¿Cómo luchar contra la sobrecarga de información en las empresas?

¿Qué es la sobrecarga de información?

Infobesidad, sobrecarga de información, contaminación informativa, sobrecarga digital, fatiga informativa, hiperconexión, hiperconectividad, "tecnoestrés", síndrome de saturación cognitiva o agotamiento digital: no faltan términos para describir la sobrecarga de información que sufren muchas personas, sobre todo en el lugar de trabajo. Pero, ¿de qué estamos hablando exactamente y cuáles son los riesgos vinculados a este fenómeno?

Sobrecarga de información: definición

El término "sobrecargade información" fue teorizado por el sociólogo estadounidense Bertram Myron Gross en el libro"The Managing of Organizations: the Administrative Struggle Offsite Link "en 1964.

Como señalan los doctores en ciencias de la gestión Henri Isaac, Eric Campoy y Michel Kalika en un artículo publicado en "Management&Avenir" en 2007, la sobrecarga de información corresponde al estado en que se encuentra un sujeto cuando está expuesto a un volumen de información y comunicación tan grande que supera sus capacidades cognitivas.

En un contexto profesional, la sobrecarga de información se explica en gran medida por la hiperconexión digital, es decir, la omnipresencia y el uso excesivo de soluciones digitales como el correo electrónico, las redes sociales, la mensajería instantánea, los SMS, las llamadas telefónicas, las videoconferencias o las notificaciones de diversas aplicaciones de trabajo colaborativo.

La sobrecarga de información en cifras

Según el estudio de Lecko y Cog'x mencionado en la introducción de este artículo,la hiperconexión, caracterizada por la asistencia frecuente a reuniones y el envío de correos electrónicos fuera del horario laboral, afecta al 10% de los empleados franceses.

Esta cifra podría ser aún mayor, ya que, según revela una encuesta encargada por OpenText y realizada por 3Gem en 2022, el 40% de los trabajadores franceses cree que una mala gestión de la información es perjudicial para su bienestar mental en el trabajo. Y con razón, la sobrecarga digital no es neutra para los empleados...

¿Cuáles son los riesgos de la hiperconexión en el trabajo?

La sobreconexión y la infobesidad en la empresa plantean varios riesgos a los empleados y a la propia organización.

Un peligro para la salud física y mental de los trabajadores

El primer peligro de la sobrecarga de información y la hiperconectividad en el trabajo es el deterioro de la salud física y mental de los empleados. En efecto, un uso desmesurado de las tecnologías digitales puede difuminar la frontera entre la vida profesional y la privada, perjudicar el sueño de los empleados y, por supuesto, sumirlos en un estado de estrés más o menos avanzado.

Según un estudio de Speak & Act y Dynamic Workplace, en 2021, el 47% de los empleados encuestados afirmaron que eran incapaces de conciliar su vida laboral y personal, el 49% dijo consultar con frecuencia su correo electrónico antes de irse a dormir y el 73% dijo trabajar todos los fines de semana. Como resultado, según la misma fuente, el 60% de los trabajadores afirmaron estar estresados a menudo por motivos relacionados con el trabajo.

Disminución de la productividad individual y del rendimiento colectivo

El segundo riesgo asociado a la sobrecarga de información en las empresas es el de una disminución de la productividad individual y, en consecuencia, del rendimiento colectivo.

El exceso de solicitudes y las constantes interrupciones repercuten negativamente en la concentración de los empleados, su capacidad para tomar decisiones, su creatividad e incluso la calidad de sus relaciones sociales. Según Cyril Couffe, doctor en psicología cognitiva, lahiperconexión en el trabajo reduce la productividad en un 28%.

Un riesgo jurídico para el empresario

Por último, como recuerda la periodista especializada Aurélie Tachot en Le Figaro, el empresario que no garantiza el derecho a la desconexión previsto por el Código Laboral y permite que persista una situación de sobrecarga digital que perjudica la salud física y mental de sus trabajadores, se expone a sanciones legales.

Como vemos, los riesgos asociados a la infobesidad en las empresas y a la hiperconexión resultante son importantes. Entonces, ¿qué soluciones pueden movilizarse para luchar contra la sobrecarga digital de los empleados?

