La gestion de connaissances en entreprise : Les meilleurs outils

Selon un rapport du cabinet de conseil Deloitte en 2021, la gestion des connaissances est l'un des trois principaux défis affectant le succès des entreprises. La préservation et la transmission des connaissances sont des facteurs clés de la productivité, de la fidélisation des clients et même de la rétention des employés. Les conséquences d'un mauvais système de gestion des connaissances peuvent constituer une menace majeure. Selon une étude publiée en 2018 par la plateforme vidéo Panopto, un partage inefficace de l'information coûte aux grandes entreprises américaines (17 700 employés) pas moins de 47 millions de dollars par an. 

Pour rester compétitives, les entreprises doivent adopter une culture de partage des connaissances et également investir dans une solution de gestion des connaissances efficace. Le défi ? Le marché des technologies de gestion des connaissances est vaste. Selon Market Research, le marché mondial de la gestion des connaissances devrait atteindre 2,1 billions de dollars d'ici 2030, ce qui représente une croissance de 18,3 % sur la période 2022-2030. Pour vous aider à trouver le logiciel de gestion des connaissances qui vous convient, Mozzaik365 vous présente son top des outils de gestion des connaissances et vous donne des pistes pour vous aider à choisir la bonne solution de gestion des connaissances qui répond aux besoins et aux limites de votre entreprise. Bonne lecture ! 

Quels sont les défis de la gestion des connaissances ?

La gestion des connaissances dans les entreprises consiste à identifier, collecter, organiser, stocker, distribuer et mettre à jour les connaissances qui émergent au cours de leur fonctionnement (données pertinentes sur les clients, informations sur le marché, processus d'entreprise, etc. Un outil de gestion des connaissances est un logiciel qui permet d'échelonner et de systématiser ce processus de gestion des connaissances. L'utilisation de technologies de gestion des connaissances est essentielle pour diverses raisons. 

Améliorer la satisfaction des clients et les fidéliser

Tout d'abord, une gestion efficace des connaissances est un véritable atout en termes de satisfaction et de fidélisation de la clientèle. La collecte, la conservation et la transmission des données relatives aux clients, par exemple au moyen d'un logiciel de gestion de la relation client (CRM), permettent de proposer des offres, un service à la clientèle et même des campagnes de marketing adaptés aux différents segments de la clientèle. 

Une base de connaissances ou un système de gestion de contenu (CMS) et un système de gestion documentaire permettent également au service clientèle de fournir des réponses rapides, précises, fiables et cohérentes aux problèmes rencontrés par les acheteurs. L'outil de gestion des connaissances en tant que tel peut également être utilisé pour fournir aux clients une documentation leur permettant de trouver des réponses à leurs questions en quelques clics, sans même devoir faire appel au centre d'assistance de l'entreprise. Il en résulte un gain de temps tant pour les clients que pour les représentants du service clientèle, qui peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

🔍 Pour aller plus loin, découvrez notre article sur la stratégie de gestion des connaissances : le guide.

Améliorer l'expérience des employés, les impliquer et les fidéliser

Une gestion optimisée des connaissances améliore également l'expérience des employés, ce qui favorise leur engagement et leur fidélisation. Selon une enquête menée par Panopto, 60 % des employés affirment avoir des difficultés à accéder aux informations dont ils ont besoin pour effectuer leur travail efficacement. En conséquence, 81 % d'entre eux expriment de la frustration, 26 % se sentent dépassés, 12 % désorientés et 9 % perdus. Cette stigmatisation négative peut avoir un impact significatif sur l'engagement des employés. 

Un système robuste de gestion électronique des documents (GED), un outil de gestion du contenu ou une base de connaissances peuvent résoudre ce problème. Grâce à ces solutions de gestion des connaissances, les employés peuvent facilement accéder aux ressources nécessaires à l'exécution de leurs tâches. En outre, ces applications logicielles permettent aux entreprises de fournir aux employés un contenu actualisé, luttant ainsi contre la surcharge d'informations qui touche un employé français sur dix. 

En prime, certains outils de gestion des connaissances (comme Mozzaik365) permettent aux employés de partager leur expertise sans effort, par exemple en créant des pages wiki pour la communauté des employés. La possibilité de partager des connaissances et de contribuer au développement d'un patrimoine intellectuel collectif favorise le sentiment de reconnaissance et renforce la motivation des employés.

