Teams und Teams-Kanal: ein Leitfaden für den Einstieg

Sie sind neu auf der Kollaborationsplattform Microsoft Teams und wissen noch nicht, wie Sie die wichtigsten Funktionen nutzen können: Teams und Teamschannels? Dann sind Sie bei uns genau richtig.

In diesem Artikel erklärt Mozzaik365, was ein Teams-Team und ein Teams-Kanal sind. Außerdem geben wir Ihnen die wichtigsten Tipps für den Einstieg in diese Tools und wie Sie sie im Alltag optimal nutzen können.

Folgen Sie unserem Leitfaden für die ersten Schritte mit Microsoft Teams .

Das ABC der ersten Schritte mit Microsoft Teams

Mit über 300 Millionen monatlich aktiven Nutzern bis 2023 ist Microsoft Teams mittlerweile weltweit bekannt. Aber wissen Sie wirklich, was es damit auf sich hat?

Microsoft Teams: eine Anwendung für Arbeit und Zusammenarbeit

Microsoft Teams ist eine Plattform für die Zusammenarbeit , die 2016 von Microsoft als Reaktion auf den Erfolg von Slack geschaffen wurde.

Teams ist mehr als nur ein Konversationsraum, es ist jetzt eine echte Arbeitsanwendung und ein Knotenpunkt für die Zusammenarbeit, angepasst an das hybride Arbeiten. Microsoft Teams zentralisiert alle Microsoft-Funktionen. Als echter Digital Workplace erleichtert es die gemeinsame Nutzung von Inhalten, Wissen und digitalen Tools.

Darüber hinaus wird Microsoft Teams regelmäßig um neue Funktionen erweitert, die die Teamarbeit und die Produktivität des Einzelnen vereinfachen. Die in Teams integrierte Plattform Viva für kollaborative Erlebnisse zum Beispiel steigert das Engagement und das Wohlbefinden der Nutzer.

🚀 Erfahren Sie mehr über Microsoft Viva https://www.mozzaik365.com/blog-posts/microsoft-viva-experience-employe

Grundlegende Funktionen von Microsoft Teams

Trotz der vielen Funktionen ist die Benutzeroberfläche von Microsoft Teams immer noch sehr intuitiv zu bedienen.

Die Nutzer finden ihre wichtigsten Werkzeuge in der vertikalen Symbolleiste auf der linken Seite des Bildschirms. Dieser Bereich umfasst die folgenden Anwendungen: Aktivität (Benachrichtigungen), Konversation ("Chat"-Nachrichten), Teams (Arbeitsgruppen), Kalender, Anrufe (Sprache), Dateien (Office 365, OneDrive, SharePoint, usw.) und Hilfe. Weitere Einzelheiten zu den einzelnen Anwendungen finden Sie unten.

Die vertikale Symbolleiste von Microsoft Teams enthält Schaltflächen für verschiedene Hauptansichten. Jede ausgewählte Ansicht ändert den Inhalt des Hauptbereichs entsprechend der jeweiligen Ansicht. Die Hauptansichten sind wie folgt:

Aktivitätsansicht: Zeigt einen Aktivitätsstrom mit einer Zusammenfassung der Ereignisse in den verfolgten Teamkanälen an.

Konversationsansicht: Zeigt eine Liste der letzten Unterhaltungen an, wobei die jüngste Unterhaltung geöffnet ist.

Gut zu wissen: Sofortige Diskussionen zwischen Kollegen finden auf der Hauptregisterkarte "Konversation" statt. Um jedoch den Überblick über wichtige Austauschvorgänge zu behalten und Informationen zu zentralisieren, können Sie über Ihre Teams oder Teams-Kanäle selbst interagieren.

Ansicht Teams: Zeigt eine hierarchische Liste von Teams und zugehörigen Kanälen an. Ermöglicht es Ihnen, Teams beizutreten, zu erstellen und zu verwalten sowie Kanäle zu erstellen und zu verfolgen.

Kalenderansicht: Zeigt einen Wochen- oder Tageskalender an, mit dem Sie Besprechungen und Veranstaltungen planen können.

Ansicht Anrufe: Zeigt vier Registerkarten an: Kurzwahl, Kontakte, Verlauf und Voicemail. Ermöglicht das Tätigen von Anrufen, die Verwaltung von Kontakten und die Anzeige von Verlauf und Voicemail.

Ansicht Dateien: Zeigt eine Liste von Dateiregisterkarten an, einschließlich der letzten Dateien, Microsoft Teams-Dateien und Downloads sowie des konfigurierten Cloud-Speichers.

