La guía para optimizar la gestión de proyectos en Microsoft Teams

Retos y herramientas de la gestión de proyectos en las empresas

La gestión de proyectos, puede definirse como la actividad que consiste en organizar diferentes tareas y recursos (humanos, presupuestarios, materiales) para alcanzar un objetivo en un plazo determinado.

Cuestiones de gestión de proyectos

Ya se trate de un evento, del lanzamiento de un nuevo producto, de un proyecto para un cliente o de un proyecto de transformación interna, la gestión de proyectos es esencial en las empresas.

Y por una buena razón, todas las organizaciones deben llevar a cabo proyectos, grandes o pequeños. Pero sin una gestión estructurada de los proyectos , es probable que estos fracasen.

Según un estudio publicado por el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) en 2020, las organizaciones que no consideran la gestión de proyectos una competencia estratégica tienen una tasa de fracaso de proyectos un 67% mayor que las empresas que son conscientes del impacto de la gestión de proyectos.

Esto tiene graves consecuencias financieras. Según la misma encuesta, el 11,4% de las inversiones realizadas por las empresas se malgastan debido a los malos resultados de los proyectos.

El papel clave de las herramientas de gestión de proyectos

Ante este problema, la implantación de una cultura empresarial que valore la gestión de proyectos y la formación de los empleados son esenciales. Pero estos esfuerzos no bastan.

Deben ir acompañadas de la adopción de metodologías (método en cascada, método Agile, Lean Management, etc.) yherramientas de gestión de proyectos (diagrama GANTT, matriz RACI, tablero Kanban, etc.) ad hoc.

Pero, sobre todo, para tener éxito, los proyectos deben apoyarse en la tecnología y, más concretamente, en un software de gestión de proyectos .

De hecho, según un estudio publicado en 2007 por PWC, el 77% de los proyectos de mayor éxito se basan en software de gestión de proyectos .

Software de gestión de proyectos: una elección (no tan) difícil

Entonces, ¿qué software de gestión de proyectos elegir? En este ámbito, la decisión es a priori tanto más difícil cuanto que la oferta es muy amplia.

Existen muchos softwares de gestión de proyectos: Trello, Asana, Microsoft Project (MS Project) o Monday, por nombrar algunos.

Además, para una buena comunicación entre las partes interesadas del proyecto, estos softwares deben acoplarse a plataformas de colaboración como Teams o Slack.

Tantas herramientas que pueden acumularse y complicar el día a día de los empleados. ¿La solución? Mantener la sencillez y utilizar la suite de Microsoft en todo su potencial.

🚀Para ir más allá, consulte nuestro artículo dedicado a los temas y métodos de gestión de proyectos en Microsoft Teams..

Herramientas de gestión de proyectos en el ecosistema Microsoft

Microsoft se interesa por la gestión de proyectos y lleva varias décadas ofreciendo soluciones en este campo.

Como prueba, el famoso software de gestión de proyectos MS Project lleva en el mercado desde 1984.

Teams, un software de gestión de proyectos de alto valor añadido

Lo más importante es que, desde 2017, Microsoft comercializa Teams, una aplicación de comunicación colaborativa que tiene un valor real para la gestión de proyectos .

En concreto, según un estudio realizado por Forrester por encargo de Microsoft en 2019:

• Los equipos ahorran a los empleados 4 horas a la semana gracias a un mejor intercambio de información y una colaboración más fluida;

• Teams reduce el número y la duración de las reuniones en un 18,9% cada semana gracias a su fiable función de videoconferencia;

• Para los directivos, Teams acelera la toma de decisiones en un 17,7% gracias a un acceso más fácil a los datos estratégicos;

• Por último, con Teams, todas las aplicaciones y recursos que necesitan los empleados están en un solo lugar, lo que les ahorra más de una hora a la semana.

Teams, un centro de gestión de proyectos

Sí, uno de los grandes puntos fuertes de Teams es que la aplicación centraliza todas las herramientas y recursos que los miembros del equipo del proyecto necesitan para completar sus misiones.