Améliorer la qualité du travail et la productivité

Certes, les outils de gestion des connaissances ont la vertu d'améliorer la qualité du travail et la productivité de la main-d'œuvre. Selon Panopto, les employés perdent en moyenne 5 heures par semaine à attendre des informations. Les bases de connaissances et les systèmes de gestion documentaire répondent à ce problème. Grâce à ces solutions de gestion des connaissances, les ressources sont centralisées, organisées et mises à jour. Certains outils, comme Mozzaik365, intègrent même un moteur de recherche personnalisable et un système de marquage qui simplifie encore la recherche de documents. 

Dans un contexte de travail hybride ou de télétravail, le logiciel de gestion des connaissances devient encore plus indispensable. Il permet d'accéder aux documents de travail depuis n'importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette, etc.) de manière transparente et sécurisée. Qu'ils travaillent dans les locaux de l'entreprise ou à distance, les salariés ont accès à tous leurs fichiers mis à jour. Ils peuvent progresser dans leurs tâches en s'appuyant sur des données complètes, fiables et actualisées. Le risque d'erreur est réduit et les employés sont pleinement productifs.

🌟 Pour aller plus loin, découvrez comment le télétravail a transformé la gestion des connaissances.

Renforcer la collaboration interne et l'intelligence collective

Les outils de gestion des connaissances sont des alliés précieux pour encourager le travail collaboratif, développer l'intelligence collective et favoriser l'innovation. Les systèmes de gestion de contenu et de documents rationalisent la transmission de l'information en la rendant accessible à tous les collaborateurs autorisés, ce qui simplifie le travail en équipe. 

Par exemple, Microsoft SharePoint permet aux utilisateurs de collaborer sur des fichiers en temps réel (co-authoring), ce qui favorise l'émulation, génère de nouvelles idées et simplifie la résolution de problèmes. L'extension Mozzaik365 transforme SharePoint en un véritable centre de gestion des connaissances. Les employés peuvent facilement partager leur expertise à l'aide de modèles de documents personnalisables et reproductibles, ce qui permet aux collègues de différents départements ou équipes de travailler de manière plus efficace et innovante.

Simplifier l'intégration et la fidélisation des employés

La mise en œuvre d'une stratégie de gestion des connaissances solide basée sur un logiciel de gestion des connaissances efficace est un levier pour l'intégration réussie des nouveaux employés et leur maintien au sein de l'organisation. L'étude Panopto révèle que dans le premier mois suivant leur entrée en fonction, les nouveaux employés passent en moyenne 50 heures à chercher de l'aide auprès de collègues plus expérimentés.

L'utilisation d'outils de gestion de contenu et de documents réduit cette friction et améliore l'expérience des employés dès la phase d'intégration. Grâce à ces solutions, les talents peuvent facilement accéder aux informations et aux ressources nécessaires pour s'intégrer, se former à leur propre rythme et augmenter leur productivité.

Protéger l'entreprise contre la perte de connaissances

Enfin, l'adoption d'une bonne solution de gestion des connaissances est essentielle pour sécuriser les données, la documentation et les connaissances de l'organisation. Les connaissances des employés sont régulièrement collectées et sauvegardées, ce qui élimine le risque de perte de connaissances lors du départ d'un employé. 

En outre, un bon outil de gestion des connaissances protège également l'entreprise contre la perte de documents et d'informations critiques en les stockant de manière sécurisée. Il permet également de configurer l'accès aux ressources afin de préserver leur confidentialité.

Comment choisir son outil de gestion des connaissances ?

Il existe une grande variété de solutions de gestion des connaissances. Voici les caractéristiques à prendre en compte lors du choix de l'outil de gestion des connaissances le mieux adapté à votre entreprise :

Fonctionnalité de recherche

Selon un rapport de McKinsey publié en 2012, les travailleurs du savoir consacrent en moyenne 20 % de leur temps à la recherche d'informations internes ou à la recherche de collègues susceptibles de les aider dans des tâches spécifiques. L'un des principaux objectifs d'un outil de gestion des connaissances est de résoudre ce problème. 

Une solution de gestion des connaissances efficace doit disposer d'un "moteur de recherche" permettant aux employés d'accéder rapidement aux données et aux documents à partir d'un point d'entrée unique. Idéalement, votre choix devrait se porter sur une technologie qui, comme Mozzaik365, offre un centre de recherche personnalisable avec la possibilité d'inclure des filtres et des recherches verticales personnalisées.

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Accessibilité et convivialité

Un bon logiciel de gestion des connaissances est convivial et accessible à tous les employés. Lorsque vous choisissez votre outil de gestion des connaissances, vous devez vous assurer qu'il est compatible avec les différents appareils utilisés par les employés (ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, smartphones, etc.) De cette manière, vos employés peuvent tirer parti de la solution et collaborer de manière transparente, même lorsqu'ils travaillent à distance. 

