El directorio de empresas, también conocido como trombinoscopio, es una herramienta indispensable para su Intranet.
La función del directorio de empresas va mucho más allá de la de una lista de empleados. Debe concebirse como una verdadera herramienta para acelerar los intercambios y la colaboración.
La definición de un puesto de trabajo digital es ya bien conocida: se basa en un entorno ergonómico en la nube que ofrece múltiples herramientas de trabajo colaborativo integradas con las aplicaciones de la empresa. En este lugar de trabajo de nueva generación, el directorio de empresa desempeña un papel clave: omnipresente en las herramientas de comunicación e intercambio, es esencial para una buena comunicación y colaboración entre equipos.
El trabajo híbrido conduce naturalmente a la aparición de silos
Este papel crucial del directorio se ha hecho especialmente evidente a medida que el teletrabajo se ha convertido en una parte mucho más importante de la vida diaria de los empleados. El trabajo híbrido, que combina las fases de trabajo presencial y a domicilio, sitúa el lugar de trabajo digital en el centro de la colaboración. El uso de Microsoft Teams se ha disparado durante la fase de confinamiento, con una cifra récord de +775% para Microsoft Teams en algunos países como Italia. El estudio de Microsoft Research se realizó entre más de 60.000 empleados de Microsoft durante el primer confinamiento. En él se destacaba la importancia de las herramientas de colaboración para un trabajo a distancia eficaz. Sin embargo, paralelamente al auge del trabajo en grupo a través de Internet, los investigadores observaron una reducción del número de interacciones en toda la empresa: los empleados interactúan mucho más con sus compañeros directos, pero mucho menos con los de otros equipos de proyecto y departamentos. En Microsoft, por ejemplo, los investigadores midieron un descenso del 25% en el tiempo de colaboración entre distintos grupos de trabajo.
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Una herramienta como la red social corporativa (RSC) Yammer permite al usuario estar continuamente informado de la actividad de los miembros de su red y recibir notificaciones de cada nuevo post. Al mismo tiempo, las fases de teletrabajo conducen a una ausencia de intercambios informales en la máquina de café o al margen de las reuniones. Esto conduce a lo que los investigadores denominan fragmentación de los intercambios. Gracias a las herramientas digitales, los empleados se comunican cada vez con más frecuencia dentro de su círculo de trabajo, ¡pero mucho menos fuera de él! Los investigadores han observado así la formación de grupos de usuarios entre los que la comunicación es mucho menos frecuente.
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Consideran que la fragmentación de los usuarios y este funcionamiento en silos son obstáculos importantes para la innovación. Las nuevas ideas y las innovaciones disruptivas nacen a menudo de la confrontación de puntos de vista y de la aceleración de los intercambios entre departamentos. Por ello, la implantación de un Puesto de Trabajo Digital debe ir acompañada de medidas que estimulen los intercambios entre grupos de trabajo.
Transformar el directorio en una verdadera herramienta de colaboración
El directorio es una herramienta clave para luchar contra esta fragmentación de los intercambios en una empresa. El papel del lugar de trabajo digital es proporcionar al usuario herramientas eficaces para ponerse en contacto con cualquier persona de la empresa con el fin de ayudarle a cumplir su misión. En este sentido, el directorio debe reflejar la organización de la empresa integrando el organigrama y los vínculos entre los empleados. Un empleado que desee más información sobre un futuro producto debe poder ponerse en contacto fácilmente con la oficina de diseño. Del mismo modo, un mensaje enviado por un cliente al centro de llamadas o a través de una red social debe poder circular rápidamente hasta la persona adecuada para que el problema pueda resolverse lo antes posible. La función Trombinoscopio de Mozzaik365 permite encontrar rápidamente un colaborador en la organización, lo que hace más fluidos los intercambios internos en la plataforma.
El lugar de trabajo digital debe aprovechar la información "tácita
Más allá de los servicios de afiliación y los vínculos jerárquicos de cada uno, el directorio debe modelar realmente el saber hacer de cada uno. Una extensión como Mozzaik365 puede ir más allá con SharePoint y aportar nuevas funcionalidades a la suite Microsoft 365. Por ejemplo, en el caso del directorio, Mozzaik365 puede mostrar mejor las habilidades y experiencias de cada persona.
