SharePoint Online gegenüber OneDrive

Kennen Sie den Begriff Wissensmanagement? Dieser Begriff bezieht sich auf den Prozess der Organisation, Speicherung und Verknüpfung von Wissen innerhalb eines Unternehmens. Dieser Prozess ist wichtig, um die gemeinsame Nutzung und Verbreitung von Informationen zu gewährleisten und so die Effizienz innerhalb von Organisationen zu verbessern. Es ermöglicht die Optimierung der Mitarbeiterproduktivität, die Verbesserung der Entscheidungsfindung, die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Teams und die Verringerung des Fehlerrisikos.

Es wird geschätzt, dass die Zeit für die Suche nach Informationen im Durchschnitt 1,8 Stunden pro Tag beträgt, was einen Produktivitätsverlust für das Unternehmen darstellt. Rein finanziell gesehen belaufen sich die Kosten für das Abrufen eines einfachen Dokuments auf 90 Euro!

Daher ist es wichtig, wie Sie verstehen werden, sich mit den richtigen Werkzeugen auszustatten. Im Bereich des Wissensmanagements ist die Microsoft-Umgebung führend, vor allem mit Tools wie SharePoint und OneDrive.

Aber wie soll man sich entscheiden, wenn man weiß, dass jede Lösung ihre Besonderheiten und Vorteile hat? In diesem Artikel bieten wir einen detaillierten Vergleich zwischen SharePoint Online und OneDrive. Folgen Sie dem Leitfaden.

SharePoint Online

Beschreibung

SharePoint ist eine Plattform für die Zusammenarbeit, die in die Office 365-Suite integriert ist. Genauer gesagt handelt es sich um eine Lösung für die Erstellung von Team- oder Kommunikationsseiten, sei es in Form eines Intranets, eines Extranets oder von Projektbereichen. SharePoint bietet auch viele fortschrittliche Funktionen, insbesondere im Hinblick auf die Dokumentenverwaltung.

Die Unternehmen schätzen SharePoint vor allem wegen der Möglichkeit, ein vollständig maßgeschneidertes Intranet einzurichten. Die Informationen des Unternehmens werden auf diese Weise auf flüssige und effiziente Weise kommuniziert und geteilt, um die Zusammenarbeit zu stärken. Außerdem können die Benutzer von jedem Computer aus Dokumente hinzufügen.

Funktionsweise

SharePoint bietet eine einzigartige Infrastruktur zur Erstellung von 100 % maßgeschneiderten Intranets, die die Werte des Unternehmens widerspiegeln. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen:

• Dokumentenverwaltung: SharePoint erleichtert die Verwaltung von Dokumenten, indem es sie an einem einzigen Ort sammelt. Die Benutzer haben mit wenigen Klicks Zugriff auf alle erforderlichen Informationen. Bonus: Sie können die Struktur der Dokumentenzentralisierung selbst festlegen.
• Suche: Benutzer können innerhalb einer integrierten Plattform nach Inhalten (Informationen, Geschäftsdaten, Mitarbeitern usw.) suchen.
• Erstellung von Intranets und Integration von Dashboards.
• Erstellung von Geschäftsanwendungen.
• Projekträume: Mit SharePoint können Sie kollaborative Bereiche nach Benutzergruppen erstellen und sie mit wenigen Klicks duplizieren.
• Arbeitsablauf: Alle Arbeitsabläufe sind für maximale Effizienz automatisiert.

Die Vorteile von SharePoint

Mit SharePoint können Teams problemlos zusammenarbeiten, wichtige Dokumente und Informationen austauschen, verbreiten und verwalten.

Rationalisierung von Kommunikation und Zusammenarbeit

Einer der Hauptvorteile von SharePoint ist seine Fähigkeit, die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens zu optimieren. Teams können Dokumente und Informationen gemeinsam nutzen, an Projekten zusammenarbeiten und sich über wichtige Termine informieren - und das alles schnell und intuitiv. Ein Team, das an einem Projekt arbeitet, kann zum Beispiel eine gemeinsame Dokumentenbibliothek in SharePoint erstellen, in der alle Mitglieder dieselben Dokumente in Echtzeit bearbeiten können. Es besteht keine Notwendigkeit mehr, mehrere Versionen desselben Dokuments zu erstellen.