La technologie choisie doit également être conçue et intuitive pour offrir une expérience utilisateur optimale et faciliter son adoption par les employés. Une bonne idée est d'investir dans un outil intégré à votre environnement de travail numérique existant pour permettre à vos équipes de s'adapter sans effort.

Collaboration Features and User-Friendliness

Comme nous l'avons vu, l'un des principaux défis de la gestion des connaissances est de simplifier le transfert des connaissances entre les membres de l'organisation, en particulier pour stimuler l'intelligence collective et l'innovation. Pour y parvenir, votre outil de gestion des connaissances doit présenter des caractéristiques de collaboration et de convivialité qui encouragent le partage et la diffusion des connaissances, telles que : 

• Fonction d'aide à la contribution avec des modèles de documents permettant aux employés de structurer et de partager leurs connaissances en douceur. 
• Les fonctions de co-édition permettent aux collaborateurs de travailler ensemble sur des fichiers partagés. 
• Intégration aux canaux de communication de l'entreprise pour permettre aux utilisateurs de commenter, d'interagir et de faire circuler l'information sans friction. 

‍Intégration aux autres outils utilisés par les employés

L'intégration de la solution choisie avec les logiciels déjà utilisés par les employés est un critère crucial dans la sélection de votre outil de gestion des connaissances. Intégrée aux outils existants, la technologie KM est plus efficacement adoptée par les employés. 

En outre, une bonne intégration est également un gage de productivité quotidienne. Les employés peuvent rechercher des informations dans leur espace de travail numérique à partir d'un point unique et passer d'un outil à l'autre en toute transparence. L'adoption d'une technologie de gestion des connaissances intégrée à votre espace de travail numérique (telle que l'extension Sharepoint Mozzaik365) est une étape clé dans la création d'un espace de travail numérique unifié et transparent.

Gestion électronique des documents (GED)

A good knowledge management tool is, above all, an effective resource for document management. It must allow employees easy and secure access to updated and reliable data. To achieve this, the chosen KM software must include electronic document management (EDM) features to control the lifecycle of digital documents (creation, indexing, storage, updates, archiving, deletion).

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer votre SharePoint en véritable GED | Le guide ultime

La sécurité des données

La sécurité des données est un critère crucial dans le choix de votre outil de gestion des connaissances. Le patrimoine intellectuel et les informations confidentielles de votre organisation doivent être confiés à un prestataire assurant un haut niveau de sécurité, que ce soit lors du stockage ou du partage des données. L'hébergement sur un cloud sécurisé, la conformité au GDPR ou certification ISO 27001:2013 sont des assurances précieuses pour se prémunir contre les risques informationnels.

Tarification

Enfin, le prix est un élément à prendre en compte dans le choix de votre solution de gestion des connaissances. Le prix proposé doit correspondre au budget de votre entreprise. Toutefois, n'oubliez pas que le logiciel de gestion des connaissances est un investissement qui doit permettre d' améliorer la productivité de votre organisation et de réaliser des économies (réduction des heures de travail perdues, meilleure gestion des ressources humaines, etc.) Par conséquent, le coût de la solution doit être évalué en fonction des gains escomptés et des pertes évitées.

‍Best Knowledge Management Solutions (Solutions de gestion des connaissances)

Compte tenu des enjeux liés à la gestion des connaissances et de la prolifération des solutions, le choix d'un logiciel de gestion des connaissances (KM) est un véritable défi. Pour vous aider à relever ce défi, nous vous présentons une sélection des meilleurs outils de gestion des connaissances pour les entreprises.

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint est un outil de collaboration conçu pour stocker, organiser et partager des informations en toute sécurité. Il permet de créer des sites d'équipe centralisant le contenu, les informations et les applications nécessaires au travail collaboratif. SharePoint s'intègre bien aux autres outils de la suite Microsoft, offrant un accès direct aux bases de données dans Microsoft Teams. La co-édition de fichiers Word, Excel, OneNote ou PowerPoint se fait de manière transparente au sein du site d'équipe SharePoint.

👉 Pour plus d'informations, découvrez 4 étapes pour créer votre intranet SharePoint 365 | Guide 2024 .

Mozzaik365

Mozzaik365 est une extension de SharePoint Online qui étend les capacités de SharePoint, transformant les intranets en un lieu de travail numérique unifié. Simplifiant la collaboration interne, la communication et le partage des connaissances, Mozzaik365 transforme SharePoint en un centre de gestion des connaissances bien conçu, fonctionnel et sécurisé.