Digital Workplace: una solución contra la infobesidad y la hiperconexión de los empleados

La Digital Workplace es una solución eficaz para luchar contra la infobesidad y la hiperconexión de los empleados. Como veremos, esta herramienta digital todo en uno permite gestionar el exceso de información al que están expuestos los empleados y puede utilizarse para apoyar una transformación de la cultura corporativa.

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Una solución eficaz para centralizar y priorizar la información

La Digital Workplacees una plataforma que centraliza las distintas herramientas que los empleados necesitan para trabajar. Gracias a este espacio de trabajo digital, los empleados pueden acceder rápida y fácilmente a su software empresarial, aplicaciones de trabajo colaborativo (por ejemplo, Teams) y herramientas de comunicación interna (por ejemplo, la red social corporativa Viva Engage).

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Con la Digital Workplace los empleados navegan de una herramienta a otra sin fricciones y ahorran un tiempo valioso. Pero eso no es todo. Esta intranet avanzada también ayuda a combatir la sobrecarga mental centralizando y priorizando la información y las solicitudes dirigidas a los empleados.

¿El secreto? El lugar de trabajo digital permite utilizar distintas herramientas de comunicación en función de la intención y el tipo de contenido que se comparta. Por ejemplo:

• El chat de un canal de Teams para hablar con tu equipo sobre un proyecto en curso;
• El "muro de noticias" personalizado de cada usuario para recibir información específica relacionada con la vida de la empresa;
• El "muro de las redes sociales" de cada empleado para seguir la actividad de la organización en LinkedIn, Facebook, Twitter o incluso Instagram ;
• Una "comunidad Viva Engage (ex-Yammer) para intercambiar con colegas sobre un interés común y crear un vínculo;
• etc.

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Un entorno de trabajo digital personalizable

Otro punto fuerte del Lugar de Trabajo Digital en la lucha contra la sobrecarga digital es que este entorno de trabajo digital es personalizable no sólo a nivel corporativo, sino también a nivel de cada usuario individual.

Una plataforma de este tipo permite proporcionar a cada empleado las herramientas y servicios digitales que necesita, y sólo con esas herramientas. De este modo, los empleados están menos expuestos a la contaminación informativa y al riesgo de sobrecarga cognitiva.

Mejor aún, un Digital Workplace moderno como Mozzaik365 permite a los empleadores ofrecer a cada uno de sus empleados un Dashboard personal. Este cuadro de mandos personalizable es un valioso aliado en la lucha contra la sobrecarga de información y el tecnoestrés, ya que reúne en un solo lugar y organiza visualmente los recursos y herramientas que el empleado necesita para trabajar en buenas condiciones.

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Una palanca para transformar la cultura empresarial

Para frenar la infobesidad y lahiperconexión en el lugar de trabajo, es esencial implantar una cultura digital que fomente la desconexión. En esta perspectiva, la organización debe adoptar normas para controlar el uso de las herramientas digitales: prohibir enviar correos electrónicos a los compañeros o programar reuniones fuera del horario de oficina, por ejemplo.

El lugar de trabajo digital puede ser una palanca en la aplicación de estas medidas. Una herramienta como la plataforma de experiencia del empleado Viva de Microsoft puede utilizarse, por ejemplo, para planificar tiempos de concentración (o "enfoque") sin notificaciones ni distracciones, interrumpidos por pausas periódicas que permitan a los empleados "recargar las pilas".

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Sin embargo, sigue siendo necesario apoyar el cambio para escapar de la cultura de la urgencia y el control, transformar los comportamientos y enseñar a los empleados a hacer un buen uso de las herramientas digitales. Por ello, los talleres de sensibilización sobre la sobrecarga de información y la formación en el uso de soluciones tecnológicas pueden ser esenciales para garantizar el respeto del derecho a la desconexión .

Como vemos, el Puesto de Trabajo Digital es un fuerte aliado en la lucha contra la sobrecarga de información y la hiperconectividad en las empresas. En esta batalla, el Digital Workplace de Mozzaik365 está a la vanguardia ya que incluye diversas funcionalidades especialmente adaptadas para reducir la sobrecarga digital...