Sobald sie geöffnet sind, bietet jede dieser Hauptanwendungen Zugang zu einer Reihe von sekundären Registerkarten, die einen horizontalen Streifen am oberen Rand des Bildschirms bilden. Ein Teams-Team (Arbeitsbereich) oder ein Kanal (Abschnitt eines Teams-Teams) öffnet beispielsweise verschiedene Module: Veröffentlichungen, Dateien oder sogar ein Wiki (Notizen), die für die Arbeitsgruppe spezifisch sind.

Sie können auch Funktionen zu Ihrer Microsoft Teams-Plattform hinzufügen, indem Sie einfach Ihre bevorzugten Anwendungen (Microsoft Viva, Aufgaben, OneNote, Wiki usw.) entweder in Ihre vertikale Symbolleiste oder in Ihre horizontalen Menüs integrieren. Das Ergebnis ist eine "All-in-One"-Arbeitsoberfläche, eine reibungslosere Navigation und eine höhere Produktivität.

Diese Anwendungen sind auf dem Microsoft Teams Marketplace verfügbar, einer Online-Plattform, die von Microsoft speziell für die Anwendung Microsoft Teams bereitgestellt wird. Sie bietet eine große Auswahl an Anwendungen, Erweiterungen und Integrationen von Drittanbietern, die die Kernfunktionen von Microsoft Teams erweitern. Diese Anwendungen können verwendet werden, um teamspezifische Funktionen hinzuzufügen, Aufgaben zu automatisieren, Drittanbieterdienste zu integrieren und vieles mehr.
‍

Reorganisieren von Elementen und Pins in der Microsoft Teams-Seitenleiste

Es gibt viele Möglichkeiten zur Anpassung von Microsoft Teams. Sie können neue Anwendungen hinzufügen, ein dunkles Thema ausprobieren, Wiedergabebestätigungen aktivieren und vieles mehr. Durch die Neuanordnung der Elemente in der Seitenleiste können Sie die Aspekte von Teams hervorheben, die Sie am häufigsten verwenden, sei es der Kalender, der Chat, der Planer oder eine andere Anwendung oder ein Dienst von Teams.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Microsoft Teams-Seitenleiste so anpassen können, dass sie sich auf die Anwendungen konzentriert, die Sie am häufigsten verwenden:

1. Klicken Sie auf das Symbol "..." am unteren Rand des Microsoft Teams-Bildschirms.

2. Suchen Sie die Anwendung oder Funktion, die Sie anheften möchten, in der Seitenleiste.

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anwendung oder Funktion und wählen Sie "Anheften".

4. Das angeheftete Element wird nun in der Seitenleiste von Teams angezeigt.

5. Um angeheftete Elemente neu anzuordnen, halten Sie den Mauszeiger auf dem Symbol, das Sie verschieben möchten, und ziehen Sie es dann in der Seitenleistenliste nach oben oder unten.

✨ Brauchen Sie Inspiration, um Ihre Microsoft Teams-Plattform zu bereichern? Entdecken Sie 11 Tools, die Sie dringend in Ihre Teams-Anwendung integrieren sollten.

Was ist ein Team?

Teams sind eine der wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams. Aber was sind Teams? Das wollen wir herausfinden.

Teams Team: Definition und Einsatzmöglichkeiten

Ein Teams-Team ist ein Arbeitsbereich in Microsoft Teams , der eine Reihe von Personen, Anwendungen und Inhalten zusammenführt. Kurz gesagt, dient ein Teams-Team dazu, alles zu zentralisieren, was Menschen, die an einer gemeinsamen Aufgabe, einem Projekt oder einem Ziel zusammenarbeiten, benötigen: Diskussionen, Tools und Informationen. Ein Teams-Team kann bis zu 10.000 Mitglieder haben.

Wenn Sie ein Teams-Team erstellen, können Sie Ihre Microsoft Teams-Schnittstelle so organisieren, dass Sie gemeinsam an Produktivität und Arbeitskomfort gewinnen können. Teams kann auch verwendet werden, um den Zugang für Mitarbeiter zu konfigurieren, damit sie einem Projekt folgen können (oder auch nicht).

Ein Teams-Team könnte zum Beispiel Mitglieder einer Projektgruppe, eines funktionalen Teams oder einer bestimmten Abteilung innerhalb des Unternehmens zusammenbringen. Sie können dann miteinander chatten, einfach auf ihre Anwendungen zugreifen, Dokumente gemeinsam nutzen und bearbeiten und mühelos Informationen abrufen.

Wie kann ich ein Team erstellen?