Il offre des fonctionnalités essentielles telles que la création de wikis, l'aide à la contribution, la gestion électronique de documents (GED) et un moteur de recherche avancé, personnalisable et sans code.

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Confluence

Confluence est un logiciel de travail collaboratif doté d'un système de gestion des connaissances de l'éditeur australien Atlassian. Il permet la création, l'organisation, le partage, la modification et le commentaire collaboratif de contenus à travers des "wikis" (sites d'équipe).

Le moteur de recherche de Confluence utilise l'intelligence artificielle (IA) pour accélérer les recherches de documents et fournir des réponses instantanées grâce à des résumés de pages automatisés. Confluence s'intègre à plus de 3000 logiciels, dont Slack, Jira, Trello et Microsoft.

KnowledgeOwl

KnowledgeOwl est un logiciel américain de création et de gestion de bases de connaissances. Il permet le partage sécurisé de contenus en interne ou avec un public externe. Adapté aux entreprises souhaitant partager de la documentation produit avec leurs clients ou mettre en place un centre d'aide accessible, KnowledgeOwl est apprécié pour son interface conviviale, sa rentabilité et la qualité de son service client.

Notion

Notion est une application de productivité californienne réputée qui va au-delà de la simple prise de notes. Elle permet de gérer des projets, de suivre des tâches, de créer des wikis et des bases de données. Avec Notion, les entreprises peuvent stocker, organiser, récupérer et faire circuler les connaissances internes sans compromettre la sécurité. L'interface conviviale de Notion est facile à apprendre et à utiliser. En outre, l'API de Notion permet l'intégration avec de nombreux outils, notamment Jira, Slack et GitHub.

Haiilo

Haiilo est une plateforme de communication interne tout-en-un basée en France. Elle facilite la création d'une base de connaissances, de bibliothèques de documents et de wikis. Cette solution comprend un moteur de recherche pour rechercher rapidement des informations dans l'espace de travail et un système de gestion de contenu. Les utilisateurs apprécient la simplicité, la convivialité et le service après-vente de la plateforme.

Base de connaissances HubSpot

HubSpot est un logiciel de marketing et de gestion de la relation client (CRM) réputé. Les entreprises peuvent utiliser HubSpot pour créer des bases de connaissances en ligne pour leurs clients. La fonction de reporting analyse les recherches afin d'identifier les lacunes potentielles de la documentation fournie. L'objectif de cet outil est d'améliorer la satisfaction des clients grâce à l'auto-assistance et d'accroître la productivité des équipes du service clientèle en leur permettant de se consacrer à des questions plus complexes.

Intalio

Intalio est un éditeur américain de logiciels, âgé de 30 ans, qui propose des solutions de gestion électronique de documents (GED) ou de gestion de contenu d'entreprise. Cet outil basé sur l'IA permet aux organisations de gérer et de contrôler l'ensemble du cycle de vie de leurs documents et contenus (capture, stockage, archivage, analyse, etc.).

Document360

Document360 est un SaaS britannique qui permet aux entreprises de créer, partager et gérer des bases de connaissances pour leurs clients (documentation technique, tutoriels, FAQ en libre-service, etc.) et leurs équipes de service client et de développeurs (guides de dépannage, bases de connaissances de support, documentation d'intégration). Cette solution alimentée par l'IA se distingue par sa simplicité d'utilisation et la qualité de son service client.

Principaux enseignements sur les meilleurs outils de gestion des connaissances

La gestion des connaissances (KM) est un défi important pour les organisations, représentant un levier crucial pour la compétitivité et la performance. Les outils de gestion des connaissances jouent un rôle essentiel dans la mise en œuvre de stratégies efficaces de gestion des connaissances. En général, ces solutions logicielles permettent la création, le stockage, l'organisation, la mise à jour, l'archivage et la suppression de documents et d'informations. Ils facilitent également la diffusion des connaissances en interne et, dans certains cas, vers un public externe. 

Le choix d'une technologie de gestion des connaissances doit être mûrement réfléchi. Plusieurs caractéristiques doivent être présentes, notamment : 

• Un moteur de recherche puissant pour retrouver facilement des informations pertinentes. 

• Une plateforme facile à utiliser qui favorise la collaboration. 
• Intégration avec d'autres outils utilisés par les collaborateurs. 
• Compétences en matière de gestion électronique des documents (GED). 
• Sécurité de l'information. 
• Un bon équilibre entre la qualité et le prix. 

Mozzaik365 excelle dans tous ces aspects et se place indéniablement parmi les meilleurs outils de gestion des connaissances disponibles sur le marché. Pour découvrir tous les avantages de notre solution, demandez une démo en cliquant ici.