Guía para una comunicación interna eficaz

¿Por qué hay que tomarse en serio la comunicación interna?

La comunicación interna se refiere a todas las acciones de comunicación llevadas a cabo dentro de una organización, con el objetivo de transmitir información y valores a los empleados. Uno de los principales objetivos de la comunicación interna es crear (y luego reforzar) una identidad colectiva, un sentimiento de pertenencia a un mismo grupo, que permita a todos los miembros de una empresa trabajar en un proyecto común. Y reforzar la motivación global de los empleados, haciendo vivir a diario la cultura de la empresa.

Como tal, la comunicación interna es en cierto modo el portavoz de la estrategia de la empresa. A través de este canal se difunden los objetivos, la visión, los valores y las orientaciones estratégicas de la empresa, así como sus resultados y éxitos.

A este respecto, es importante recordar que la comunicación interna no consiste únicamente en compartir información de arriba abajo (de la dirección a los empleados). De hecho, existen dos tipos de comunicación interna:

• La comunicaciónascendente, que es un tipo de comunicación en el que el intercambio de información e ideas procede de los empleados. A diferencia del enfoque tradicional, son los empleados quienes impulsan la comunicación. Se trata por tanto de un sistema más fluido y abierto que permite a los empleados expresarse, compartir sus ideas y participar en la estrategia de la empresa. Para que este sistema funcione, es necesario establecer un marco que garantice que la opinión de todos sea escuchada y tenida en cuenta.
• La comunicacióndescendente, que es un tipo de comunicación interna en la que la información se transmite de la dirección a los empleados. Es la forma clásica de comunicación interna, que se aplica en muchas organizaciones a través de herramientas como la intranet, los correos electrónicos, los comunicados, etc. A menudo criticada por su inflexibilidad, puede ser fuente de abusos y contribuir a desmotivar a los empleados.

Por tanto, es hora de insistir en que la comunicación interna es una vía de doble sentido: si bien el objetivo principal es permitir a la dirección transmitir información e ideas, los empleados también deben poder ser escuchados sobre cómo perciben la empresa y qué ideas tienen. Por tanto, una buena estrategia de comunicación interna combina hábilmente la comunicación ascendente y la descendente, para que haya escucha mutua.

Hoy en día, la comunicación interna se ha convertido en un puesto clave y una auténtica inversión para las empresas, que cuentan con departamentos dedicados a la comunicación interna. Hay que decir que está en juego la calidad de la transmisión de la información y, del mismo modo, la difusión de la cultura de la empresa y la retención del talento. La comunicación interna, al mejorar la satisfacción de los empleados, mejora también la productividad de la empresa. Se trata, pues, de una cuestión importante.

En 2021, un estudio del Observatorio de la Intranet y el Trabajo Digital sobre la transformación digital interna de las organizaciones trató de averiguar por qué esta cuestión es tan crucial. Reveló que la tecnología digital en la empresa tiene tres pilares principales:

• Mejora de la eficacia operativa (para el 61% de los encuestados);
• La fluidez de la comunicación interna (para el 52% de los encuestados);
• Continuidad de la actividad en caso de crisis (para el 46% de los encuestados).

La conclusión es clara: para más de la mitad de los encuestados, la comunicación interna es uno de los principales retos de la revolución digital. Esta importancia ha aumentado desde la crisis sanitaria y la democratización del trabajo a distancia.

Según una encuesta realizada por Steeple, el 70% de los encuestados se mostraron satisfechos con la comunicación interna de su empresa durante la crisis de Covid-19. Pero aún son más (83%) los que consideran que la comunicación interna es un proyecto al que hay que dar prioridad para el periodo posterior a la crisis. Para la mayoría de los empleados, la comunicación interna no debe ser una función accesoria de la empresa, sino un papel fundamental.

Nuestros consejos para una comunicación interna eficaz

1° Identifique sus objetivos

Esto significa definir una estrategia de comunicación interna. Para definir la estrategia que mejor se adapte a las características de su organización, es importante identificar los destinatarios a los que desea dirigirse (¿todos los empleados? ¿algunos?). Una vez identificados estos destinatarios, podrá adaptar los tipos de contenidos y canales de comunicación utilizados: sitio web, intranet, boletín interno, blog, vídeo, evento, etc. En efecto, no comunicamos de la misma manera en función de las personas a las que nos dirigimos y del nivel jerárquico en el que se encuentran. Por ejemplo, si quieres transmitir información a empleados que trabajan sobre el terreno y no utilizan mucho el ordenador, tendrás que ser más creativo para movilizar medios que sean fáciles de consultar sobre la marcha.

2° Crear un verdadero espacio de comunicación interna

Este espacio debe ser acogedor y de fácil acceso. Debe reunir toda la información de la empresa y permitir que los empleados se conecten entre sí. Puede adoptar la forma de una red social interna, un Digital Workplace, un feed de noticias, una conversación de Teams, etc.  

3° Participar en un proceso que difunda la cultura y los valores de la empresa.

Sea cual sea el canal utilizado, lo importante es ser proactivo para difundir no sólo información, sino también los valores que la empresa desea transmitir. Por ejemplo, si su organización está comprometida con un tema concreto, es importante comunicar con regularidad para crear impulso (para anunciar un evento de recaudación de fondos, por ejemplo). Recuerde: la comunicación interna es un vector importante para difundir la cultura corporativa.  