Haben Sie beschlossen, ein Team zu gründen? So geht's:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte "Teams" im (vertikalen) Hauptmenü auf der linken Seite Ihres Bildschirms;
2. Klicken Sie unten links auf Ihrem Bildschirm in der Liste der Teams auf "Einem Team beitreten oder ein Team erstellen";
3. Klicken Sie im Hauptfeld Ihres Bildschirms auf "Ein Team erstellen";
4. Wählen Sie, ob Sie Ihr Team "von Grund auf" (von A bis Z), aus einer bestehenden Microsoft365-Gruppe oder aus einer Vorlage erstellen möchten;
5. Wählen Sie die gewünschte Vertraulichkeitsstufe: privates Team (zugänglich auf Einladung), öffentlich (zugänglich für alle Unternehmensmitglieder) oder organisationsweit (alle Mitarbeiter werden automatisch zur Gruppe hinzugefügt);
6. Geben Sie auf dem nächsten Bildschirm den Namen und die Beschreibung Ihres Teams ein.

Und das war's, Ihr Team ist erstellt! Sie können nun Mitglieder hinzufügen (privates Team), externe Nutzer einladen (z. B. Dienstleister), andere Teammitglieder zu Miteigentümern (Administratoren) ernennen, unter "Einstellungen" ein Teambild auswählen oder Teamkanäle erstellen.

Was ist ein Teams-Kanal?

Kanäle sind eine weitere unverzichtbare Funktion in Microsoft Teams. Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen, um mit diesem Tool loszulegen:

Kanalteams: Definition und Verwendung

Ein Teams-Kanal ist ein Teil eines Teams.

Teams bestehen aus Teams-Kanälen, die den einzelnen Abteilungen, Themen oder Projekten gewidmet sind. In den Teams-Kanälen können die Mitarbeiter Informationen austauschen, Nachrichten senden und Dateien gemeinsam nutzen sowie den Fortschritt von Projekten planen und überwachen. So können beispielsweise in einem Teams-Kanal "Admin" Rechnungen, Angebote und Bestellungen zentralisiert werden, die mit dem Projekt verbunden sind, das von den Mitgliedern desTeams durchgeführt wird.

Es gibt verschiedene Arten von Team-Kanälen.

Standardmäßig hat jedes Team einen allgemeinen Kanal. Dieser dient als Tagebuch und zeigt an, wer der Gruppe beigetreten ist oder sie verlassen hat. Er kann auch verwendet werden, um Ankündigungen zu machen oder allgemeine Informationen weiterzugeben, z. B. über den Erfolg eines Projekts.

Neben dem allgemeinen Kanal können die Benutzer weitere Kanäle hinzufügen, sie umbenennen und sie ein- oder ausblenden. Sie können sogar regelmäßige Besprechungen in Kanälen organisieren. Die geteilten Informationen und Dateien werden im Kanal gespeichert. Die Benutzer können auch ihre Notizen und Aufzeichnungen im Kanal finden - eine echte Zeitersparnis!

Sie können erstellen:

• Standardkanäle, die für alle Mitgliederdes Teams offen sind;
• private Kanäle, die für MitgliederderTeams-Gruppe auf Einladung zugänglich sind;
• gemeinsame Kanäle, die ausgewählten Personen innerhalb und außerhalb des Teams vorbehalten sind.

Weitere Informationen zur Erstellung eines Teams-Kanals finden Sie weiter unten.
‍

Wie kann ich einen Teams-Kanal erstellen?

So fügen Sie einen Teams-Kanal zu Ihrem Teams-Team hinzu :

1. Klicken Sie auf "..." neben dem Namen Ihres Teams (in der Teamliste auf der linken Seite des Bildschirms);
2. Klicken Sie auf "Einen Kanal hinzufügen";
3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein und wählen Sie die gewünschte Vertraulichkeitsstufe aus (Standard- oder privater Kanal), dann klicken Sie auf "Hinzufügen" oder "Weiter";
4. Wenn SieeinenPrivateTeams-Kanalerstellen, geben Sie die Namen der Personen ein, die Sie in diese Gruppe aufnehmen möchten (Teammitglieder oder Gäste), und klicken Sie auf "Hinzufügen".

Sie haben gerade Ihren Teams-Kanal erstellt!

Gut zu wissen:

• Die Mitglieder Ihres Teams werden nicht automatisch eingeladen, Ihren privaten und gemeinsamen Kanälen beizutreten. Vergessen Sie also nicht, sie einzuladen, es sei denn, Sie starten einen Standardkanal.

• Die Abonnenten eines Kanals erhalten über die Registerkarte "Aktivität" in Microsoft Teams Benachrichtigungen über Beiträge und Erwähnungen in diesem Kanal. Diese Benachrichtigungen können deaktiviert oder angepasst werden, indem Sie auf "..." neben dem Kanalnamen klicken.