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¿Qué funciones de Mozzaik365 deberían incluirse para reducir la sobrecarga de información en el trabajo?

El puesto de trabajo digital Mozzaik365 ofrece varias soluciones para hacer frente a la infobesidad y la hiperconexión. En particular :

Búsqueda avanzada para encontrar fácilmente información interna

Según el estudio de OpenText mencionado anteriormente, el 47% de los empleados afirma dedicar una hora o más al día a buscar información y documentos en las redes de su empresa. De ellos, el 13% afirma dedicar entre 2 y 3 horas al día, y el 10%, más de 3 horas.

La función de "búsqueda avanzada" de Mozzaik365 Digital Workplace aborda este problema. Con sus filtros, verticales de búsqueda personalizables y sugerencias, los empleados pueden encontrar rápidamente un documento o página en su entorno Microsoft 365. De este modo, los empleados ya no se sienten ahogados en la masa de información que tienen a su disposición.

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Gestión electrónica de documentos (GED) acceso rápido a los expedientes

La función"EDM " de Mozzaik365 permite establecer un sistema de gestión de documentos eficaz y coherente. Con esta herramienta, los empleados pueden recuperar y utilizar rápidamente los documentos internos validados, almacenados, indexados y actualizados.

De este modo, la gestión electrónica de documentos evita la acumulación de un exceso de información y reduce la carga mental de los empleados, ya que se les garantiza el acceso directo a la versión correcta del expediente que les interesa.

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El muro de noticias personalizado para compartir la información adecuada con las personas adecuadas

El muro de noticias es una de las características esenciales de una buena intranet corporativa. Este módulo le permite agrupar en un solo lugar toda la información que considere útil para sus empleados (comunicaciones externas, artículos de blogs, publicaciones en redes sociales, próximos eventos, aplicaciones favoritas, etc.).

Mejor aún, el muro de noticias le permite segmentar las poblaciones que recibirán la información que desea destacar (invitación a un evento, noticias internas, etc.). De este modo, los empleados no están expuestos a contenidos que no les conciernen, lo que evita la sobrecarga de información.

La guinda del pastel es que, gracias a la función "mis feeds", cada usuario puede suscribirse a los temas que le gustan y hacer que los contenidos asociados aparezcan en su muro de noticias. De este modo, se prioriza y filtra la información, ¡y los trabajadores escapan a la infobesidad!

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Atajos para acceder a tus aplicaciones favoritas con un solo clic

Por último, entre las funciones que puede integrar en su puesto de trabajo digital Mozzaik365 para reducir la sobrecarga digital está, por supuesto, el componente "mis aplicaciones". Esto permite a los usuarios destacar sus aplicaciones favoritas en su muro de noticias o en su panel personal para acceder a ellas al instante.

Pero eso no es todo. El administrador también puede seleccionar los enlaces rápidos disponibles para las diferentes poblaciones de empleados. De este modo, los empleados saben inmediatamente qué herramienta utilizar y no se ven abrumados por el número de programas disponibles. De nuevo, ¡una buena forma de evitar la saturación cognitiva!

Cómo combatir la sobrecarga de información en el lugar de trabajo: lo que hay que recordar

La sobrecarga de información es un fenómeno de saturación cognitiva que se produce cuando un individuo está expuesto a un volumen excesivo de comunicaciones e información.La hiperconexión, es decir, el uso excesivo de herramientas digitales y las incesantes solicitudes que de ello se derivan, agrava este problema, sobre todo en el contexto profesional.

Disminución de la productividad individual y colectiva, deterioro de la salud física y mental de los trabajadores e incluso riesgo legal para la organización: la infobesidad y la sobreconexión tienen consecuencias deletéreas tanto para los empleados como para sus empleadores. Por ello, es esencial que estos últimos adopten soluciones para frenar la contaminación informativa y la sobrecarga digital .

El lugar de trabajo digital es una de las más eficaces de estas soluciones. Una solución SAAS como Mozzaik365 crea un entorno de trabajo digital racionalizado en el que las herramientas y los recursos seleccionados se centralizan y organizan para satisfacer con precisión las necesidades de cada empleado sin abrumarlo con información y aplicaciones.

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