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4° Centrarse en la transparencia

Este es el error que no hay que cometer: comunicar sólo para anunciar buenas noticias o transmitir información puramente objetiva.

La transparencia consiste en comunicar todo lo que ocurre en la empresa, ya sea positivo o negativo. Para los empleados, no saber lo que pasa es peor que estar regularmente al corriente de los retos. Ya se trate de un cambio en la dirección, de una reorganización o de la implantación de nuevos procesos, es bueno compartir toda la información. El resultado: mayor confianza de los empleados.

5° Aprovechar todo el potencial de los equipos

Teams es una excelente herramienta de colaboración, que también permite comunicar eficazmente a nivel interno y reforzar los vínculos entre los empleados: intercambios por chat o videoconferencia, planificación de tareas, creación de equipos de trabajo, etc. Pero Microsoft va aún más lejos: gracias a Viva Connections, los empleados pueden acceder a la intranet directamente desde su aplicación Teams. Esto les facilita aún más el acceso a la información y reduce el número de barreras a las que se enfrentan a la hora de compartir sus opiniones. La plataforma centraliza todas las comunicaciones internas, transformándola en un centro de comunicación y productividad.

Teams también es especialmente adecuado para los empleados que trabajan a distancia, ya que es accesible a través de una aplicación móvil.

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6° Márcate objetivos

Para saber si la estrategia de comunicación interna que está aplicando se adapta, es importante definir un plan de acción preciso, fijar objetivos y seguir los KPI (indicadores de rendimiento) asociados. Si observas que un objetivo no se ha alcanzado, esto te permite reajustar tu estrategia... y progresar.

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7° Implique a sus empleados

No se centre sólo en la comunicación descendente: sus empleados también tienen cosas que decir, y su opinión puede ser valiosa. De ahí la importancia de implicarlos en su estrategia de comunicación interna, ya sea mediante Defensa del Empleado o aplicando herramientas de expresión como el buzón de sugerencias, las encuestas o las sesiones colectivas de Brainstorming.  

Se trata de crear un entorno de trabajo que fomente la confianza y el bienestar entre los equipos, dándoles las claves para expresarse libremente. El resultado: un mayor sentimiento de pertenencia y una forma de lealtad al empleador. En cambio, si su cultura de empresa se basa en una jerarquía estricta y en la retención de la información, será difícil comunicarse eficazmente. Como resultado, sus empleados estarán menos implicados.

Nuestros artículos para profundizar en el tema:  

• Comunicación interna: 11 herramientas esenciales
• ¿Cómo orientar su comunicación interna?
• 7 consejos para mejorar la comunicación interna

Cómo Microsoft y Mozzaik365 afrontan los retos de la comunicación interna

Microsoft 365 y Mozzaik365 son dos herramientas esenciales que las empresas pueden utilizar en su estrategia de comunicación interna.  

Microsoft 365 ofrece muchas herramientas para facilitar el trabajo colaborativo y comunicarse mejor internamente: Yammer, Teams, SharePoint, Viva Connections...  

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💡 Para saber más, no dude en consultar los siguientes artículos:  

• Microsoft Viva, el empleadoexperiencia del empleado
• Lo que hay que saber sobre las redes sociales corporativas (más sobre Yammer)

Mozzaik365 propone crear un atractivo Digital Workplace, integrado con Microsoft 365, para conectar equipos y hacer que colaboren de forma fluida y eficiente. Para ello, Mozzaik365 rompe los límites funcionales y gráficos de SharePoint. Echa un vistazo a nuestras publicaciones en el blog para obtener más información sobre el uso de Mozzaik365 para la comunicación interna.

Ambas soluciones ofrecen también un altísimo nivel de seguridad. De hecho, los estándares de Microsofts responden a un nivel muy alto de expectativas por parte de los usuarios. Mozzaik365 es una extensión que no aloja ningún dato del cliente, lo que garantiza la integridad de los servicios de Microsoft.

En este sentido, la seguridad de sus datos debe seguir siendo una prioridad a la hora de utilizar soluciones de comunicación interna.

Nuevas prácticas que no comprometen la seguridad en el trabajo

Aplicar una estrategia de comunicación interna requiere el uso de nuevas herramientas y soluciones digitales. Esto plantea legítimos problemas de seguridad. Sin embargo, no existen. Sí, es posible utilizar una amplia gama de herramientas de comunicación interna sin poner en peligro la seguridad de la empresa.  

Esto requiere no sólo elegir soluciones seguras, sino también apoyar el cambio y formar a los empleados en buenas prácticas de ciberseguridad. No hay que dejar que los empleados se las arreglen solos con sus nuevas herramientas: no solo es importante formarles en su uso, sino que también es esencial explicarles cómo ayudan estas herramientas a compartir y transmitir información.  

Conclusión

La comunicación interna tiene una doble función: sirve para transmitir mensajes, valores e información clave a los empleados, y también para reforzar la cohesión de los equipos y el sentimiento de pertenencia a un grupo. En otras palabras, las organizaciones de hoy en día difícilmente podrían prescindir de ella.  

Para una comunicación interna eficaz, es importante utilizar las herramientas adecuadas, como Teams, y diversificar sus prácticas: por ejemplo, mezclando la comunicación ascendente con la descendente. Todo ello estableciendo un marco definido y asegurando una sana transparencia, garantía de confianza y motivación del equipo.  

Un equilibrio que toda organización debe encontrar.