Integration mit anderen Tools

SharePoint hat außerdem den großen Vorteil, dass es sich mit anderen im Unternehmen verwendeten Tools und Software integrieren lässt. So kann SharePoint beispielsweise in Microsoft Office, HR-Systeme oder CRM- und Projektmanagement-Software integriert werden.

Garantierte Sicherheit

SharePoint bietet umfassende Sicherheit und Konformität und ist damit ein ideales Werkzeug für Unternehmen, die in regulierten Bereichen tätig sind. SharePoint kann beispielsweise so konfiguriert werden, dass der Zugang zu sensiblen Daten durch spezifische Berechtigungen eingeschränkt wird.

Anpassung von SharePoint-Websites

Schließlich bietet SharePoint zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten, die es den Anwenderunternehmen ermöglichen, das Tool an alle ihre Bedürfnisse anzupassen.

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OneDrive

Beschreibung

OneDrive ist ein Online-Tool zur Speicherung von Dokumenten. Es ermöglicht den Zugriff auf alle Ihre Dateien und Arbeitsdokumente, egal wo Sie sind. Das macht es zum idealen Werkzeug für hybride Arbeitnehmer, die zum Teil remote und zum Teil in den Räumlichkeiten ihres Unternehmens arbeiten. Der Zugriff auf OneDrive funktioniert von allen Geräten aus: Smartphone, Computer, Tablet, usw.

Die Speicherung verschiedener Arten von Dokumenten ist auf OneDrive vollkommen sicher. Jeder Benutzer hat ein Konto, mit dem er die Möglichkeit hat:

• Dokumente speichern;
• Freigeben von Dokumenten oder Ordnern mit Zugriffsberechtigung für einen anderen Mitwirkenden;
• Erstellen Sie eine gemeinsame Arbeitsbibliothek, die von SharePoint und Teams aus zugänglich ist.

OneDrive erleichtert also die Zusammenarbeit und die Verwaltung von Dokumenten, ist aber kein Intranet. Seine Funktionen sind daher begrenzter als die von SharePoint.

Funktionsweise

Um OneDrive zu nutzen, benötigen Sie lediglich ein Microsoft-Konto. Sobald Ihr Konto erstellt ist, können Sie den OneDrive-Ordner auf Ihrem Computer synchronisieren, um auf die in der Cloud gespeicherten Dateien zuzugreifen. Es ist auch möglich, die OneDrive-App auf Smartphones und Tablets zu verwenden.

Im Einzelnen sind dies einige der Funktionen von OneDrive:

• Synchronisierung: Die Benutzer können von ihrem Computer aus an den Dokumenten arbeiten, während die Änderungen in Echtzeit mit der Cloud synchronisiert werden.
• Gemeinsame Nutzung von Dokumenten: Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente sehen, die Sie mit anderen geteilt haben, unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe Mitarbeiter des Unternehmens handelt. Außerdem ist es möglich, in freigegebenen Dokumenten auf Dokumente zuzugreifen, die von einem Dritten freigegeben wurden.
• Gemeinsam genutzte Bibliotheken: OneDrive basiert auf der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, wodurch es möglich ist, auf Dokumente aus allen SharePoint-Bibliotheken zuzugreifen, auf die der Benutzer Zugriff hat.
• Schutz der Daten: OneDrive gewährleistet den Schutz und die Sicherheit aller Dokumente, ohne dass Drittanwendungen erforderlich sind.

Die Vorteile von OneDrive

OneDrive bietet zahlreiche Vorteile, darunter:

• Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit,
• Die Möglichkeit, jederzeit und von überall auf Ihre Dokumente zuzugreifen;
• Zugang zu früheren Versionen von Dokumenten;
• Die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten online;
• Die Möglichkeit, Dateien schnell und einfach auszutauschen;
• Sicherheit der Daten;
• Das automatische Sicherungssystem.

SharePoint VS OneDrive: Vergleich der Funktionen

Verwaltung von Dokumenten

SharePoint ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Dokumente an einem einzigen Ort zu sammeln und mit nur wenigen Klicks darauf zuzugreifen. Das Gleiche gilt für OneDrive, das einen schnellen Zugriff auf Dateien und Arbeitsdokumente von jedem Tool aus ermöglicht. Es ist auch möglich, eine gemeinsame Arbeitsbibliothek zu erstellen, auf die man von SharePoint aus zugreifen kann. In diesem Punkt sind die beiden Tools gleichwertig.

