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Der Newsletter, der traditionell von Marken eingesetzt wird, um Interessenten in Kunden zu verwandeln und ihre Kundschaft zu binden, ist auch ein wirksamer Hebel für das Engagement der Mitarbeiter. Dieses interne Kommunikationsinstrument hilft in der Tat, die Mitarbeiter über die Neuigkeiten des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten, aber auch, die Unternehmenskultur zu verbreiten und sogar den sozialen Dialog zu fördern.
Wie können Sie also einen ansprechenden internen Newsletter einrichten und E-Mailing zu einem Eckpfeiler Ihrer Kommunikationsstrategie machen? In diesem Artikel gibt Mozzaik Ihnen die Schlüssel zur Erstellung eines internen Newsletters an die Hand, der Ihre Mitarbeiter dazu anregt, sich voll und ganz in Ihr Unternehmen einzubringen, und der dazu beiträgt, Ihr Humankapital zu halten. Viel Spaß beim Lesen.
Was ist ein interner Newsletter? Definition.
Ein interner Newsletter ist eine informative E-Mail, die regelmäßig von einem Arbeitgeber an eine Mailingliste geschickt wird, die alle oder einen Teil seiner Mitarbeiter umfasst. Die Erstellung und Verteilung des Newsletters wird im Allgemeinen von der Personal- oder Kommunikationsabteilung des Unternehmens verwaltet.
Der E-Mail-Versand ist ein interessanter Kanal für die interne Kommunikation, da er die Priorisierung von Informationen ermöglicht, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Nachrichten die Mitarbeiter erreichen. Daher ist der interne Newsletter ein Instrument zur Bekämpfung der Informationsflut, die das psychische Wohlbefinden von 40 % der französischen Arbeitnehmer beeinträchtigt.
Wie kann man einen ansprechenden internen Newsletter einrichten?
Die Erstellung eines internen Newsletters sollte nicht improvisiert werden. Hier finden Sie einige bewährte Verfahren und Tipps, die Sie umsetzen können, um eine ansprechende interne Newsletter-Kampagne zu erstellen:
- Geben Sie Ihrem internen Newsletter einen Namen, damit er als ein echtes internes Medium wahrgenommen wird, das die Mitarbeiter im Laufe der Zeit lesen wollen. Ein Titel wie "the gazette" oder "the weekly" wirkt weniger nüchtern als "internal newsletter".
- Personalisieren Sie den Namen und die Adresse des Absenders des internen Newsletters, um ihn greifbarer zu machen, aber auch um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Feedback zu geben und die Zustellbarkeit Ihrer E-Mail zu erhöhen.
- Segmentieren Sie Ihre Zielgruppen, um relevante Inhalte an die einzelnen Mitarbeiterkategorien zu senden. So können Sie beispielsweise Außendienstmitarbeitern, Mitarbeitern in der Zentrale oder Managern eine unterschiedliche Auswahl an Informationen anbieten.
- Legen Sie einen regelmäßigen Veröffentlichungsrhythmus fest, um Ihren internen Newsletter zu einem echten Termin zu machen, auf den sich die Mitarbeiter freuen. Ein monatlicher oder wöchentlicher Newsletter scheint ein gutes Tempo zu sein, um die Verbindung mit Ihren Lesern aufrechtzuerhalten, ohne sie zu ermüden.
- Wählen Sie den Tag und die Uhrzeit für den Versand Ihres elektronischen Newsletters sorgfältig aus, um die Öffnungsrate zu maximieren. Um herauszufinden, wann Ihre Zielgruppe Ihren Newsletter am ehesten öffnet, sollten Sie Mitarbeiter befragen und Tests durchführen.
- Achten Sie auf das Design Ihres internen Newsletters, damit er angenehm zu lesen ist. Entscheiden Sie sich für ein großzügiges Layout, erstellen Sie verschiedene Abschnitte und trennen Sie diese visuell voneinander. Erwägen Sie auch die Einbindung visueller Hilfsmittel (Bilder, GIFs, Infografiken, Videos usw.), um Ihren Newsletter interaktiver und ansprechender zu gestalten.
