Una transformación digital no siempre va sobre ruedas. Aquí tienes 5 errores que debes evitar.
La transformación digital es ahora un reto importante para las organizaciones. No en vano, el 41% de lasempresas francesas (el 60% en el caso de las pymes) considera que la tecnología digital contribuye a aumentar su volumen de negocio. Aumento de la eficacia, ahorro de tiempo y productividad, captación de nuevos clientes... Las virtudes de lo digital son numerosas.
Sin embargo, iniciar la transformación digital de una empresa no siempre es un proceso sencillo. Además de las dificultades técnicas, a veces hay resistencia al cambio por parte de ciertos empleados. Pero que no cunda el pánico: estos obstáculos no son inevitables. Para facilitarte las cosas, hemos elaborado una lista de 5 errores que debes evitar al poner en marcha tu transformación digital.
#1 No crear una cultura digital en la empresa
En una empresa, los empleados suelen tener orígenes muy diversos. Algunos son nativos digitales, otros nacieron mucho antes de Internet... Por todas estas razones, es importante crear una cultura común que salve las diferencias entre los empleados. Implantar un cambio así lleva tiempo, pero es un reto apasionante. Es importante mostrar a todos los empleados el interés práctico y la utilidad de las nuevas tecnologías, utilizando ejemplos. Acciones de comunicación, formación, instalación de nuevas herramientas y aplicaciones... Hay muchas maneras de crear e instalar una cultura digital en la empresa. Esto es tanto más importante cuanto que, en las empresas que utilizan herramientas digitales de comunicación interna, la productividad aumenta entre un 20 y un 25% (estudio McKinsey, 2012).
Para ir más allá, aquí tienes nuestra guía para crear una cultura de empresa sólida 💪
Por supuesto, es importante elaborar previamente una hoja de ruta. Se trata de definir los objetivos prioritarios, pero también los departamentos (oficios) más afectados por la digitalización.
#2 No elegir las herramientas adecuadas
No puede haber transformación digital sin las herramientas adecuadas. Por eso es esencial elegir herramientas que combinen seguridad y eficiencia, ofrezcan funciones interesantes (por ejemplo, que ahorren tiempo a los empleados) y tengan la capacidad de hacer evolucionar el entorno informático de la empresa. Por ejemplo, si desea crear intranets colaborativas que involucren a todos sus empleados, Mozzaik365 es una solución fiable y fácil de usar. 100% segura, nuestra extensión añade 50 funciones adicionales a Teams y SharePoint.
💡Para ayudarte a elegir las herramientas adecuadas, descubre nuestra selección a través de nuestro artículo sobre las "Las 9 mejores herramientas que han digitalizado tu negocio" .
¿Qué ocurre con quienes utilizan estas nuevas herramientas? Recomendamos adoptar un enfoque de Adopción por el Usuario, es decir, el uso de las herramientas debe convertirse en algo automático para todos los usuarios. Para ello, los usuarios deben estar en el centro del cambio (User Centric) y adaptar las herramientas a sus prácticas, y no al revés. En otras palabras, no se trata de imponer nuevas herramientas a los empleados, sino de proponerles que las integren sobre la marcha.
Por último, es importante racionalizar el cambio. Evidentemente, no es posible implantarlo todo inmediatamente, por razones de tiempo y presupuesto. Por eso es mejor hacerlo gradualmente, lo que al mismo tiempo refuerza la confianza de los usuarios al darles tiempo para adaptarse, característica por característica.
#3 No implicar a las personas adecuadas
La transformación digital no es sólo una cuestión de herramientas: es también (y sobre todo) una cuestión humana. Así, los directivos deben estar convencidos de la transformación que se va a llevar a cabo y de los beneficios que aporta.
Es esencial comprender los problemas y métodos de la gestión del cambio para anticiparse a los riesgos y hacer frente a los problemas que conlleva adoptando la estrategia de gestión del cambio adecuada.
Ante todo, el líder debe dar ejemplo y adoptar una postura de cambio e implicar a su personal. Después, otros pueden tomar el relevo.