Como explicó Frédéric Veldeman, Digital Strategist & Manager en Keyrus, durante el Webinar organizado por Mozzaik sobre el papel del Lugar de Trabajo Digital en la gestión del conocimiento, el 5% del conocimiento es explícito y el 95% es tácito. Este último está formado por la experiencia profesional de cada empleado, el conocimiento que puede haber adquirido durante su guardia, durante intercambios informales o incluso durante el tiempo de ocio. El papel de un puesto de trabajo digital moderno es permitir que todos utilicen esta información para encontrar el contacto adecuado en el momento oportuno. El motor de búsqueda de la intranet debe ser capaz de establecer el vínculo entre los perfiles de usuario del directorio y todos los contenidos y comentarios publicados por cada uno. Todas estas contribuciones informales en las herramientas sociales puestas a disposición por la empresa constituyen un corpus de conocimiento tácito que permite ampliar la búsqueda a todas las competencias reales de los empleados.
En este sentido, es fundamental animar a los expertos de la empresa a compartir el mayor número posible de contenidos en la plataforma de la intranet. Sus aportaciones y comentarios son una ayuda preciosa para los demás miembros de la organización y contribuirán a elevar el nivel de conocimientos de sus colegas. Por un lado, esta comunicación espontánea genera intercambios y mejora así la circulación directa de la información dentro de la empresa. Por otro lado, en un Digital Workplace construido sobre Microsoft 365, este contenido alimenta los algoritmos de Machine Learning de la plataforma. El algoritmo aprenderá a reconocer a los empleados en función de los datos básicos introducidos en el directorio, pero también en función de los contenidos publicados en la intranet. Así, en cuanto un usuario busque un experto en un ámbito concreto, el algoritmo podrá proponerle una lista de expertos que correspondan a su solicitud.
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Teams, una plataforma diseñada para facilitar el intercambio
Según la edición 2021 del Observatorio Arctus de la Intranet y el Lugar de Trabajo Digital, el 72% de las empresas francesas han optado por confiar en las soluciones de Microsoft para construir su Lugar de Trabajo Digital. Los usuarios pueden confiar en las herramientas incluidas en Microsoft 365 para interactuar con sus colegas. Pueden elegir entre el RSE Yammer, las herramientas de SharePoint y, sobre todo, Office Delve, una herramienta esencial para identificar al experto en un tema. A menudo pasada por alto, Office Delve es una herramienta gráfica que aprovecha los algoritmos de inteligencia artificial de la plataforma Microsoft. Es extremadamente potente porque ayuda a los usuarios a encontrar a la persona adecuada en Microsoft 365. Cuanto más relevante sea un documento, cuanto más lo consulten y comenten otros usuarios, más se considerará a su autor un experto en la materia.
Más centrado en las personas, Microsoft Teams ofrece herramientas de búsqueda avanzada en el directorio de la empresa a través de su bot "Who". Así, la consulta "Quién es" permite encontrar a una persona, "Quién sabe" permitirá encontrar a los expertos en un tema determinado. También es posible identificar al superior jerárquico de una persona, así como a todos los empleados que hayan tenido intercambios con ella. Por último, es posible encontrar a todos los participantes en una reunión de Teams y así continuar los intercambios con ellos y capitalizar la información intercambiada durante una videoconferencia de Teams.
La plataforma de Microsoft ofrece múltiples herramientas de colaboración y formas de explorar los datos de los usuarios. El componente Trombinoscope de Mozzaik365 te permite encontrar a un colaborador por su nombre, habilidades, intereses... directamente desde SharePoint. Podrás ver su equipo, contactar con él a través de Outlook o Teams y ver todos los intercambios, documentos conjuntos o post públicos con este colaborador.
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El papel de una solución Digital Workplace como Mozzaik365 es aportar más funcionalidades a las que ofrece SharePoint en modo nativo. Así, la interfaz es más coherente, completa y ergonómica. En este sentido, el directorio corporativo se integra plenamente en esta voluntad de ofrecer a los usuarios un entorno de trabajo totalmente unificado y despejado, que es la definición misma de un Digital Workplace moderno
Aspectos a tener en cuenta
El directorio de empresas :
📌 Promueve el trabajo colaborativo;
📌 Humaniza la relación laboral en un contexto de trabajo híbrido;
📌 Transcribe las competencias de una empresa;