- Übernehmen Sie die grafische (Farbcodes, Logo, Schriftart usw.) und redaktionelle (Tonfall, Vokabular usw.) Charta Ihres Unternehmens, um Ihren internen Newsletter zu einem Mittel zur Verbreitung Ihrer Unternehmenskultur zu machen und die Konsistenz zwischen Ihren Kommunikationsinstrumenten herzustellen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie einen responsiven Newsletter erstellen, d. h. einen Newsletter, der so optimiert ist, dass er auf verschiedenen Bildschirmgrößen (Computer, Tablet, Smartphone) gut lesbar ist. Zögern Sie nicht, eine spezielle E-Mail-Marketing-Software für die Erstellung und den Versand von Newslettern zu verwenden.
- Wählen Sie den Inhalt Ihres Newsletters sorgfältig aus. Präsentieren Sie nur Informationen, die für Ihre Zielgruppe interessant sind, um sie nicht mit Informationen zu überfrachten.
- Strukturieren Sie Ihren internen Newsletter mit Abschnitten, Überschriften und fettgedrucktem Text. Stellen Sie sicher, dass die wichtigen Informationen am Anfang Ihrer E-Mail stehen, idealerweise oberhalb der Falz, damit die Mitarbeiter sie sehen können, ohne scrollen zu müssen.
- Schreiben Sie eine prägnante, luftige und einprägsame Einleitung und Beschreibungen. Verwenden Sie kurze Sätze, überspringen Sie Zeilen, und verwenden Sie Aufzählungen, um das Lesen zu erleichtern. Um den Lesern die Möglichkeit zu geben, die behandelten Themen zu vertiefen, fügen Sie einfach externe Links zu Ressourcen ein. Um die Aufmerksamkeit der Empfänger Ihres Unternehmensnewsletters zu erhalten, sollten Sie außerdem Kennzahlen verwenden, originelle Inhalte anbieten, Emotionen einfließen lassen oder sogar ein paar humorvolle Elemente einbauen.
- Achten Sie auf den Betreff Ihres internen Newsletters. Um Klicks zu generieren und eine gute Öffnungsrate zu erzielen, sollte Ihr E-Mail-Betreff kurz sein, den Inhalt Ihres Newsletters zusammenfassen, aber auch die Neugierde der Mitarbeiter wecken. Eine Kennzahl oder eine Frage könnte zum Beispiel dazu führen, dass die Mitarbeiter Ihre E-Mail öffnen, um mehr zu erfahren ("95 % unserer Kunden sind zufrieden. Wissen Sie warum?").
- Fügen Sie deutlich sichtbare Call-to-Action- und Sharing-Buttons ein, damit Ihre Mitarbeiter mit Ihren Inhalten interagieren und sich einbringen können. Mit Schaltflächen zum Teilen können Sie Ihre Mitarbeiter zu Markenbotschaftern in sozialen Netzwerken machen, indem sie Ihre Beiträge teilen.
- Messen Sie die Leistung Ihrer Newsletter-Kampagne, indem Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie die Öffnungsrate, die Klickrate (CTR), die Anzahl der Weiterleitungen und die Zustellbarkeitsrate verfolgen. Holen Sie zusätzlich zu diesen Kennzahlen auch das Feedback Ihrer Mitarbeiter ein. Anhand dieser quantitativen Daten und des qualitativen Feedbacks können Sie Korrekturmaßnahmen ergreifen, um Ihren Newsletter zu verbessern und ihn noch ansprechender zu gestalten.
- Um Zeit zu sparen und Ihren Kommunikationsplan einzuhalten, sollten Sie den Einsatz von generativen KI-Tools wie ChatGPT, Microsoft Copilot, Midjourney oder das in Ihren Mozzaïk365 Digital Workplace integrierte ICE-Webpart in Betracht ziehen. Diese helfen Ihnen, Ideen für E-Mail-Betreffs und Titel zu finden, Ihre Inhalte zusammenzufassen und mit minimalem Aufwand prägnante Beschreibungen zu erhalten oder schnell attraktive Bilder zu erstellen, um Ihren internen Newsletter zu illustrieren und visuelle Informationen bereitzustellen.
- Schließlich sollten Sie eine leistungsstarke interne E-Mail-Lösung wie das in Ihren Mozzaik Digital Workplace integrierte ICE-Tool verwenden. Mit diesem internen E-Mail-Marketing-Tool, der Erstellung von Inhalten und der Leistungsverfolgung können Sie auf einfache Weise Inhalte für Ihre Mitarbeiter erstellen (Blogartikel, Newsletter usw.), ihre Verteilung an bestimmte Profile planen und die Ergebnisse Ihrer Kampagnen verfolgen, um sie zu optimieren.