En concreto, es posible utilizar funciones de otros programas directamente en Teams, lo que supone un auténtico ahorro de tiempo para los participantes en el proyecto.

Pueden celebrar una reunión por videoconferencia, utilizar una pizarra Microsoft Whiteboard, consultar una lista de tareas pendientes creada en ToDo o consultar un plan de proyecto de Microsoft Planner, todo ello sin salir de la aplicación Teams.

🚀 Para ir más allá, te recomendamos leer nuestro artículo sobre Herramientas de colaboración interna de Microsoft.

Gestión de proyectos con Microsoft Teams

Como hemos visto, Microsoft Teams ofrece muchas ventajas para la gestión de proyectos.

Entonces, en la práctica, ¿cómo utilizar esta aplicación para sus proyectos? Allá vamos.  

¿Cómo preparar a los equipos para un nuevo proyecto?

👉 Para configurar Teams para un nuevo proyecto, empieza por añadir a todos los interesados de tu proyecto a un equipo de Teams.

👉 Luego, dentro de ese equipo, crea canales dedicados a los diferentes temas relacionados con el proyecto: presupuesto, entregables, eventos, reunión, seguimiento, comunicación, etc.

Crear canales temáticos tiene dos ventajas principales:

• Ofrece un ahorro de tiempo real a los miembros del equipo del proyecto, ya que la compartimentación de los debates garantiza la claridad y facilita la búsqueda de información;

• Le permite ponerse en contacto con las personas adecuadas en el momento oportuno, sin saturar los buzones de todos los interesados.

👉 Por último, dentro de tu equipo, haz una lista de las herramientas utilizadas en el proyecto y crea accesos directos a ellas.

De este modo, sus empleados serán más productivos, ya que podrán cambiar fácilmente de un software a otro.

Además, las personas que se unan al proyecto por el camino podrán ser Onboarded y ponerse al día más rápidamente.

Si crear equipos y canales Teams no es su fuerte, debe saber que existen soluciones como nBold. co para facilitarle la tarea. En unos pocos clics, puede publicar Teams perfectamente adaptados al tipo de proyecto en el que está trabajando, basándose en plantillas listas para usar.

¿Cómo gestionar el progreso de un proyecto en Teams?

👉 Para impulsar un proyecto en Teams, primero cree listas de tareas y subtareas en la aplicación ToDo y/o en la herramienta Planner.

A continuación, asigne las tareas a cada miembro del equipo del proyecto, teniendo cuidado de especificar el plazo en el que deben completarse.

Para facilitar el trabajo de los empleados, ahorrarles tiempo y evitar errores, vincule los documentos de SharePoint a las distintas tareas establecidas.

👉 Con esto fuera del camino, siéntase libre de utilizar todas las características de las herramientas de Teams para desplegar su metodología de gestión de proyectos.

Por ejemplo, puede crear una pestaña de MS Project en un canal de Teams.

Si ninguna de las herramientas satisface sus necesidades, añada aplicaciones adicionales. Pero tenga cuidado de no crear confusión ahogando a su equipo en herramientas.

👉 Por último, siga el progreso de su proyecto directamenteen Teams utilizando la vista "Gráficos".

Los diagramas le permitirán visualizar el grado de realización de cada una de las fases de su proyecto.

Esto facilita la detección de cualquier fallo y la rápida búsqueda de soluciones para mantener el proyecto dentro del plazo y el presupuesto previstos.

¿Cómo colaborar en la documentación de un proyecto en Teams?

Teams es una herramienta muy buena para crear, validar y poner a disposición del equipo del proyecto entregables y documentos prácticos relacionados con el proyecto(procesos, mejores prácticas, etc.).