3.1 Crear un equipo de proyecto estable y comprometido
Aunque los conocimientos externos pueden ser necesarios en la implantación de una transformación digital, deben complementarse con un equipo de proyecto interno que conozca la empresa y sus objetivos. La función de este equipo debe ser implantar y afianzar el cambio, al tiempo que se comunica periódicamente sobre los pasos a seguir. No es obligatorio que los miembros del equipo procedan del mismo departamento: lo importante es que el equipo del proyecto sea versátil, experto y esté convencido del tema. Por otro lado, es importante que el equipo esté unificado y tenga objetivos comunes.
3.2 Diseñar herramientas empresariales implicando a los usuarios
Con una enorme cantidad de herramientas digitales diferentes, es fácil perderse... o resistirse al cambio. Por eso es importante, a la hora de diseñar las herramientas, asegurarse de que sean fáciles de usar y ofrezcan muchas ventajas a los empleados (ahorro de tiempo o productividad, por ejemplo). Para ello, ¿qué mejor que implicar directamente a los usuarios, por ejemplo organizando sesiones de formación en grupo? Será la ocasión de darles a conocer las posibilidades que ofrece el Lugar de Trabajo Digital, como la organización de eventos o el intercambio de noticias específicas.
3.3 Comunicación sobre nuevos usos al final del proyecto
La claridad de los objetivos de la transformación digital de una organización y la capacidad de comunicarlos eficazmente son cruciales para promover el cambio. Por lo tanto, es una buena idea contar con un plan de comunicación que acompañe a este proyecto. El objetivo es convencer, pero también guiar y tranquilizar a los empleados a lo largo del cambio. Sabemos que el 70% de los empleados son más fiel es a una empresa si ésta comunica internamente con claridad. De ahí la importancia de comunicar con transparencia las nuevas prácticas implantadas. Lo que nos lleva al siguiente error...
#4 No comunicar los cambios a los usuarios
Implantar cambios organizativos requiere mucho tiempo, esfuerzo y energía. Es un error creer que los usuarios se adaptarán rápidamente a estos cambios. Es sobre todo un proceso largo: por eso es necesario hablar del proyecto de antemano (para preparar la mente de la gente), comunicar sobre su progreso y sobre los puntos débiles que permite resolver, evocar los retos a los que responde, responder a las preguntas, proponer formación, etc. El objetivo es educar a los empleados para que acepten y luego integren el cambio, hasta convertirlos en actores del mismo (véase nuestro artículo sobre la gestión del cambio en las empresas).
📌 Para profundizar en este tema, explora nuestra guía para crear una cultura de empresa digital
#5 Creer que el proyecto termina con el despliegue
El proyecto de transformación no se detiene una vez desplegado: al contrario, ¡apenas ha comenzado! En efecto, la transformación digital es un proceso largo y complejo que requiere ajustes constantes. Y esto se aplica tanto a los aspectos técnicos como a los humanos... Una buena manera de identificar los ajustes necesarios es crear una herramienta de feedback, que permita a los usuarios dar su opinión en tiempo real. Pero eso no es todo. Hay que supervisar el uso para integrarlo a lo largo del tiempo, introducir cambios en función de las opiniones y necesidades de los usuarios, formar a los nuevos empleados, dar de baja las herramientas antiguas, anticipar el uso futuro, etc. Un trabajo que requiere tiempo... y paciencia.
Conclusión
Un proyecto de transformación digital siempre lleva tiempo. No se trata simplemente de poner en marcha nuevos usos y/o nuevas soluciones: se trata también de conseguir que los empleados acepten el cambio y anclen estas nuevas prácticas en su día a día. Se trata de un reto que requiere paciencia, ¡y que exige evitar algunos errores comunes que hemos enumerado en este artículo!
Aspectos a tener en cuenta
Los 5 errores a evitar son:
📌 No digitalizar tu negocio;
📌 No elegir las herramientas adecuadas;
📌 No involucrar a las personas adecuadas;
📌 No crear comunicación con los usuarios ;
📌 Detener el proyecto después de la fase de despliegue.