• Jeder Teams-Kanal ist mit einem SharePoint-Ordner verbunden. So können die Teammitglieder direkt in einem Teams-Kanal Dateien austauschen, organisieren und gleichzeitig an der Erstellung von Medien zusammenarbeiten.

• Um den Zugang zu Informationen und Wissen zu erleichtern, ist es möglich, "Wikis" zu einem Teams-Kanal hinzuzufügen und sogar nützliche Links zu ihnen zu pinnen.

• Um den Austausch in einem Teams-Kanal zu organisieren, können die Mitarbeiter mit Veröffentlichungen interagieren, indem sie auf "Antworten" klicken. Auf diese Weise wird jede Diskussion zu einem einzigen Punkt verdichtet, und die Nutzer können die gewünschten Daten leicht abrufen.

• Ein Teams-Kanal ist ein Arbeitsbereich. Um die Planung der den Teilnehmern zugewiesenen Aufgaben zu erleichtern, können Aufgaben-, Listen- und Planer-Anwendungen direkt zum Teams-Channel hinzugefügt werden.

• Ein Teams-Kanal ist auch ein Kommunikationsraum. Die Nutzer können nicht nur asynchron interagieren, sondern auch Videokonferenzen abhalten. Dazu müssen sie nur auf "Meeting starten" in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken.

• Um den gesamten Austausch im Zusammenhang mit einem Projekt oder Thema zu zentralisieren, können Sie den Link zu einem Teams-Kanal abrufen und ihn in Ihre E-Mails kopieren. Klicken Sie dazu auf "..." neben dem Namen des Kanals und dann auf "E-Mail-Adresse abrufen".

Kanäle haben Registerkarten

Wenn Sie auf einen Kanal in Teams zugreifen, werden standardmäßig mehrere Registerkarten angezeigt.

Die erste Registerkarte ist "Veröffentlichungen".

Alle Personen, die Zugriff auf den Kanal haben, können die Nachrichten auf der Registerkarte "Veröffentlichungen" einsehen. Dies ist eine Gruppenkonversation, bei der Antworten auf eine Nachricht an die ursprüngliche Nachricht angehängt bleiben. So kann jeder, der die Konversation liest, problemlos den gesamten Thread verfolgen. Das ist das Schöne an Unterhaltungen mit Threads.

• Um auf eine Nachricht im Kanal zu antworten, klicken Sie einfach auf den Link "Antworten" unter der Nachricht.
• Um eine neue Konversation im Kanal zu starten, geben Sie einfach Ihre Nachricht in das Feld am unteren Rand der Konversation ein und wählen dann das Symbol "Senden" in Teams.

Dann gibt es die Registerkarte "Dateien", auf der alle im Kanal freigegebenen Dateien gespeichert sind. Es gibt zwei Möglichkeiten, Dateien in einem Kanal freizugeben:

• Rufen Sie den Kanal auf und wählen Sie die Registerkarte "Dateien". Markieren Sie die Datei, wählen Sie "Andere Optionen" (Symbol Teams "Andere Optionen"), kopieren Sie den Link und fügen Sie ihn direkt in eine Nachricht ein.
• Wählen Sie in der Symbolleiste unter Ihrer Nachricht die Schaltfläche "Anhängen" (Schaltfläche "Datei auswählen") und laden Sie Ihr Dokument hoch.

Sie können auch weitere Registerkarten hinzufügen. Um Anwendungen und Dateien in Registerkarten am oberen Rand eines Kanals aufzunehmen, wählen Sie einfach "Registerkarte hinzufügen" neben dem Namen der Registerkarte. Es wird eine Liste der hinzuzufügenden Elemente (bevorzugte Anwendungen und Dateien) angezeigt. Sie können auch eine Suche durchführen, um ein bestimmtes Element zu finden, das Sie hinzufügen möchten.

Teams und Teams-Kanäle: intuitive, umfassende Funktionen

Jetzt wissen Sie, was Teams und Teams-Kanäle sind und wie Sie diese Microsoft Teams-Funktionen nutzen können.

Wie wir gesehen haben, sind diese beiden Flaggschiff-Tools von Microsoft Teams einfach zu erlernen und zu verwenden.

Dennoch bieten diese Tools eine Fülle von Möglichkeiten (Personalisierung, gemeinsame Nutzung von Inhalten, Abhalten von Besprechungen, Hinzufügen von Anwendungen usw.), die wir Ihnen vorstellen möchten, damit Sie das Beste aus der Kollaborationsplattform Microsoft Teams herausholen können.

👉 Um mehr zu erfahren, besuchen Sie unseren Blog.