👉 Con la aplicación Teams sí que puede crear un documento compartido y luego :

• Gestionar los derechos de acceso;
• Edítalo con varias personas;
• Seguimiento de los cambios realizados por los coautores;
• Añada cada uno de los comentarios;
• Etiquete a los miembros del equipo del proyecto para notificarles un cambio o un problema;
• Guarde el archivo en línea para que los compañeros de equipo puedan acceder a él desde cualquier lugar y en cualquier momento, simplemente iniciando sesión con su cuenta de Microsoft;
• Ver las distintas versiones, para volver atrás, por ejemplo.

👉 Teams también le permite establecer procesos de validación para sus documentos.

Una vez completado, el contenido puede ser verificado y aprobado por quien corresponda (su N-1 y luego usted, por ejemplo).

👉 Pero eso no es todo. En Teams, también tiene la posibilidad de crear Wikis, es decir, páginas informativas, en sus canales.

Una Wiki puede, por ejemplo, documentar opiniones o buenas prácticas de trabajo para compartirlas con el equipo.

Sin embargo, tenga cuidado: Los wikis creados en los canales de equipo no son accesibles a toda la empresa.

Así, para hacer circular la información entre todos los empleados, es preferible crear una base de conocimientos compartida con toda la empresa.

👉 Por último, Teams permite realizar encuestas o cuestionarios mediante Microsoft Forms.

Esta función es ideal para recopilar y organizar datos como comentarios de clientes, resultados de pruebas de usuarios, informes de errores, etc.

🚀 Togo más, considere revisar nuestro artículo "Cómo crear un plan de proyecto eficaz con Teams y SharePoint? ".

Un espacio para cada proyecto

En cada proyecto intervienen muchas personas, intercambios, herramientas, documentos y plazos.

Para ganar en productividad y comodidad de trabajo, le recomendamos enfáticamente que dedique un espacio de trabajo a cada uno de sus proyectos.

Este espacio de trabajo puede ser un canal de Teams, un sitio de proyecto de SharePoint, un panel de proyecto o incluso una carpeta compartida en una unidad.

Centralizar los intercambios, la información y los recursos

Sea cual sea la opción que elija, le permitirá centralizar conversaciones, documentos e información sobre cada proyecto en una única herramienta.

Se podrá acceder fácilmente a contraseñas, listas de contactos de proveedores de servicios, actas de reuniones, entregables y contratos asociados a un proyecto.

Múltiples ventajas

👉 Resultado: una carga mental más ligera para los miembros del equipo del proyecto.

De hecho, ya no tienen que hacer malabarismos entre proyectos. Pueden centrarse en cada uno a su debido tiempo y ser más eficientes.

👉 Mejor aún, todas las partes interesadas tienen acceso a la información sobre el proyecto.

En caso de ausencia, los empleados pueden ponerse al día rápidamente e incluso revisar una reunión perdida.

Se acabaron los correos electrónicos con resúmenes incompletos y la información olvidada, las reuniones sirven para debatir, decidir, desbloquear situaciones, en definitiva, para hacer avanzar eficazmente el proyecto en curso.

👉 Además, la buena práctica de crear un espacio por proyecto permite facilitar el Onboardingyel eventual traspaso del proyecto.

Los empleados pueden acceder fácilmente a todos los recursos e intercambios asociados al proyecto. La continuidad del proyecto está así garantizada.

👉 Por último, al estar todos los elementos centralizados, es fácil agregar losKPI relacionados con el proyecto y el presupuesto.

A partir de ese momento, resulta mucho más sencillo seguir sus progresos y adaptarte a los imprevistos para alcanzar los objetivos fijados.

🚀 Para ir más allá, le invitamos a leer nuestro artículo sobre el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento de su puesto de trabajo digital

Optimización de la gestión de proyectos en Microsoft Teams: conclusión

Microsoft Teams es una herramienta de gestión de proyectos muy potente.

Seguro que los gestores de proyectos estarán encantados con esta aplicación, que les permitirá organizar un proyecto, seguir su progreso y documentarlo, todo desde una única interfaz .

Para los titulares de licencias de Microsoft, elegir otra solución de gestión de proyectos sería costoso y contraproducente.

¿Le parece un poco austero el software de Teams?

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