Zusammenarbeit

Mit SharePoint können Teams problemlos an verschiedenen Projekten zusammenarbeiten und Dateien, Informationen und Dokumente in Echtzeit austauschen. Sie können diese auch bearbeiten, ohne mehrere Versionen derselben Datei erstellen zu müssen, was zu erheblichen Effizienzsteigerungen führt.

OneDrive bietet auch Funktionen zur gemeinsamen Nutzung von Dateien, sei es intern oder mit externen Partnern. Die gemeinsame Erstellung von Dateien in Echtzeit ist ebenfalls möglich.

Ähnlich wie SharePoint Alert bietet OneDrive die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu erhalten, wenn bestimmte Dokumente aktualisiert werden. Insgesamt ist SharePoint jedoch im Vorteil, da seine Funktionen als Schnittstelle für die Erstellung individueller Intranets zahlreicher und fortschrittlicher sind.

Sicherheit und Compliance

SharePoint gewährleistet vollständige Sicherheit für Unternehmen. Es kann so konfiguriert werden, dass der Zugriff auf vertrauliche Daten mit spezifischen Berechtigungen eingeschränkt wird.

Andererseits bietet OneDrive auch Funktionen zur eingeschränkten Zugriffskontrolle. Außerdem bietet es ein System zur Wiederherstellung verlorener Daten.

Als SharePoint-Administrator oder Administrator in Microsoft 365 ist es möglich, das Herunterladen von Teams-Besprechungsdateien von SharePoint- oder OneDrive-Sites zu blockieren.

Preisgestaltung

Der erste SharePoint-Abonnementplan beginnt bei 4,70 € ohne MwSt. pro Benutzer und Monat. Das Microsoft 365 Business Standard-Abonnement hingegen kostet 11,70 € ohne MwSt. pro Nutzer und Monat. Das Abonnement ist jährlich und wird automatisch verlängert.

Das OneDrive-Angebot ist hingegen in Microsoft 365 Basic enthalten und bietet 100 GB Speicherplatz. Ist das nicht ausreichend? Ein Abonnement für Microsoft 365 Personal zum Preis von 69 € inkl. MwSt. pro Jahr bietet Zugang zu 1 TB Speicherplatz.

Fazit: 2 Werkzeuge für 2 verschiedene Zwecke

SharePoint Online und OneDrive bieten ergänzende, aber unterschiedliche Lösungen für die Dateiverwaltung und -freigabe in Unternehmen.

Während OneDrive ein ideales Tool für die Speicherung von Dateien und die Zusammenarbeit an persönlichen Dokumenten ist, ermöglicht SharePoint die Erstellung von 100 % benutzerdefinierten Teamsites, gewährleistet eine komplexe Dokumentenverwaltung und erleichtert die gemeinsame Arbeit an größeren Projekten.

OneDrive kann also zum Speichern von individuellen oder gemeinschaftlichen Dokumenten verwendet werden (z. B. Monatsberichte, die man mit seinem Team teilen möchte). Diese Berichte können mit anderen Kollegen geteilt werden, indem sie an einen speziell für das Projekt vorgesehenen SharePoint-Speicherort verschoben werden.

Sobald sich der Bericht in SharePoint befindet, können die Teammitglieder darauf zugreifen, ihn lesen und die erforderlichen Änderungen in Echtzeit vornehmen. Dies bedeutet, dass mehrere Personen gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten können. Darüber hinaus bietet SharePoint erweiterte Funktionen für die Dokumentenverwaltung, z. B. die Möglichkeit, Workflows für die Genehmigung von Dokumenten zu erstellen oder den Versionsverlauf zu verfolgen.

In diesem Beispiel sehen wir, dass OneDrive für die Erstellung und Speicherung von Dokumenten verwendet wird, während SharePoint für die Teamarbeit und die Dokumentenverwaltung genutzt wird. Diese beiden Tools ergänzen sich also, um eine sichere kollaborative Arbeitsumgebung zu schaffen.

Die Wahl zwischen den einzelnen Tools hängt dann von den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Es ist jedoch möglich (und sogar empfehlenswert), die Funktionen von SharePoint und OneDrive zu kombinieren, um die betriebliche Effizienz zu verbessern.