La implantación de herramientas de colaboración que faciliten la libre circulación y el intercambio de información a distancia(red social interna, diarios compartidos, herramientas de almacenamiento de documentos, lugares de trabajo digitales, etc.);
• Identificar a las personas con experiencia y/o conocimientos específicos y a las que podrían beneficiarse de ellos, para ponerlas en contacto;
• La implantación de una base de datos interna, accesible a todos los empleados desde sus herramientas de trabajo profesionales;
• La creación de un repositorio capaz de centralizar las experiencias empresariales;
• La creación de una cultura del compartir que fomente la transmisión de experiencias, la colaboración y el apoyo mutuo. En esta cultura, el tiempo de compartir debe considerarse tiempo de trabajo.

Además, el trabajo híbrido requiere el establecimiento de una cultura de la escritura, que permita a los empleados acceder a la información y los documentos previa solicitud. Por ejemplo, si un empleado se ausenta de una reunión, debe poder acceder a la información y los documentos que se intercambiaron (actas, presentaciones, etc.).

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Herramientas de gestión del conocimiento

¿Y si el trabajo híbrido fuera también una oportunidad para los procesos de gestión del conocimiento?

Con la generalización del teletrabajo, también se han generalizado las herramientas digitales, agrupadas bajo el nombre de Lugar de Trabajo Digital. El término Lugar de Trabajo Digital es relativamente nuevo. Se refiere a un lugar de trabajo totalmente digital, que permite a los empleados recopilar y transmitir información de forma eficiente, con el objetivo de intercambiar y colaborar. Este entorno conectado es, por tanto, la piedra angular de la gestión del conocimiento en las empresas. De hecho, es un espacio :

• Abierto: la información se difunde ampliamente y en tiempo real;
• Horizontal : los conocimientos se transmiten a todos los empleados, al margen de cualquier jerarquía;
• Colaboración: todo el mundo puede pedir (u ofrecer) ayuda.

Como herramienta de gestión del conocimiento, fomenta el intercambio de información, centraliza los conocimientos en un único lugar y ahorra tiempo a todos los empleados.

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Por ejemplo, Mozzaik365 permite a todas las empresas crear su Digital Workplace en Microsoft 365 y Teams, al tiempo que les ofrece numerosas funcionalidades de comunicación, colaboración y gestión del conocimiento. Con respecto a esto último, Mozzaik365 facilita el intercambio de conocimientos. Por ejemplo, la fábrica de sitios ofrece la posibilidad de replicar fácilmente una plantilla de página existente. Estas plantillas conservan el diseño, la funcionalidad y la webpart asociada, así como los metadatos. La idea es que un módulo de gestión del conocimiento está diseñado para crecer y debe poder ampliarse o replicarse. Así, la plataforma ofrece un contenedor listo para usar que sólo necesita ser completado con contenidos. Mozzaik responde así a un reto de sostenibilidad: gracias a la ayuda a la contribución, los expertos pueden compartir un archivo en una base de conocimientos de forma rápida y sencilla, lo que les facilita mucho la vida. Todo ello optimizando al mismo tiempo el núcleo del reactor: la eficacia, la calidad y la pertinencia de las búsquedas.

Aspectos a tener en cuenta

La aplicación de nuevas prácticas de gestión del conocimiento es esencial;

📌Es importante elegir las herramientas adecuadas que faciliten el trabajo compartido y colaborativo;

📌 El Lugar de Trabajo Digital es la herramienta necesaria para las empresas a
que deseen centralizar sus conocimientos.